+49 176 22 31 97 14 mail@stephanieakowalski.de

Jahresplanung, Monatsplanung und Wochenplanung. Muss diese Planung sein? Kommt darauf an. Was willst du erreichen und umsetzen?

Die einen leben von Tag zu Tag. Die anderen leben mithilfe eines Jahresplans, Monatsplans und Wochenplans. Einige von diesen Planern berücksichtigen sogar das Halbjahr und die Gestaltung einzelner Tage.

Bei dem Gedanken daran, alles bis ins kleinste Detail durchzuplanen, bekommen viele Menschen einen entsetzten Gesichtsausdruck. Oder zählst du zu denjenigen, die schmunzeln, ihren (Papier-)Planer ausbreiten und bekunden, dass sie weitaus minutiöser planen? 😉

Was ich mit der Zeit – im Freiberuf und in den Agenturen – gelernt habe: Jeder Mensch hat seine eigenen Systeme und das unabhängig davon, ob es bei Projekten oder in Organisationen bereits vorhandene Strukturen dafür gibt.

Von mir erfährst du, wofür du die einzelnen Planungsstufen nutzen kannst. Die eine oder andere Anekdote zu dem einen oder anderen Abschnitt steuere ich ebenfalls bei.

Worauf bei der Jahresplanung zu achten ist

Was kannst du mit deiner Jahresplanung verfolgen? Im Grunde drei Dinge.

Was kannst du mit deiner Jahresplanung verfolgen? Im Grunde drei Dinge. Du kannst an der Umsetzung deiner Vision arbeiten, mehrere lang- und mittelfristige Pläne verfolgen, die du in diesem oder im nächsten Jahr umsetzen willst. Mit deiner Jahresplanung lassen sich auch strategische Ziele oder Entscheidungen, die man zukünftig treffen möchte, festhalten.

Jahresplanung: So legst du deine Ziele fest

Es gibt eine Reihe von Schritten, die in jede Jahresplanung mit aufgenommen werden sollten. Die wichtigsten Punkte möchte ich dir mit auf deinen Planungsweg geben. Entscheide für dich selbst, welche Schritte du benötigst und welche du vielleicht auch weglassen kannst.

1. Schritt: Mache einen Jahresrückblick

Bevor du nach vorne schauen kannst, solltest du die letzten 12 Monate untersuchen. Welche Aktivitäten haben funktioniert? An welchen Zielen musst du auch im kommenden Jahr arbeiten? Hat dir etwas besonders viel Freude und Spaß bereitet? Sammle all diese Erfahrungen in einem Dokument oder auf einem Stück Papier.

2. Schritt: Ziele für das kommende Jahr festlegen

Wie bereits erklärt, solltest du dich bei der Jahresplanung auf die “großen Dinge” konzentrieren. Gibt es bereits Ideen, die du im kommenden Jahr umsetzen willst? Gibt es Ziele aus dem letzten Jahr, die du noch einmal anpacken willst? Hast du etwas auf deiner “Wunschliste” oder eine Vision, die du in den nächsten 12 Monaten verfolgen willst?

Versuche in diesem Schritt deine Ziele mit Zahlen oder möglichst genauen Zielvorstellungen zu beschreiben. An dieser Stelle hilft es, ins Detail zu gehen. Diese Details helfen dir zukünftig dabei, dich an deine Zielsetzung besser zu erinnern und aktiv daran weiterzuarbeiten.

Von meiner Vision habe ich ein Moodboard erstellt. Das Moodboard hängt über meinem Schreibtisch und damit in direkter Sichtweite. Somit habe ich meine langfristigen Ziele immer vor Augen.

3. Schritt: Ausgaben und Budget festhalten

Wie viel Budget stehen dir für deine geplanten Aktivitäten zur Verfügung? Gibt es Ausgaben im kommenden Jahr, die du jetzt schon kennst? Dazu zählen beispielsweise Werkzeuge, Tools oder auch Mitarbeiter. Halte diese finanziellen Aspekte ebenfalls schriftlich fest. So weißt du, welche Ressourcen dir zur Verfügung stehen und ob du weitere Ressourcen benötigen wirst.

Freiberufler und Selbstständige können überlegen, welchen Jahresumsatz sie erzielen wollen. Dazu hilft es auch, einen Blick in das letzte Jahr zu werfen. Anhand diesen Wertes kann man dann überlegen, welches finanzielle Ziel man im kommenden Jahr erreichen will.

4. Schritt: Halbjahres- oder Quartalsziele definieren

Diese Ziele sind Teilziele von den Jahreszielen, die du zuvor definiert hast. Zusätzlich kannst du überlegen, ob du diese Teilziele in sechs Monaten oder in einem bestimmten Quartal erreichen willst.

5. Schritt: Halte alle Ziele in deinem Kalender fest

Damit du keines deiner Ziele aus den Augen verlierst, ist es sinnvoll, all deine Ziele und Teilziele in einem Kalender festzuhalten.

Halbjahresplanung: Reflexion oder detaillierte Planung?

Mit der Jahresplanung hast du deine übergeordneten Ziele festgelegt. Mit der Halbjahresplanung kannst du gleichzeitig eine Halbjahresreflexion durchführen. Mit der Reflexion überprüfst du, wie sich deine Kommunikationsaktivitäten oder anderen Ziele bisher entwickelt haben. Wenn du merkst, dass du diese noch nicht erreichst hast, kannst du deine Pläne optimieren.

Damit lässt sich dein Jahresrückblick leichter und schneller durchführen, weil du bereits weißt, ob du deine Jahresziele erreicht hast oder nicht.

Neben einer ersten Analyse deiner Ziele eignet sich die Halbjahresmarke auch gut für eine kleine Verschnaufpause, bevor es in die zweite Jahreshälfte geht. Bei der Analyse solltest du gründlich vorgehen, deine Kommunikation oder deine anderen Ziele sowie Vorhaben unter die Lupe nehmen und entscheiden, wie es weitergehen soll.

Denn der Vorteil an der Halbjahresreflexion: Du kannst dich, deine Pläne und Vorhaben neu ausrichten, wenn du merkst, dass du dich nicht in die gewünschte Richtung entwickelst.

Im Juli diesen Jahres habe ich gemerkt, dass ich in meiner Tätigkeit als Selbstständige etwas ändern möchte. Bis zum Jahresende nehme ich mir die Zeit meine Website und Angebote zu optimieren. Gewisse Dinge zu entstauben und schön(er) herzurichten, ist nie eine falsche Idee – mir tut es gut, meinem Business tut es gut und potenzielle Kunden erfreuen sich an einer aufgeräumteren Website. 😉

Vergiss nicht, stolz auf dich zu sein. Insbesondere dann nicht, wenn du neue oder weitere Pläne schmiedest. Du hast es bis hierhin geschafft – und der Weg war, nicht nur aufgrund der aktuellen Ereignisse, kein leichter. Ein Grund mehr, sich ein wenig zu feiern.

Lesetipp

Du interessierst dich für weitere Planungstools und -methoden? Dann werfe gerne einen Blick auf diesen Beitrag. Hier berichte ich über meine Erfahrungen mit dem Aufsetzen eines Kanban Boards, meinem Trello Board und meinem Tageskalender. Du findest hier auch die Antwort auf die Frage, ob die Arbeit mit diesen Strukturen produktiver ist.

[den Beitrag lesen]

Worauf bei der Monatsplanung zu achten ist

Meilensteine kannst du in deiner Monatsplanung berücksichtigen.

Visionen lassen sich nicht umsetzen, wenn du dafür keine Zwischenziele festgelegt hast. Diese Meilensteine kannst du in deiner Monatsplanung berücksichtigen.

Deine Pläne für den Monat beinhalten aber auch die Zwischenziele, die du für deine lang- und mittelfristigen Pläne, Projekte oder Ziele monatlich erfüllen musst, um diese Endziele oder -zustände zu erreichen.

Mir hilft es auch sehr, wenn ich einen Blick auf den nächsten Monat werfe. So weiß ich bereits, ob ich bestimmte Projekte besser in den kommenden Monat verschieben sollte oder ob ich diverse Pläne umstellen muss. Schlussendlich erhalte ich einen besseren Überblick – auch über meine freien Kapazitäten.

Schritt für Schritt zur Monatsplanung

Bevor du dich an die Monatsplanung machen kannst, solltest du ein paar Dinge vorbereiten. Für die regelmäßige Monatsplanung solltest du dir etwa eine Stunde Zeit nehmen. Führe deine Planung an einem ruhigen Ort durch, an dem du ungestört bist. Stelle auch all deine Benachrichtigungen aus.

Wenn du diese Vorbereitungen getroffen hast, kannst du mit der Monatsplanung beginnen.

1. Schritt: Analysiere die letzten vier Wochen

Du gehst eigentlich nicht anders vor als bei deiner Jahresplanung. Die betrachtest deine Aufgabe, To-Dos und Meilensteine nur ein wenig anders. Im ersten Schritt analysierst du die Aktivitäten deines letzten Monats.

Beschäftige dich mit Fragen wie:

  • Was hast du in den letzten vier Wochen erreicht?
  • Gibt es etwas, wofür du dankbar bist?
  • Gibt es etwas, das nicht funktioniert hat?
  • Welche Schlüsse kannst du aus positiven und negativen Ereignissen und Erfahrungen ziehen?
  • Gibt es etwas, das du in den kommenden vier Wochen besser machen willst?
2. Schritt: Lege deine Ziele fest

Für diesen Schritt ist es natürlich nur von Vorteil, wenn du bereits Ziele in deiner Jahres-, Halbjahres- oder Quartalsplanung gemacht hast.

Schau dir diese Ziele an und frage dich:

  • Gibt es Ziele, die du in den nächsten vier Wochen oder erst in Zukunft umsetzen willst?
  • Gibt es Meilensteine, Teilziele oder übergeordnete Ziele, die du schon geschafft hast?
  • Kamen dir in den letzten Wochen neue Ideen? Gibt es Projekte oder Aufgaben, die vielleicht auf neue Ziele einzahlen könnten?
  • Wie sehen deine nächsten vier Wochen aus? Gibt es Projekte, die eine höhere Priorität haben? Oder gibt es Aufgaben, die du verschieben kannst?
3. Schritt: Sortiere deine Projekte nach Wichtigkeit

Du kennst jetzt die Ziele, die du im kommenden Monat umsetzen willst. Schaue dir jetzt deine anstehenden Projekte an und überlege, wie diese zu deinen priorisierten Zielen passen. Gut möglich, dass du noch ein paar Anpassungen machen musst.

Beachte bei der Gegenüberstellung von Projekten und Zielen folgende Fragen:

  • Welche Projekte solltest du in Angriff nehmen? Welche Projekte zahlen auf deine Ziele ein?
  • Gibt es Projekte, die du vorerst pausieren solltest?
  • Willst du Ziele, Projekte oder deren Wichtigkeit umplanen?
4. Schritt: Mache Anpassungen – wenn diese notwendig sind

Wenn du zu viele Dinge zu tun hast oder sich kurzfristig andere Aufgaben ergeben, dann kannst du in diesem Schritt Veränderungen vornehmen.

Achte auch darauf, dass du genügend freie Zeiten hast, die du bewusst für dich nutzen kannst. Schließlich geht es nicht darum, dass du die ganze Zeit durcharbeitest. 😉

Worauf bei der Wochenplanung zu achten ist

Auf die Jahres- und Monatsplanung sollte die Wochenplanung folgen.

Du bist der Meinung, dass du mit deiner Jahres- und Monatsplanung bereits an alles gedacht hast? Ich wäre sehr erleichtert, wenn sich meine Planungsphasen auf diese übergeordneten Pläne beschränken würden. Dem ist leider nicht so. Auf die Jahres- und Monatsplanung sollte die Wochenplanung folgen.

Bei der Planung deiner Woche planst du To-Dos, Aufgaben und Termine ein. Hierbei berücksichtigst du auch deine Kapazitäten, die dir täglich und wöchentlich zur Verfügung stehen.

Was steckt in der Wochenplanung noch drin? Du erstellst dir eine Übersicht über deine kommende Arbeitswoche mit allen wichtigen Terminen und Zeiten, die dir frei zur Verfügung stehen.

So bereitest du deine Wochenplanung vor

Wenn du denkst, dass du in deiner Monatsplanung bereits alle wichtigen To-Dos und Aufgaben berücksichtigt hast, brauchst du nicht unbedingt eine Wochenplanung.

Wenn du deine Woche im Voraus planen willst, bietet es sich an, dies am Ende der vorherigen Woche zu machen.

1. Schritt: Wie verliefen die letzten sieben Tage?

Stelle dir bei deinem Rückblick die folgenden Fragen:

  • Bist du deinen langfristigen Zielen näher gekommen?
  • Was musst du in der kommenden Woche ändern?
  • Hast du dich mit wirklich wichtigen Dingen beschäftigt?
2. Schritt: Plane deine Woche

Hier kannst du Ziele, Aufgaben und To-Dos mit Terminen abgleichen. So gehst du sicher, dass du für alle diese Dinge genügend Zeit hast.

YouTube Tipps zu Produktivitätsexperten.

YouTube-Tipps

Wenn du auf der Suche nach Inspiration rund um Produktivität und Planung bist, empfehle ich dir die folgenden YouTuber.

Sie alle haben sehr viele Tipps rund um Produktivität, Methoden und Tools für (bessere) Planung. Viel Spaß beim Anschauen.

 

Tagesplanung: Wann macht diese Planung Sinn?

Jeder Mensch plant seinen Tag in der einen oder anderen Form – dazu zählt auch das Führen von To-Do-Listen auf Post-its. 😉 Wenn du alle vorherigen Planungen gemacht hast, wird dir die Tagesplanung mit Sicherheit noch leichter fallen.

Hier beschäftigst du dich vor allem mit der Umsetzung der Aufgaben und Termine, die sich mit deinen üblichen To-Dos, deinen mittel- und langfristigen Zielen oder mit deiner Vision beschäftigen.

Jahres-, Monats- und Wochenplanung sollten zu deinem Leben passen

 
Was ist, wenn es mit deinen Plänen mal nicht so gut läuft? Halb so schlimm.

Was ist, wenn es mit deinen Plänen mal nicht so gut läuft? Halb so schlimm. Schlussendlich kannst du dein gesamtes Leben nicht planen. Es wird immer Bereiche geben, die dich mit positiven und negativen Ereignissen überraschen werden.

Wenn dir wie mir mal die Puste ausgeht, ist es vollkommen in Ordnung, die Arbeit und die Pläne ruhen zu lassen und Prioritäten zu setzen. Du kommst dann ins Tun, wenn es sich für dich richtig anfühlt.

Bei der Umsetzung deiner Ideen und Ziele wird dir das Leben mit Sicherheit hier und da Steine in den Weg legen. Dann gilt es, Umwege oder neue Lösungen zu suchen. Deine Nerven und deine Zeit steckst du damit keineswegs ins Scheitern. Du gewinnst an Erfahrungen, lernst dazu und weißt, wie du dich zukünftig in einer ähnlichen Situation verhältst.

Mit Plänen lebt es sich leichter. Ohne Pläne wird es etwas unübersichtlicher. Egal, wie du deine Zeit strukturierst oder nicht, das Leben wird mit Sicherheit nicht langweilig. 😉