![[Update 2024] Mit besseren Strukturen zu mehr Produktivität?](https://stephanieakowalski.de/wp-content/uploads/2023/01/stephanieakowalski-mit-besseren-strukturen-zu-mehr-produktivitaet-1.png)
Das Aufsetzen eines Kanban Board in Kombination mit einem Trello Board und einem Tageskalender ist aufwendig. Ist die Arbeit mit diesen Strukturen produktiver?
Ich bin faul. Im Hinblick auf die Arbeit heißt das, dass ich Wege und Möglichkeiten suche, mit dem kleinsten Aufwand das beste Ergebnis zu erzielen. Das wird schwieriger, sobald man unter einem Berg Arbeit verschwindet.
Aus diesem Grund habe ich den Jahresstart genutzt, um neue Strukturen zu schaffen. Zwar bin ich noch etwas skeptisch, was Personal Kanban und Co. angeht, aber die nächsten Monate werden zeigen, ob die Strukturen mich produktiver machen oder nicht.
In diesem Beitrag gehe ich näher auf die unterschiedlichen Aspekte meiner Struktur ein, nenne Leseempfehlungen für die unterschiedlichen Methoden und beschreibe, wie man die Personal Kanban und/oder ein Trello Board für die eigenen Zwecke aufsetzen kann.
Vielleicht kann ich den einen oder anderen PRler und Kommunikator unter Ihnen dazu inspirieren, über den eigenen Produktivitätstellerrand zu schauen und dieses Jahr die Dinge einfach anders zu gestalten.
Alle Updates, dich ich in diesem Beitrag jährlich ergänzt habe, findest du als optionalen Inhalt hinter einer Aufklapp-Funktion versteckt – man muss ja nicht immer alles lesen. 😉
Januar-2022 Update
Meine letzten 12 Monate würde ich alles andere als langweilig bezeichnen. Im Januar 2021 hatte ich noch den Entschluss gefasst in Vollzeit Selbstständige zu sein. Dann kam alles anders und ich bin in Teilzeit angestellt und in Teilzeit selbstständig – auch 2022 bleibt es dabei.
Mein Fokus lag im letzten Jahr darauf, alles unter einen Hut zu bekommen. An meinen Planungsprozessen fest zu halten war kaum bis gar nicht möglich. In diesem Sinne: Neues Jahr, neue Planungschancen. Kanban, Trello Redaktionsplan und Papier-Planner stehen bereit.
Januar -2023 Update
Wenn du meinen Jahresrückblick 2022 gelesen hast, weißt du bereits, dass die letzten Monate etwas anders als geplant abliefen. Wie jedes Jahr im Januar steht ein Neustart in Sachen Planung und Organisation an.
Ich bleibe beim bewährten System aus Kanban, Trello als Redaktionsplan und meinem Papier-Planner. Ideen und Notizen sammle ich in der MacBook, iPad und iPhone App Notizen.
Dank der Synchronisation zwischen meinen Geräten, habe ich meine Ideensammlung immer dabei. Über meinem Arbeitsplatz habe ich an der Wand ein Vision-Board für 2023 hängen und habe so meine Jahresziele immer im Blick.
Januar - 2024 Update
Mit der vollen Selbstständigkeit hat sich auch meine Planung und Organisation etwas verändert. Für den Redaktionsplan benutze ich immer noch Trello. Für meine Termine benutze ich Papierplanner und meinen digitalen Kalender.
Notizen sammle ich jetzt auf verschiedenen Wegen:
- Inhalte archiviere ich mit Google Keep.
- Ideen sammle ich in Notizzetteln oder in einem intelligenten Notizbuch.
- Für meine wöchentlichen und täglichen To-dos verwende ich To-do-Listen.
- Wenn ich besonders fokussiert arbeiten will, benutze ich immer noch Bento.
Meine Jahresziele habe ich noch nicht visualisiert. Dafür habe ich meine inhaltliche (und arbeitstechnische) Planung in meinem Trello-Board und in meinem Kalender festgehalten. Bei dieser Planung haben mir drei Bücher sehr geholfen.
Zusammenfassung des Updates für das Jahr 2024
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Warum sind einfache Strukturen für mehr Produktivität sinnvoll?
Vielleicht liegt es daran, dass ich letztes Jahr beruflich, freiberuflich und privat viel um die Ohren hatte. Oder daran, dass ich erst in meinem zweiten “vollen” Jahr als Freiberufler war und mein Arbeitspensum unterschätzt habe. Wahrscheinlich war es eine Mischung aus all diesen Dingen.
Auf jeden Fall haben die Erfahrungen des letzten Jahres meinen Mann (Christian / sozial-pr) und mich zum Nachdenken angeregt. Wir beide hatten den Wunsch geäußert, noch übersichtlicher zu arbeiten und so produktiver zu werden. Bessere Strukturen mussten her.
Im Lauf unserer Diskussion kamen wir auf Kanban zu sprechen. Diese organisatorische Methode kannte ich bisher nur aus dem Agile-Bereich und von großen Unternehmen. Ich war skeptisch. Nach ein wenig Recherche und nach dem Lesen eines Buches hatte mich mein Mann von der Methode überzeugt.
Los ging es mit Personal Kanban und vielen weiteren Ideen
Spezielle Wände wurden angeschafft, befestigt und es wurden fleißig Notizzettel vollgekritzelt. Auch wenn ich das System erst seit 1 ½ Wochen nutze, fühlt sich die Arbeit übersichtlicher an. Ob ich damit tatsächlich produktiver werde, kann ich noch nicht absehen. Aber in ein paar Monaten wird es hierfür ein Update geben.
Neben einem Personal Kanban Board habe ich mir noch ein Redaktionsplan mit Trello und einen neuen Tageskalender angeschafft. Alle Planer sind miteinander verknüpft und ergänzen sich.
Ich weiß, dass Produktivität keine Konstante ist – das wird in diesem Jahr auch nicht anders sein. Aber ich kann es mir einfacher machen und mein direktes Arbeitsumfeld so gestalten, dass ich mich schneller in eine produktive Stimmung versetzen kann. Außerdem mache ich meine Arbeit gerne, habe gelernt, nicht zu übertreiben und Dank der neuen Struktur behalte ich die Übersicht.
- Wer produktiv arbeitet, ist weniger gestresst und erzielt schnell Ergebnisse.
- Wer produktiv arbeitet, hat seine Work-Life-Balance in der Regel im Griff.
- Wer produktiv arbeitet, kennt seine Prioritäten und kann entsprechend handeln.
- Wer produktiv arbeitet, lebt nach dem Motto “Weniger ist mehr”. Er konzentriert sich auf die wesentlichen Aufgaben und ignoriert die kleinen Nebenaufgaben, die bei weitem nicht so wichtig sind.
- Wer produktiv arbeiter, kann “Nein” sagen. Denn wenn man zu viele To Dos auf dem Tisch hat, wird man nie fertig.
Wer sich weiter mit dem Thema Produktivität auseinandersetzen will, kann sich die folgenden Beiträge durchlesen:
- The Ultimate Guide to Personal Productivity Methode
Tricina Elliker | ambition & balance - How to Become a Productivity Master
Matt D’Avella | Video - Productivity // Ground Up 091
Matt D’Avella | Video - Produktivität: So lässt sie sich steigern
Jochen Mai | Karrierebibel
Bücher: 3 Lesetipps für deine Selbstständigkeit
Die folgenden drei Tipps haben mir Anfang 2024 sehr geholfen.
Du startest gerade in die Selbstständigkeit? Dann lies das Buch „Frei & Kreativ“ von Ines Maria Eckermann. Was steckt drin? Die Starthilfe behandelt Themen wie Geschäftsmodellentwicklung, Kundenakquise, Preisgestaltung und rechtliche Grundlagen.
Du bist bereits Solopreneur*in und willst eine Marketingstrategie entwickeln? Schau dir das Buch „Ausgebucht!“ von Anna Turner ist ein Leitfaden an. Hier geht es vor allem darum, wie du eine Strategie entwickelst und dabei auf Aspekte wie Social Media, Personal Branding und Webdesign achtest.
Weitere Details zu den Büchern verrate ich dir in meiner Rezension.
Du arbeitest noch an deinem Geschäftskonzept? Lass dich von dem Buch „Business Model Produkt-Treppe“ von Ehrenfried und Brigitte Conta Gromberg inspirieren. Hinter der “Prdodukt-Treppe” verbirgt sich ein Werkzeug, das dir hilft, verschiedene Aspekte deines Geschäftsmodells zu visualisieren und zu organisieren.
Was ist Personal Kanban?
Dabei handelt es sich um eine Denkweise und Methode für die Organisation und Planung von Arbeits- und Lebensereignissen – beide Aspekte auch im Fall von Online PR Guide und meiner Lebenskarriere. Der Ansatz soll dabei helfen, die Produktivität von allem, was man tut, zu steigern.
(Personal) Kanban kann jeder für sich nutzen: In Familien wird damit der Haushalt und die Hausarbeit geplant, Schüler planen ihre Hausaufgaben, Entwickler dokumentieren Fehler und optimieren ihre Produkte oder Führungskräfte nutzen die Kanban Boards, um Geschäft und Privatleben zu organisieren. Die Einsatzmöglichkeiten sind vielseitig.
Vorteile von Personal Kanban:
- Mit der Visualisierung der eigenen Arbeit an einem Board erhält man einen besseren Überblick, über das, was man tut.
- Aufgabenzettel mit zusätzlichen Details, Kennzeichen für Prioritäten, Fälligkeitsterminen und Beschreibungen, helfen, sich zur richtigen Zeit auf die richtige Aufgabe zu konzentrieren.
- Wer ganz genau wissen will, wie produktiv er arbeitet, kann seine Arbeitsergebnisse analysieren und seine Produktivität weiter steigern.
- Mit der Personal-Kanban-Methode lässt sich Zeit sparen, die man für andere Dingen nutzen kann.
Aufbau eines Personal Kanban Board
Kanban Tafeln können aus drei oder mehr Spalten bestehen – je nachdem, wie viele Zwischenschritte man braucht. “Zu erledigen”, “Erledigen” und “Erledigt” gehören zu den wichtigsten Spalten eines Boards. Aufgaben werden in der äußersten linken Spalte erstellt und Schritt für Schritt nach rechts verschoben. Die Arbeit ist erledigt, wenn alle To Dos die letzte Spalte erreicht haben.
Ich versuche, nie mehr als sieben Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten. Darüber hinaus verliere ich die Übersicht. So kann ich fokussierter und konzentrierter arbeiten. Auch, weil ich überlegen muss, welche To Dos Priorität haben und welche nicht.
Mein Kanban Board habe ich in Backlog (eine Aufgabensammlung), in Vorbereitung (Aufgaben, die ich demnächst beginne), Tun (Aufgaben, die ich aktiv bearbeite), Feedback (Input, dass ich von Kunden zur Finalisierung, Optimierung oder zum Weiterarbeiten benötige) und Fertig (erledigte Aufgaben) aufgeteilt. Aber wie bereits erklärt, die Aufteilung ist Geschmackssache und kann von jedem individuell gestaltet werden.
In 4 Schritten ein Personal Kanban Board erstellen
Für die unterschiedlichen Schritte kann man natürlich unterschiedlich viele Zwischenschritte einplanen – wenn man will. Ich habe etwa vier Schritte gebraucht, um mein Personal Kanban Board zu bauen:
- 1. Wie sieht der persönliche Workflow aus?
- 2. Welche Aufgaben gilt es festzuhalten?
- 3. Wie viele To Dos sollen aktiv bearbeitet werden?
- 4. Persönliches Kanban Board in ein Medium übertragen
Nachdem man sein System eine Weile getestet spricht auch nichts dagegen, die eine oder andere Anpassung vorzunehmen.
Für verschiedene Aufgabentypen könnte man unterschiedlich farbige Zettel verwenden. Anreichern lassen sie sich auch mit Informationen wie Beschreibungen, Listen, Fristen und Personen, die für die jeweilige Aufgabe wichtig sind.
Man behält nicht nur leichter den Überblick, sondern kann seine Aufgaben zum richtigen Zeitpunkt abliefern. Wie viele Aufgaben man gleichzeitig bearbeiten will, bleibt jedem selbst überlassen.
Wichtig ist, dass man sich mit der Handhabung wohlfühlt und die Aufgaben immer gut im Blick hat.
März-2020 Update zum Personal Kanban Board
Ich arbeite seit 2 Monaten mit Personal Kanban und muss sagen, dass ich – gefühlt – produktiver arbeite. Noch habe ich Schwierigkeiten, regelmäßig alle 14 Tage mein Board aufzuräumen. Aber ich bekomme langsam den Dreh heraus. Allen, die viele unterschiedliche Projekte, Kunden und To Dos haben, kann ich die Vorgehensweise nur empfehlen.
Derzeit überlege ich, ob ich mein Kanban auch als digitales Board bei Trello anlegen soll – was für Reisen sehr praktisch wäre. Ich denke aber auch, dass das den Zeitaufwand für das Management deutlich erhöhen wird. Ein Foto vom Board zu machen und unterwegs auf dem Smartphone die To Dos abzuhaken ist im Moment die beste Lösung für mich selbst. Zuhause kann ich die Notizzettel dann immer noch verschieben.
Wie ich meine Tafel an die Wand bekommen habe? Hierbei handelt es sich um eine selbstklebende und magnetische Folie – die ich rein theoretisch auch wieder von der Wand abziehen könnte. Ich nutze auch keine herkömmlichen Notizzettel. Die würden mir andauernd herunterfallen. Zum Glück gibt es mittlerweile Notizen, die durch statische Aufladung an einer Oberfläche kleben. Damit ich weiterhin so freudig auf meiner Tafel herum kritzeln darf, habe ich mir Whiteboardmarker besorgt. Das Geschriebene kann ich also jederzeit abwischen und von vorne anfangen.
Januar-2021 Update zum Personal Kanban Board: Agiles Notizbuch
In den letzten 12 Monaten hat sich auch in Sachen Personal Kanban viel bei mir getan. Mittlerweile teile ich ein Büro mit Christian. Das Kanban Board konnte ich leider nicht umziehen – es klebt noch etwas hartnäckig an der Wand. 😉 Dafür h
at mir eine gute Freundin ein agiles Notizbuch geschenkt. Dieses beinhaltet unter anderem auch ein Personal Kanban Board. Der Vorteil: Ich kann das Notizbuch überall hin mitnehmen. Dadurch erhöht sich vielleicht mein Gepäck. Damit verbessere ich aber auch mein Projektmanagement – da ich wirklich überall und unabhängig vom Internet auf dem aktuellsten Stand bin. Darüber hinaus kann ich dadurch vielleicht auch meine Bildschirmzeit verringern. Als Selbstständige verbringe ich ohnehin sehr viel Zeit vor dem Laptop.
Derzeit überwiegen für mich also die Vorteile, die das agile Notizbuch bietet. In ein paar Monaten weiß ich sicherlich mehr.
Januar-2022 Update zum Personal Kanban Board: Agiles Notizbuch
Ein für mich eigentlich sehr wichtiges Element blieb ab März 2021 in der Ecke liegen und geriet in Vergessenheit. Im November und Dezember merkte ich dann bei der Vielzahl freiberuflicher Projekte, dass ich dringend – wieder – mehr Überblick benötigte.
Seitdem nutze ich mein agiles Notizbuch wieder regelmäßig. Und so wie die freiberufliche Auftragslage aussieht, wird das agile Notizbuch auch weiterhin auf meinem Produktivitäts-Bücher-Papier-Stapel liegen.
Warum ich auf die Kanban-Übersicht auf meiner Wand verzichtet habe? Bei einer weißen Wand fällt die Konzentration leichter. Eine Wand voll mit Zetteln lenkt mich leider ab – meine Aufmerksamkeit im kreativen Zustand ähnelt meistens dem eines Eichhörnchens. 😉 Gut, dass ich das agile Notizbuch habe.
Januar-2023 Update zum Personal Kanban Board: Agiles ..?
Mein Produktivitäts-Bücher-Papier-Stapel ist im Laufe der letzten Monate etwas niedriger geworden. Zwischenzeitlich lebte meine Kanban-Planung nur auf Notizzetteln. Mittlerweile habe ich den Weg zurück zu meinem Stapel gefunden. Das Agile Notizbuch habe ich noch nicht wieder in die Hand genommen.
Derzeit schiebe ich auf meinem Bildschirmhintergrund auf meinem MacBook Dokumente und To-dos in einer Kanban-Struktur hin und her. Eine Zwischenlösung, die ich demnächst wieder mit meinem Agilen Noitzbuch ersetzen werden.
Januar - 2024 Update zum Personal Kanban Board: Wo ist es denn?
Einen Produktivitäts-Bücher-Stapel habe ich nicht mehr. Dafür aber einige Bücher, die ich noch rezensieren muss.
Meine Kanban-Planung gibt es momentan nicht. Aber da ich im ersten Quartal sehr viele Projekte am Start habe, macht es vielleicht Sinn, wieder damit anzufangen.
Das agile Notizbuch habe ich letztes Jahr für meine Besprechungsnotizen verwendet. Es ist voll und steht jetzt zum Nachschlagen in meinem Regal. Dort wird es vorerst auch bleiben. Dafür habe ich jetzt ein anderes Notizbuch zur Hand, das ich für die Besprechungsnotizen verwende.
Wer sich weiter mit dem Thema Kanban auseinandersetzen will, kann sich die folgenden Beiträge und Bücher durchlesen:
- Kanban – mehr als Zettel: Wie die Methode Ihnen zu echtem Mehrwert verhilft
Florian Eisenberg | Carl Hanser Verlag - Personal Kanban
Jim Benson, Tonianne DeMaria | Website und Buch - Kanban für Anfänger: Grundlegendes über den Einsatz von Kanban über den Einsatz von Kanban in der Industrie und der Softwareentwicklung
Franz Millweber - Dinge geregelt bekommen mit “Personal Kanban”
Redaktion | Upload Spezial - What is Kanban?
Atlassian | Video - What is a Kanban Board?
Atlassian | Video - Kanban Board: Tipps und Definition
Jochen Mai | Karrierebibel
Tool-Tipp: Mehr Struktur schaffen mithilfe einer App?
Wer mir auf Twitter, LinkedIn oder Instagram folgt, merkt schnell, dass ich Produktivitätstechniken liebe und eine To-Do-Listen-Liebhaberin bin.
Wie kommt’s? Ich bin vor allem dann kreativ, wenn ich meinem Tag und meiner Arbeit eine feste Struktur gebe.
Mit der Applikation „My Bento“ kannst du für ein wenig mehr Struktur in deinem Alltag sorgen.
Die App hilft dir, weniger, aber dafür sinnvollere Aufgaben zu erledigen. Die App ist leider nur für das iPhone verfügbar für etwa zehn Euro zu haben.
Was kann die Applikation?
- Die App setzt dir ein Aufgabenlimit – Du packst 3 Aufgaben in deine Bento. Du kannst maximal 7 Bento-Boxen (gleichzeitigt) befüllen.
- Kleine, mittlere und große Aufgabe anlegen – Mehr passt nicht in eine einzelne Bento-Box.
- Wähle zwischen 3 Arbeitsabläufen – Mit „Eat That Frog“, „Climb The Summit“ und „Slow Burn“ steuerst du, wie du deine 3 Aufgaben abarbeiten willst. Die Methoden orientieren sich dabei an deinem Energielevel.
- Nutze den Fokus-Modus – So kannst du mithilfe eines Countdown-Timers fokussiert an einer Aufgabe arbeiten.
Alternativen zu My Bento
- TeuxDeux – Wenn es um Einfachheit geht, gibt es nichts Besseres als ein Stück Papier – außer einem Stück Papier, auf das du auf magische Weise von überall aus zugreifen kannst. Das ist es, was TeuxDeux ist: einfaches, synchronisiertes Papier. Für iOS und Android.
- todoist – todoist ist ein nützlicher, schneller und einfach zu bedienender Aufgabenmanager. Mit todoist kannst du deine Aufgaben überall verwalten. Zu Hause. In der Schule. Auf der Arbeit. Online. Offline. Und auf 13 Plattformen und Geräten.
Content Planung und Content Creation: Vorlagen? Wenn ja, welche?
Hier kann ich keine eindeutige Empfehlung aussprechen. Ich weiß nur, dass mir die Mitgliedschaft im YourTemplateClub (YTC) sehr hilft. Ich muss nicht ständig darüber nachdenken, wie ich einen Bildbeitrag aufbaue. Ich kann einfach im YTC-Archiv stöbern, etwas Passendes finden und es dann anpassen – fertig.
Wenn du Canva Pro benutzt, kannst du die Vorlagen von Canva verwenden. Die Auswahl ist bei Pro viel größer und du kannst die Templates auch viel anpassen und individualisieren.
Du wünschst dir besondere Templates? Dann schau bei Creative Market vorbei oder beauftrage eine Designerin für die Erstellung individueller Vorlagen.
Alle Ansätze erleichtern die Arbeit, wenn du eine durchdachte Content-Strategie hast. Sonst verlierst du hier viel Zeit. 😉
Trello für die Redaktionsplanung
Ich bin ehrlich: Einen Redaktionsplan habe ich mit Trello bereits mehrmals versucht abzubilden. Gescheitert bin ich trotzdem immer wieder. Vielleicht weil mir die Verbindung mit einem Kanban Board gefehlt hat? Den genauen Grund kann ich noch nicht nennen. Aber durch die Verbindung beider Boards habe ich immer eine Version des Redaktionsplans vor mir.
Trello hat gegenüber einer gewöhnlichen Exceltabelle den Vorteil, dass man Trello grafisch anpassen und individualisieren kann. Und übersichtlicher ist es auch – meiner Meinung zumindest nach. 😉 Die Arbeit soll ja auch Spaß machen.
Weitere gute Gründe, die für einen Redaktionsplan auf Trello sprechen:
- Flexible Planung
Themen lassen sich beliebig oft verschieben, Deadlines sind verschiebbar und das Board lässt sich für weitere Ideen problemlos erweitern. - Strukturierte Inhalte auf unterschiedlichen Ebenen
In einem Board befinden sich beliebig viele Listen. Diese füllt man mit Aufgaben – bei Trello als Kärtchen dargestellt. Darüber hinaus kann man Labels (Kateogrien, Keywords usw.), Checklisten (einzelne Schritte zur Fertigstellung eines Inhalts), Beschreibungen (Platz für weitere Informationen und Quellen), Verlinkungen (zu Bildern, Texten usw.) und Deadlines nutzen. Alles, was man für die Redaktionsplanung braucht. - Nicht nur Pinnwand, sondern auch Kalender
Trello verfügt über zwei Ansichten: Eine Pinnwand- und eine Kalenderansicht. So behält man alle Deadlines besser im Auge und verzettelt sich nicht bei der Content-Produktion. - Papier-Checklisten ade
Danke der Checklisten-Funktion in Trello, muss man keine Papierzettel mehr verwenden, um den Überblick zu behalten. Pluspunkt: Checklisten werden von Trello als Vorlage abgespeichert und können wiederverwendet werden. - Redaktionsplanung mit mehreren Akteuren
Trello lässt sich für die Planung nicht nur alleine nutzen. Gleich mehrere Leute können zusammen an einem Trello Board arbeiten – praktisch, wenn man in einem Redaktionsteam arbeitet.
Erstellung eines Redaktionsplans mit Trello
Es gibt viele Möglichkeiten, wie man Trello zur Redaktionsplanung verwendet: Zum Brainstorming, für die Themensammlung oder als ausgeklügeltes System, das Kalender und Board verwendet. Auch mit diesem Tool sollte man so arbeiten, wie es einem persönlich am besten passt.
So kann man einen Redaktionsplan mit Trello erstellen:
Ich habe meine Spalten bewusst in Monate aufgeteilt, da ich nicht zu viele unterschiedliche Kalender auf einmal benutzen will. Je nach Bedarf kann man das Board detaillierter segmentieren oder für Recherchen ein weiteres Board anlegen.
Checklisten und weitere Details lassen sich innerhalb der Karten ablegen. Für jedes Thema nutze ich eine Karte, in der ich die Deadlines und die einzelnen To Dos bis zur Fertigstellung festhalte. In einem Themenspeicher sammle ich weitere Themen. Im Bereich “Fertig” lege ich alle Beiträge ab, die ich veröffentlicht habe.
Bei Bedarf kann man Trello mit weiteren Apps verknüpfen. Mit den Power-Ups lassen sich Programme und Apps wie Google-Drive, Evernote oder Slack in Kombination mit Trello nutzen. Damit kann der eigene Prozess, wenn man das denn will, optimieren oder ausbauen.
März-2020 Update zu Trello
Meinen Redaktionskalender halte ich derzeit immer noch nicht streng genug ein. Viele Ideen schiebe ich nach wie vor spontan dazwischen.
Nicht immer eine gute Idee. Aber ich suche nach einer Möglichkeit, um auch hier einfach produktiver und geradliniger zu arbeiten.
Wer Input oder Ideen hat, wie ich mich besser an meinen Redaktionskalender halten kann, darf sich gerne melden. 😉
Januar-2021 Update zu Trello
In den letzten Monaten habe ich Trello und den Redaktionsplan kaum genutzt. Meine Redaktionsplanung möchte ich in diesem Jahr wieder ernster nehmen. Aus diesem Grund habe ich meine Trello Boards für Online PR Guide und Kaffee, Kater & Mann überarbeitet. Ich habe es sogar geschafft, die Themen für die nächsten 12 Monate festzulegen.
Die Erstellung neuer Blogbeiträge sollte mir in diesem Jahr leichter fallen – die Recherche fällt weg. Im Zentrum steht das Schreiben des Beitrags und die dazugehörige und gezielte Distribution. Freie Zeit kann ich nutzen, um mir mehr Gedanken über Freebies & Co zu machen.
Da im Jahr 2021 weitere Content Projekte hinzugekommen sind, gibt es auch mehr Trello Boards, die verwaltet werden müssen. Der Vorteil: Auf Trello kann ich alle Boards problemlos einsehen und bearbeiten. Die Redaktionsplanung habe ich also „zentralisiert“. Ich bediene nicht mehr mehrere Tools und konnte so meine digitale Werkzeugkiste etwas entschlacken. Was wiederum meine Reaktionszeit verbessert – etwas worüber sich meine Kunden sehr freuen werden. 😉
Januar-2022 Update zu Trello
Die Idee, einen Redaktionsplan mit Trello abzubilden, ist nicht schlecht. Leider schaue ich nach wie vor viel zu selten in meinen eigenen Redaktionsplan. Über die letzten 12 Monate regelmäßig in den Plan zu schauen, entsprechende Inhalte zu erstellen und diese einzupflegen, war schwierig bis kaum umsetzbar.
Für den Adventskalender 2021 hatte ich mir zum Glück Unterstützung geholt – ansonsten hätte ich das Projekt nicht umsetzen können. Darum habe ich mir für 2022 zwei Content-Ziele vorgenommen: Ich möchte ein bis zwei (feste) Gastautoren für meinen Blog finden. Meine zweite Zielsetzung: Ich bin auf der Suche nach einer festen Content-Management-Unterstützung für mein Blog. 🙂
Januar-2023 Update zu Trello
Habe ich meine Ziele in Sachen Content-Management umsetzen können? Meine Antwort: zur Hälfte. 🙂 Es gab zwar wenige Gastbeiträge in 2022. Nach (festen) Gastautor:innen suche ich noch. Dazu kann ich den nächsten Wochen vielleicht mehr verraten. 😉 Eine Guideline für Gastautoren existiert bereits. Beim Content-Management unterstützt mich immer wieder mein Mentee – gegen eine faire Bezahlung, versteht sich. Madlen und Christian unterstützen mich in Sachen Lektorat und Korrektorat.
Mein Trello Board habe ich etwas angepasst und überschaulicher gestaltet. Ich kann die Themen, die ich für das Jahr geplant, so noch leichter im Auge behalten und es macht wieder mehr Spaß, mit Trello zu arbeiten.
Januar - 2024 Update zum Trello-Board
Ich habe weiter an meinem Trello-Board gearbeitet und die Funktionalität für mich erweitert. Es werden jetzt nicht nur Inhalte und Themen angezeigt.
Auch die Bewerbungs-/Präsentationsphasen für meine Angebote sowie Ideen für neue Produkte und deren Präsentationsphasen sind hier zu finden. Kein leichtes Unterfangen. Aber mit den oben genannten Büchern kein Problem. Jetzt müssen sich die Ideen nur noch verkaufen. 😉
Ansonsten benutze ich Trello noch für zwei weitere Projekte. Dabei unterstütze ich zwei Freiberufler als (ehrenamtliche) Projektmanagerin bei der Entwicklung eines Angebots und eine Freiberuflerin beim Content-Management für ihre beiden Social-Media-Kanäle. Für andere Projekte nutze ich Asana. Man merkt, dass ich gerne verschiedene Werkzeuge benutze, oder?
Wer sich weiter mit dem Thema Trello auseinandersetzen will, kann sich die folgenden Beiträge durchlesen:
- So erstellen Sie einen Redaktionsplan mit Trello
Helena Kleine | HubSpot - Wie du mit Trello schnell und einfach einen Redaktionsplan erstellst
Claudia Kauscheder | Chimpify - Productivity-Tools: Projekte organisieren mit Trello.com
Sebastian Schürmanns | Upload Magazin
Mehr und bessere Prozesse: Lohnt sich die Standardisierung von Arbeitsabläufen?
Standardisieren, was geht! So zumindest schreiben es viele “Expert*innen” im Social Web. Mittlerweile bin ich der vielen Beiträge und Posts zu diesem Thema überdrüssig – denn wie das gehen soll, wird einem nur in Angeboten erklärt. Zum Glück habe ich mich zurückgehalten, Online-Kurse zu diesem Thema zu kaufen.
Denn wie ich meine Prozesse gestalte, ist ein Aspekt, der mich und meine Arbeitsweise ausmacht. Die “Produkt-Treppe” hilft mir ein wenig, mich diesem Thema auf angenehme Weise zu nähern.
Doch es bleibt dabei, dass ich vieles durch Ausprobieren und Testen selbst entwerfe. Ein kleiner Testballon bei einer neuen Content-Management-Kund*in funktioniert bereits ganz gut. 🙂
Mit Papierkalender alles im Blick
Auch hier ist die Auswahl riesig. Ich habe eine Weile gebraucht, bis ich den richtigen Kalender für mich gefunden habe.
Du kannst zwischen den folgenden Modellen wählen:
Bei einem Tageskalender bekommt man genau diesen Platz. Er ist eine Mischung aus Tagebuch, Notizbuch und Terminkalender. Ich würde meinen Kalender auch zu dieser Kategorie zählen. Der Nachteil besteht in der Dicke. Manchmal fühlt es sich so an, als ob man einen dicken Wälzer mit sich herumträgt. 😉
Platz für wöchentliche To Dos ist meistens vorhanden. Für mich wäre der Kalender von Nachteil, weil ich ein kaum leserliche Schrift habe. Die Größe macht das Lesen unmöglich. Für Menschen, die es präzise oder kurz mögen, ist der Wochenkalender eine feine Wahl.
Arbeit und Privatleben lassen sich mit dem Tischkalender gut trennen, da er im Büro steht und man zu Hause keinen Zugriff auf den Kalender hat. Der Nachteil: Es braucht mehrere Kalender für berufliche und private Termine. Ein Tischkalender für beide Aspekte würde den Kalender überfüllen. Das wäre es auch dann mit der Übersichtlichkeit.
Der Wandkalender bietet einen Überblick über das ganze kommende Jahr. Details lassen sich damit allerdings nicht festhalten. Wer nur seine Termine an einem Ort für das Auge sichtbar festhalten will, kann sich einen Wandkalender zu legen.
Warum ich einen Tageskalender nutze? Weil ich all meine Details, Termine und Projekte so in einer nicht digitalen Form mit mir herumtragen kann. Der Vorteil: Fehlt mir eine funktionierende Wlan-Verbindung kann ich ohne Probleme an meinen To Dos weiter arbeiten.
Da ich gerne Erinnerungen von Terminen, Gesprächen oder Veranstaltungen sammle, habe ich genügend Platz, um sie in meinem Kalender zusammen mit ein paar Gedanken und Notizen dort zu verankern. Auch kleine Protokolle und Notizen zu Kundentelefonaten oder -gesprächen haben hier ihren Platz. Listen für Finanzen, Projekte und die Haushaltsplanung runden den Kalender ab.
März-2020 Update zum Papierkalender
Diese Methode funktioniert auch weiterhin sehr gut. Ich habe mich organisatorisch und visuell etwas weiterentwickelt: Damit ich unter den verschiedenen To Dos leichter unterscheiden kann, hat jedes Aufgabengebiet eine eigene Farbe erhalten.
So kann ich bereits durch kurzes Hinsehen erkennen, was ich für den Tag geplant habe und welche To Dos Prio haben. Dank des Papierkalender halte ich meine Deadlines noch besser ein – außer die für eigene Blogbeiträge – und kann mich an anstehende Treffen besser erinnern. Ich habe ein Teil meines Gehirns sozusagen in Papierform ausgelagert. Ich hoffe, dass das auch weiterhin gut funktionieren wird. 😉
- Flowers & Kandis hat ihren Beitrag übrigens überarbeitet.
Das Update ist auch sehr interessant: https://flowers-and-candies.de/papierkalender-2/ - Und wer für Handschrift noch etwas Motivation braucht,
sollte sich den Beitrag von Dhaka Rosado durchlesen: https://www.n-joy.de/leben/Darum-solltet-ihr-mehr-von-Hand-schreiben,handschrift142.html
Januar-2021 Update zum Papierkalender
Auch in diesem Jahr greife ich für meine Termine und Deadlines auf einen Papierkalender zurück. Die Zeit, die ich abseits vom Bildschirm verbringen kann, schätze ich mittlerweile sehr. Ich bekomme meinen Kopf frei und entwickle neue Ideen. Der Vorteil: Wenn die Technik spinnt, habe ich immer noch einen Überblick über meine To-Dos und kann dennoch – wenn auch eingeschränkt – weiter an den Aufgaben arbeiten.
Ansonsten gibt es hier nichts neues zu erzählen. Auch für das Jahr 2021 habe ich mich für Alltagsheldenkalender entschieden. Mit diesem Kalender bin ich in der Lage, viele Details zu notieren, die in einem normalen Kalender keinen Platz hätten. Darüber hinaus gibt es Platz für Projekte, Übersichten und Listen, die es mir leichter machen, meinen Privat- und Berufsleben unter einem Hut zu bekommen.
Auf die nächsten 12 Monate sollte ich bestens vorbereitet sein. 🙂
Januar-2022 Update zum Papierkalender
Ohne meinen Papierkalender wäre ich aufgeschmissen – Post-its dürfen natürlich auch nicht fehlen. Ansonsten gibt es keine neuen Learnings zu dem Thema Papierkalender. Natürlich gibt es auch viele papierlose Möglichkeiten. Ich habe im letzten Jahr einige davon probiert.
Allerdings habe ich keine Applikation oder Software gefunden, die meinen Ansprüchen genügt. Außerdem ist es angenehm, nicht andauernd auf den Monitor, sondern auch mal auf ein Stück Papier zu starren.
Januar-2023 Update zum Papierkalender
Nach wie vor empfinde ich es als sehr angenehm, nicht andauernd auf den Monitor, sondern auch mal auf ein Stück Papier zu starren. 🙂
Mit dem Papierkalender meiner Wahl komme ich nach wie vor klar.
Den Kalender habe ich um einen kleinen Finanzplaner sowie einen Achtsamkeitsplaner erweitert.
Auf diese Weise behalte ich zwei weitere wichtige Bereiche meines Lebens ein wenig besser im Auge.
Januar - 2024 Update zum Papierkalender
Papier ist nach wie vor meine große Liebe. Und auch für dieses Jahr habe ich mich wieder für meinen Alltagshelden-Kalender entschieden.
Die zusätzlichen Einlagen für Achtsamkeit und Finanzplanung benutze ich nur wenig. Dafür habe ich ein Finanztemplate, mit dem ich regelmäßig arbeite. So verliere ich meine Finanzen nicht zu sehr aus den Augen.
Wer sich weiter mit Papierkalender auseinandersetzen will, kann sich die folgenden Beiträge durchlesen:
- Planung mit Papierkalender
Saskia Worf | Selbstmanagement im Musikstudium - Mehr Durchblick und Zeit für mich – Warum ich wieder zum Papierkalender gewechselt bin
Mareike Kranaster | Flowers & Candies - The Analog Method for the Digital Age
Ryder Carroll | Bulletjournal.com - My 3-Tier Planning System for Getting Stuff Done
Thomas Frank | College Info Geek
Tool-Tipp: Du planst deine Finanzen gerne digital?
Und du kennst dich ein wenig mit Exel oder Google-Tabellen aus? Dann solltest du einen Blick auf das „Freelance Fieldnotes: Business Finanzen Template“ von Jenni Kosche werfen:
- Worum geht’s? “Dieses Template hat mir endlich den Über- und Durchblick in meine Einnahmen und Ausgaben gegeben. Ich habe es seit 3 Jahren bei mir im Einsatz, immer wieder verfeinert und du bekommst nun meine Mastertabelle.”
- Was wird angeboten? Eine ausgeklügelte Tabelle, mit der du endlich Überblick über deine Finanzen hast.
- Wofür? Hab deine Finanzen besser im Griff.
- Website: https://freelancefieldnotes.com/
Digitales Co-Working: Mehr Produktivität durch digitale Unterstützung in den eigenen vier Wänden
Im ersten Moment klingt das verrückt, oder? Aber es funktioniert wirklich. Als ich davon das erste Mal gehört habe, ist mir der Kommentar oben auch herausgeplatzt. Aber meine Kollegin Irene Michl hat mich eines besseren belehrt. Ich hatte das große Glück, dass ich mich ihrer Co-Working-Gruppe anschließen durfte.
In den letzten Monaten habe ich mich mit Irene Michl und Marie-Christine Schindler einmal die Woche per Zoom digital getroffen. Am Anfang wurden anstehende To Dos besprochen, Tipps und Erfahrungen ausgetauscht. Im Anschluss haben wir dann den halben oder ganzen Tag gearbeitet – im digitalen Beisammensein.
Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass diese Art des Co-Workings sehr gut funktioniert. Man arbeitet zwar nicht am gleichen Projekt, aber der Austausch – auch wenn er digital ist – mit echten Menschen, bereichert meinen Freiberufler Alltag sehr.
Die Rahmenbedingungen sind denkbar einfach und das Aufsetzen eines Calls mit Zoom ist auch sehr angenehm und leicht zu handhaben.
Wer sich noch nicht in CoWorking Spaces traut, derzeit auf seine Gesundheit besonders achtet und sich ortsunabhängig mit anderen Kollegen austauschen und gemeinsam arbeiten möchte, dem kann ich diese Arbeitsweise nur empfehlen. Neben dem Tool Zoom kann man aber auch die folgenden Werkzeuge nutzen:
- Google Hangouts | hangouts.google.com
- Google Duo – Videotelefonie via Smartphone | https://duo.google.com/
- Skype | https://www.skype.com/de/
- Video-Call-Funktion von Facebook Messenger | Anleitung: https://www.facebook.com/help/287631408243374
- Cisco WebEx | https://www.webex.com/
- GoToMeeting | https://www.gotomeeting.com/
- Join. me | https://www.join.me/
- Adobe Connect | https://www.adobe.com/products/adobeconnect.html
- BlueJeans | https://www.bluejeans.com/de
Januar-2022 Update Digital Co-Working
Auch das digitale Co-Working hat im letzten Jahr gut funktioniert. Wer in seinem Ort oder in der nächsten Stadt kein Co-Working-Space hat, sollte überlegen, Zeit in digitales Co-Working zu investieren. Man kann sich wunderbar digital austauschen, Leute und Kollegen besser kennenlernen.
In diesem Jahr bin ich auf der Suche nach neuen digitalen Co-Working-Möglichkeiten. Mehr als einmal die Woche wird es aber nicht werden – mein Kalender lässt leider nicht mehr zu.
Du interessierst dich für das Thema “digital Co-Working”? Vielleicht hast du Lust, diese Form des Co-Workings einmal auszuprobieren?
Januar-2023 Update zum Digital CoWorking
Wo ist das Digital CoWorking hin? Es klingt verrückt, aber in 2022 blieb leider immer weniger Zeit, um digitales CoWorking zu organisieren und weiterzuführen.
Ich weiß noch nicht, wie meine Pläne hierfür in 2023 aussehen werden. Doch werde ich mir die eine oder andere CoWorkning-Session mit Sicherheit organisieren. Ohne (echten) menschlichen Kontakt geht es in der Selbstständigkeit eben auch nicht. 😉
Januar - 2024 Update zu Digital Co-Working
Statt Digital CoWorking setze ich dieses Jahr gezielt auf digitalen Austausch. Dafür bin ich im Content Queens Netzwerk aktiv und verabrede mich regelmäßig zu digitalem Austausch mit Kolleg*innen.
Zeitblocken: Wie ich versuche Freizeit, Partnerzeit und Arbeitszeit zu trennen
Auch unter dem englischen Begriff Calendar Blocking bekannt. Nichts anderes als eine Zeitmanagement-Technik, mit der man seinen Tag in verschiedene Abschnitte einteilen kann. Ob mir diese Methode wirklich hilft, fokussiert und produktiv zu bleiben, kann ich noch nicht sagen – ich hoffe es.
Zum Zeitblocken benutze ich meinen Google Kalender. Was blocke ich? Freizeit, Partnerzeit, Arbeitszeit und Pausen. Kleiner geht es nicht. Ansonsten ärgere ich mich nur, dass ich ständig zu spät zu meinen “Terminen” komme.
Fazit: Mehr Produktivität mit Spaß in 2020
Muss man diese Methoden anwenden, um produktiver zu arbeiten? Nein. Dennoch hoffe ich, dass sie im Lauf der nächsten Monate ihre Wirkung entfalten. Und vielleicht werde ich den einen oder anderen Produktivitätsschub spüren.
Alte Routinen aufzubrechen, neue Dinge auszuprobieren und zu testen, kann nicht verkehrt sein. So lernt man schließlich sich und seine Arbeitsweise besser kennen.
Auf die kommenden Monate bin ich gespannt.
März-2020 Update zum Schluss
Im Vergleich zum letzten Jahr habe ich deutlich mehr Dinge zu tun. Und das freut mich sehr. Dank Personal Kanban und Co. behalte ich die meiste Zeit den Kopf über der To-Do-Flut. An meinen Prozessen muss ich aber noch etwas arbeiten. Vor allem was die Redaktionsplanung meines eigenen Blogs angeht. Meine Zeit will ich noch besser nutzen, weil ich ja monatlich meine zwei Newsletter veröffentlichen will. Daneben arbeite ich derzeit noch an einem Podcast und meinem ersten Sketchnote Onlinekurs für PRler.
Wer weitere Tipps oder Anregungen für mich hat. Meldet euch gerne. 🙂 Ich freue mich auf den Austausch.
Januar-2021 Update zum Schluss
Meine Prozesse konnte ich in 2020 nur bedingt verbessern – es kam ja alles anders als geplant 😉 . In diesem Jahr starte ich mit einem Themenplan, einen vollen Redaktionskalender und einem übersichtlichen Kalender sowie Kanban Board durch.
Ich hoffe, dass ich durch diese Vorbereitungen zukünftig etwas Zeit zur freien Verfügung haben werde. Zeit, die ich für einige neue Projekte, aber auch die Erstellung eigener Inhalte hoffentlich nutzen kann.
Januar-2022 Update zum Schluss
Ich bin gespannt, was die nächsten 12 Monate bringen werden. 🙂 Wer weiß, vielleicht werde ich weitere Apps für die Redaktionsplanung testen, ein bis zwei Gastautoren finden oder in ein neues digital Co-Working stoßen – das Jahr ist jung und voller Möglichkeiten. Packen wir unsere Produktivität am Schopf und lasst uns loslegen.
Januar-2023 Update zum Schluss
Zum Jahresende empfand ich 2022 sehr unproduktiv. Das liegt vielleicht auch daran, dass ich aus gesundheitlichen Gründen viel Zeit im Bett verbracht habe. Zuversichtlich blicke ich denn noch ins Jahr 2023. Christian und ich lassen unsere Routinen wieder aufleben. Ich beobachte weiterhin meine Arbeitsweise und meine Selbstorganisation. Dabei überlege ich, wie ich diese Dinge noch einfacher gestalten kann.
Mehr kann ich tatsächlich zu organisatorischen Dingen in meiner Selbstständigkeit noch nicht erzählen. Ein weiteres Update wird es wahrscheinlich im März geben, wenn sich der Arbeitsalltag wieder eingependelt hat.
Januar - 2024 Update zum Schluss
Das letzte Jahr war gar nicht so schlecht. Aber ich möchte noch viel mehr Routinen und Prozesse in meine Planung einbauen. Viele To-dos müssen nicht zwischendurch erledigt werden, sondern in halbwegs festen Zeitfenstern.
Ich hoffe, dass mir das Aufsetzen von Prozessen dabei hilft, den Überblick zu behalten und die Zusammenarbeit mit meinen Kund*innen zu verbessern und angenehmer zu gestalten.
Was ich sagen kann, ist, dass mir das Trello-Board, das ich für die ersten Monate des Jahres geplant habe, sehr dabei hilft, den Überblick zu behalten. Was mir bei den Abläufen und der Content-Produktion geholfen hat, habe ich ja schon im Laufe des Posts verraten – siehe neue Einschübe. 😉
Ansonsten heißt es erst einmal Treppen bauen, Angebote verfeinern, Inhalte produzieren und optimieren.
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