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Das Aufsetzen eines Kanban Board in Kombination mit einem Trello Board und einem Tageskalender ist aufwendig. Ist die Arbeit mit diesen Strukturen produktiver?

Ich bin faul. Im Hinblick auf die Arbeit heißt das, dass ich Wege und Möglichkeiten suche, mit dem kleinsten Aufwand das beste Ergebnis zu erzielen. Das wird schwieriger, sobald man unter einem Berg Arbeit verschwindet.

Aus diesem Grund habe ich den Jahresstart genutzt, um neue Strukturen zu schaffen. Zwar bin ich noch etwas skeptisch, was Personal Kanban und Co. angeht, aber die nächsten Monate werden zeigen, ob die Strukturen mich produktiver machen oder nicht.

In diesem Beitrag gehe ich näher auf die unterschiedlichen Aspekte meiner Struktur ein, nenne Leseempfehlungen für die unterschiedlichen Methoden und beschreibe, wie man die Personal Kanban und/oder ein Trello Board für die eigenen Zwecke aufsetzen kann. 

Vielleicht kann ich den einen oder anderen PRler und Kommunikator unter Ihnen dazu inspirieren, über den eigenen Produktivitätstellerrand zu schauen und dieses Jahr die Dinge einfach anders zu gestalten.

 

Warum sind einfache Strukturen für mehr Produktivität sinnvoll?

Vielleicht liegt es daran, dass ich letztes Jahr beruflich, freiberuflich und privat viel um die Ohren hatte. Oder daran, dass ich erst in meinem zweiten “vollen” Jahr als Freiberufler war und mein Arbeitspensum unterschätzt habe. Wahrscheinlich war es eine Mischung aus all diesen Dingen.

Auf jeden Fall haben die Erfahrungen des letzten Jahres meinen Mann (Christian / sozial-pr) und mich zum Nachdenken angeregt. Wir beide hatten den Wunsch geäußert, noch übersichtlicher zu arbeiten und so produktiver zu werden. Bessere Strukturen mussten her.

Im Lauf unserer Diskussion kamen wir auf Kanban zu sprechen. Diese organisatorische Methode kannte ich bisher nur aus dem Agile-Bereich und von großen Unternehmen. Ich war skeptisch. Nach ein wenig Recherche und nach dem Lesen eines Buches hatte mich mein Mann von der Methode überzeugt.

Los ging es mit Personal Kanban und vielen weiteren Ideen

Spezielle Wände wurden angeschafft, befestigt und es wurden fleißig Notizzettel vollgekritzelt. Auch wenn ich das System erst seit 1 ½ Wochen nutze, fühlt sich die Arbeit übersichtlicher an. Ob ich damit tatsächlich produktiver werde, kann ich noch nicht absehen. Aber in ein paar Monaten wird es hierfür ein Update geben.

Neben einem Personal Kanban Board habe ich mir noch ein Redaktionsplan mit Trello und einen neuen Tageskalender angeschafft. Alle Planer sind miteinander verknüpft und ergänzen sich.

Ich weiß, dass Produktivität keine Konstante ist – das wird in diesem Jahr auch nicht anders sein. Aber ich kann es mir einfacher machen und mein direktes Arbeitsumfeld so gestalten, dass ich mich schneller in eine produktive Stimmung versetzen kann. Außerdem mache ich meine Arbeit gerne, habe gelernt, nicht zu übertreiben und Dank der neuen Struktur behalte ich die Übersicht.

Produktives arbeiten ist aber auch wichtig:

  • Wer produktiv arbeitet, ist weniger gestresst und erzielt schnell Ergebnisse.
  • Wer produktiv arbeitet, hat seine Work-Life-Balance in der Regel im Griff.
  • Wer produktiv arbeitet, kennt seine Prioritäten und kann entsprechend handeln.
  • Wer produktiv arbeitet, lebt nach dem Motto “Weniger ist mehr”. Er konzentriert sich auf die wesentlichen Aufgaben und ignoriert die kleinen Nebenaufgaben, die bei weitem nicht so wichtig sind.
  • Wer produktiv arbeiter, kann “Nein” sagen. Denn wenn man zu viele To Dos auf dem Tisch hat, wird man nie fertig.

Wer sich weiter mit dem Thema Produktivität auseinandersetzen will, kann sich die folgenden Beiträge durchlesen:

 

Was ist Personal Kanban?

Dabei handelt es sich um eine Denkweise und Methode für die Organisation und Planung von Arbeits- und Lebensereignissen – beide Aspekte auch im Fall von Online PR Guide und meiner Lebenskarriere. Der Ansatz soll dabei helfen, die Produktivität von allem, was man tut, zu steigern. 

(Personal) Kanban kann jeder für sich nutzen: In Familien wird damit der Haushalt und die Hausarbeit geplant, Schüler planen ihre Hausaufgaben, Entwickler dokumentieren Fehler und optimieren ihre Produkte oder Führungskräfte nutzen die Kanban Boards, um Geschäft und Privatleben zu organisieren. Die Einsatzmöglichkeiten sind vielseitig.

Vorteile von Personal Kanban:

  • Mit der Visualisierung der eigenen Arbeit an einem Board erhält man einen besseren Überblick, über das, was man tut.
  • Aufgabenzettel mit zusätzlichen Details, Kennzeichen für Prioritäten, Fälligkeitsterminen und Beschreibungen, helfen, sich zur richtigen Zeit auf die richtige Aufgabe zu konzentrieren.
  • Wer ganz genau wissen will, wie produktiv er arbeitet, kann seine Arbeitsergebnisse analysieren und seine Produktivität weiter steigern.
  • Mit der Personal-Kanban-Methode lässt sich Zeit sparen, die man für andere Dingen nutzen kann.

Aufbau eines Personal Kanban Board

Kanban Tafeln können aus drei oder mehr Spalten bestehen – je nachdem, wie viele Zwischenschritte man braucht. “Zu erledigen”, “Erledigen” und “Erledigt” gehören zu den wichtigsten Spalten eines Boards. Aufgaben werden in der äußersten linken Spalte erstellt und Schritt für Schritt nach rechts verschoben. Die Arbeit ist erledigt, wenn alle To Dos die letzte Spalte erreicht haben. 

Ich versuche, nie mehr als sieben Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten. Darüber hinaus verliere ich die Übersicht. So kann ich fokussierter und konzentrierter arbeiten. Auch, weil ich überlegen muss, welche To Dos Priorität haben und welche nicht.

Mein Kanban Board habe ich in Backlog (eine Aufgabensammlung), in Vorbereitung (Aufgaben, die ich demnächst beginne), Tun (Aufgaben, die ich aktiv bearbeite), Feedback (Input, dass ich von Kunden zur Finalisierung, Optimierung oder zum Weiterarbeiten benötige) und Fertig (erledigte Aufgaben) aufgeteilt. Aber wie bereits erklärt, die Aufteilung ist Geschmackssache und kann von jedem individuell gestaltet werden.

In 4 Schritten ein Personal Kanban Board erstellen

 

Für die unterschiedlichen Schritte kann man natürlich unterschiedlich viele Zwischenschritte einplanen – wenn man will. Ich habe etwa vier Schritte gebraucht, um mein Personal Kanban Board zu bauen:

1. Wie sieht der persönliche Workflow aus?

Man sollte sich überlegen, wie der eigene Prozess aussieht und diesen dann entsprechend in Spalten übersetzen: Aufgaben, Ausführen, Fertig etc. .

 

Nachdem man sein System eine Weile getestet spricht auch nichts dagegen, die eine oder andere Anpassung vorzunehmen.

2. Welche Aufgaben gilt es festzuhalten?

Wenn das Board steht, kann man damit anfangen, seine Aufgaben zu notieren. Jedes To Do erhält einen eigenen Zettel.

 

Für verschiedene Aufgabentypen könnte man unterschiedlich farbige Zettel verwenden. Anreichern lassen sie sich auch mit Informationen wie Beschreibungen, Listen, Fristen und Personen, die für die jeweilige Aufgabe wichtig sind.

3. Wie viele To Dos sollen aktiv bearbeitet werden?

Es ist nicht verkehrt, die Anzahl aktiver To Dos bis zu einem gewissen Maximalwert abzugrenzen.

 

Man behält nicht nur leichter den Überblick, sondern kann seine Aufgaben zum richtigen Zeitpunkt abliefern. Wie viele Aufgaben man gleichzeitig bearbeiten will, bleibt jedem selbst überlassen.

4. Persönliches Kanban Board in ein Medium übertragen

Man kann weißes Papier nutzen, eine Tafel verwenden oder ein digitales Board anlegen.

 

Wichtig ist, dass man sich mit der Handhabung wohlfühlt und die Aufgaben immer gut im Blick hat.

Wer sich weiter mit dem Thema Kanban auseinandersetzen will, kann sich die folgenden Beiträge und Bücher durchlesen:

Trello für die Redaktionsplanung

Ich bin ehrlich: Einen Redaktionsplan habe ich mit Trello bereits mehrmals versucht abzubilden. Gescheitert bin ich trotzdem immer wieder. Vielleicht weil mir die Verbindung mit einem Kanban Board gefehlt hat? Den genauen Grund kann ich noch nicht nennen. Aber durch die Verbindung beider Boards habe ich immer eine Version des Redaktionsplans vor mir.

Trello hat gegenüber einer gewöhnlichen Exceltabelle den Vorteil, dass man Trello grafisch anpassen und individualisieren kann. Und übersichtlicher ist es auch – meiner Meinung zumindest nach. 😉 Die Arbeit soll ja auch Spaß machen.

Weitere gute Gründe, die für einen Redaktionsplan auf Trello sprechen:

  • Flexible Planung
    Themen lassen sich beliebig oft verschieben, Deadlines sind verschiebbar und das Board lässt sich für weitere Ideen problemlos erweitern.
  • Strukturierte Inhalte auf unterschiedlichen Ebenen
    In einem Board befinden sich beliebig viele Listen. Diese füllt man mit Aufgaben – bei Trello als Kärtchen dargestellt. Darüber hinaus kann man Labels (Kateogrien, Keywords usw.), Checklisten (einzelne Schritte zur Fertigstellung eines Inhalts), Beschreibungen (Platz für weitere Informationen und Quellen), Verlinkungen (zu Bildern, Texten usw.) und Deadlines nutzen. Alles, was man für die Redaktionsplanung braucht.
  • Nicht nur Pinnwand, sondern auch Kalender
    Trello verfügt über zwei Ansichten: Eine Pinnwand- und eine Kalenderansicht. So behält man alle Deadlines besser im Auge und verzettelt sich nicht bei der Content-Produktion.
  • Papier-Checklisten ade
    Danke der Checklisten-Funktion in Trello, muss man keine Papierzettel mehr verwenden, um den Überblick zu behalten. Pluspunkt: Checklisten werden von Trello als Vorlage abgespeichert und können wiederverwendet werden.
  • Redaktionsplanung mit mehreren Akteuren
    Trello lässt sich für die Planung nicht nur alleine nutzen. Gleich mehrere Leute können zusammen an einem Trello Board arbeiten – praktisch, wenn man in einem Redaktionsteam arbeitet.

Erstellung eines Redaktionsplans mit Trello

Es gibt viele Möglichkeiten, wie man Trello zur Redaktionsplanung verwendet: Zum Brainstorming, für die Themensammlung oder als ausgeklügeltes System, das Kalender und Board verwendet. Auch mit diesem Tool sollte man so arbeiten, wie es einem persönlich am besten passt.

So kann man einen Redaktionsplan mit Trello erstellen:

1. Board erstellen

Wie soll die redaktionelle Arbeit strukturiert werden? Wer Beiträge für mehrere Kanäle verwaltet, sollte beispielsweise mehrere Boards dafür anlegen.

2. Listen aufsetzen

Mit Listen können dann die unterschiedlichen Arbeitsschritte abgebildet werden: Man könnte eine Spalte für Themenideen, Planung, Erstellung, Korrektur und Veröffentlichung erstellen.

Ich habe meine Spalten bewusst in Monate aufgeteilt, da ich nicht zu viele unterschiedliche Kalender auf einmal benutzen will. Je nach Bedarf kann man das Board detaillierter segmentieren oder für Recherchen ein weiteres Board anlegen.

3. Karten als kleinste Ordnungseinheit

Board und Listen stellen den Rahmen eines Redaktionsplans dar. Karten sind die kleinste Einheit. Mit ihnen hält man die Themen fest.

 Checklisten und weitere Details lassen sich innerhalb der Karten ablegen. Für jedes Thema nutze ich eine Karte, in der ich die Deadlines und die einzelnen To Dos bis zur Fertigstellung festhalte. In einem Themenspeicher sammle ich weitere Themen. Im Bereich “Fertig” lege ich alle Beiträge ab, die ich veröffentlicht habe.

Bei Bedarf kann man Trello mit weiteren Apps verknüpfen. Mit den Power-Ups lassen sich Programme und Apps wie Google-Drive, Evernote oder Slack in Kombination mit Trello nutzen. Damit kann der eigene Prozess, wenn man das denn will, optimieren oder ausbauen.

Wer sich weiter mit dem Thema Trello auseinandersetzen will, kann sich die folgenden Beiträge durchlesen:

  • So erstellen Sie einen Redaktionsplan mit Trello
    Helena Kleine | HubSpot
  • Wie du mit Trello schnell und einfach einen Redaktionsplan erstellst
    Claudia Kauscheder | Chimpify
  • Productivity-Tools: Projekte organisieren mit Trello.com
    Sebastian Schürmanns | Upload Magazin
 

Mit Papierkalender alles im Blick

Auch hier ist die Auswahl riesig. Mich hat es eine Weile gebraucht, bis ich den richtigen Kalender für mich gefunden habe.

Inzwischen kann man zwischen den folgenden Modellen wählen:

Tageskalender

Wer viele Termine und Projekte bestreitet, braucht viel Platz für Notizen. Platz für Listen und To Dos muss auch vorhanden sein.

 

Bei einem Tageskalender bekommt man genau diesen Platz. Er ist eine Mischung aus Tagebuch, Notizbuch und Terminkalender. Ich würde meinen Kalender auch zu dieser Kategorie zählen. Der Nachteil besteht in der Dicke. Manchmal fühlt es sich so an, als ob man einen dicken Wälzer mit sich herumträgt. 😉

Wochenkalender

Den Wochenkalender gibt es im DIN A5 oder DIN A6 Format. Er ist sehr handlich und ist leicht mitzunehmen.

Platz für wöchentliche To Dos ist meistens vorhanden. Für mich wäre der Kalender von Nachteil, weil ich ein kaum leserliche Schrift habe. Die Größe macht das Lesen unmöglich. Für Menschen, die es präzise oder kurz mögen, ist der Wochenkalender eine feine Wahl.

 

Tischkalender

Dieser Kalender steht im Büro oder auf dem Tisch zu Hause. Hier haben nur Termine Platz.

 

Arbeit und Privatleben lassen sich mit dem Tischkalender gut trennen, da er im Büro steht und man zu Hause keinen Zugriff auf den Kalender hat. Der Nachteil: Es braucht mehrere Kalender für berufliche und private Termine. Ein Tischkalender für beide Aspekte würde den Kalender überfüllen. Das wäre es auch dann mit der Übersichtlichkeit.

Wandkalender

Mit solch einem Kalender bin ich im Elternhaus groß geworden. Hier haben nur die allerwichtigsten Termine Platz.

 

Der Wandkalender bietet einen Überblick über das ganze kommende Jahr. Details lassen sich damit allerdings nicht festhalten. Wer nur seine Termine an einem Ort für das Auge sichtbar festhalten will, kann sich einen Wandkalender zu legen.

 

Warum ich einen Tageskalender nutze? Weil ich all meine Details, Termine und Projekte so in einer nicht digitalen Form mit mir herumtragen kann. Der Vorteil: Fehlt mir eine funktionierende Wlan-Verbindung kann ich ohne Probleme an meinen To Dos weiter arbeiten.

Da ich gerne Erinnerungen von Terminen, Gesprächen oder Veranstaltungen sammle, habe ich genügend Platz, um sie in meinem Kalender zusammen mit ein paar Gedanken und Notizen dort zu verankern. Auch kleine Protokolle und Notizen zu Kundentelefonaten oder -gesprächen haben hier ihren Platz. Listen für Finanzen, Projekte und die Haushaltsplanung runden den Kalender ab.

Wer sich weiter mit dem Thema Trello auseinandersetzen will, kann sich die folgenden Beiträge durchlesen:

Mehr Produktivität mit Spaß in 2020

Muss man diese Methoden anwenden, um produktiver zu arbeiten? Nein. Dennoch hoffe ich, dass sie im Lauf der nächsten Monate ihre Wirkung entfalten. Und vielleicht werde ich den einen oder anderen Produktivitätsschub spüren.

Alte Routinen aufzubrechen, neue Dinge auszuprobieren und zu testen, kann nicht verkehrt sein. So lernt man schließlich sich und seine Arbeitsweise besser kennen. 

Auf die kommenden Monate bin ich gespannt.

 

Auf welche Arbeitsweisen greifen Sie zurück? Haben Sie ein Erfolgsrezept, auf das Sie nicht verzichten können?