Jahres-, Monats- und Wochenplanung: Worauf du achten solltest

Jahresplanung, Monatsplanung und Wochenplanung. Muss diese Planung sein? Kommt darauf an. Was willst du erreichen und umsetzen?

Die einen leben von Tag zu Tag. Die anderen leben mithilfe eines Jahresplans, Monatsplans und Wochenplans. Einige von diesen Planern berücksichtigen sogar das Halbjahr und die Gestaltung einzelner Tage.

Bei dem Gedanken daran, alles bis ins kleinste Detail durchzuplanen, bekommen viele Menschen einen entsetzten Gesichtsausdruck. Oder zählst du zu denjenigen, die schmunzeln, ihren (Papier-)Planer ausbreiten und bekunden, dass sie weitaus minutiöser planen? 😉

Was ich mit der Zeit – im Freiberuf und in den Agenturen – gelernt habe: Jeder Mensch hat seine eigenen Systeme und das unabhängig davon, ob es bei Projekten oder in Organisationen bereits vorhandene Strukturen dafür gibt.

Von mir erfährst du, wofür du die einzelnen Planungsstufen nutzen kannst. Die eine oder andere Anekdote zu dem einen oder anderen Abschnitt steuere ich ebenfalls bei.

Worauf bei der Jahresplanung zu achten ist

Was kannst du mit deiner Jahresplanung verfolgen? Im Grunde drei Dinge. Du kannst an der Umsetzung deiner Vision arbeiten, mehrere lang- und mittelfristige Pläne verfolgen, die du in diesem oder im nächsten Jahr umsetzen willst. Mit deiner Jahresplanung lassen sich auch strategische Ziele oder Entscheidungen, die man zukünftig treffen möchte, festhalten.

Jahresplanung: So legst du deine Ziele fest

Es gibt eine Reihe von Schritten, die in jede Jahresplanung mit aufgenommen werden sollten. Die wichtigsten Punkte möchte ich dir mit auf deinen Planungsweg geben. Entscheide für dich selbst, welche Schritte du benötigst und welche du vielleicht auch weglassen kannst.

Jahresplanung: Interview mit Christian Müller

Für viele Selbstständige, die ihre Tätigkeit bereits länger ausüben, zählt diese Form der Planung sicherlich zu den wichtigsten Methoden. Schließlich behältst du so dein ganzes Jahr im Blick. Auch Christian können wir zu diesen „alten Hasen“ zählen. Mittlerweile führt er die Jahresplanung nicht nur für sich, sondern auch für sein kleines Team aus Mitarbeitenden durch. Hilfreiche und interessante Einblicke, denn den einen oder anderen Tipp kannst du auch für deine Planung mitnehmen und vielleicht sogar umsetzen.

Über den Interviewpartner

Christian unterstützt als Kommunikationsberater Soziale Einrichtungen, Bildungsträger, KMU und Start Ups auf dem Weg in die digitale Kommunikation. Mit seinen Kunden entwickelt er Kommunikationsstrategien, schult Mitarbeiter und hilft dabei, die nötige Kompetenz inhouse aufzubauen. Das Ziel: Die individuell wichtigen Menschen zu erreichen, Gespräche zu initiieren und tragfähige (Kunden) Beziehungen aufzubauen.

Warum setzt du auf Jahresplanung?

Weil ich von Haus aus chaotisch bin, brauche ich Planung und Struktur. Mir ist dabei bewusst, dass meine Jahresplanung vermutlich nicht so eintreten wird, wie ich sie anlege und ich mir das vorstelle. Das ist allerdings auch nicht das Ziel. Jahresplanung ist für mich die Gelegenheit, gemeinsam mit meinem Team die Richtung für das Jahr festzulegen und zu reflektieren. Es geht mir / uns also darum, bewusst eine Richtung festzumachen und den Rahmen abzustecken. Eine detaillierte Planung funktioniert für mich nicht.

Welche Ziele setzt du dir in einem Jahr?

Bei den Zielen ist es ähnlich wie bei der Planung: Sie dienen als Anker und Richtungsgeber, sind aber nicht in Stein gemeißelt. Dieses Jahr (2023) haben wir uns Umsatz-, Gewinn-, Weiterbildungs- und Lernziele und Wunschkund*innen und Projekte gesetzt, die wir erreichen wollen.

Wenn wir denen nahe kommen, oder auf dem Weg dahin in andere, für uns bessere passende Richtungen abbiegen, sind wir damit happy. Am wichtigsten: Alles steht unter dem übergeordneten Ziel, unseren Impact, also unsere Wirkung, zu vergrößern.

Wie gehst du bei der Jahresplanung vor?

Wir sammeln vorab im Team alle Themen, Schwerpunkte, Events, persönliche Ziele und (Entwicklungs) Wünsche und Termine, die uns wichtig erscheinen.

Dann setzen wir uns im Team einen Tag zusammen, arbeiten das zusammen durch, priorisieren und tragen Events und Zieldaten in Kalender und Projektmanagement-Tools ein.

Damit steht unser Rahmen. In der quartalsweisen Team-Reflexion prüfen wir im Verlauf des Jahres, wie weit wir gekommen sind. Meine erste Planung beginnt persönlich auf digitalem oder analogen Papier, danach kommen die Tools.

Deine 3 Tipps für eine erfolgreiche Jahresplanung?

1. Mach dir zuerst deine persönlichen Prioritäten, Wünsche und Ziele klar. Für mich findet das in einer Stunde mit Kaffee, Stift und Papier statt.
2. Beziehe im zweiten Schritt all die Menschen ein, die dir für diese Ziele und für dich generell wichtig sind. Fokussiere dich wirklich nur auf den engen Kreis, also die Menschen, deren Meinung dir wichtig ist. 
3. Sieh Ziele und Planung nicht zu eng. Wenn du langsam in die richtige Richtung unterwegs bist, ist das viel besser, als mit voller Energie in die falsche zu rennen. Deshalb sind Reflexion und Priorisierung vor, während und nach der Planung so wichtig.

Halbjahresplanung: Reflexion oder detaillierte Planung?

Mit der Jahresplanung hast du deine übergeordneten Ziele festgelegt. Mit der Halbjahresplanung kannst du gleichzeitig eine Halbjahresreflexion durchführen. Mit der Reflexion überprüfst du, wie sich deine Kommunikationsaktivitäten oder anderen Ziele bisher entwickelt haben. Wenn du merkst, dass du diese noch nicht erreichst hast, kannst du deine Pläne optimieren.

Damit lässt sich dein Jahresrückblick leichter und schneller durchführen, weil du bereits weißt, ob du deine Jahresziele erreicht hast oder nicht.

Neben einer ersten Analyse deiner Ziele eignet sich die Halbjahresmarke auch gut für eine kleine Verschnaufpause, bevor es in die zweite Jahreshälfte geht. Bei der Analyse solltest du gründlich vorgehen, deine Kommunikation oder deine anderen Ziele sowie Vorhaben unter die Lupe nehmen und entscheiden, wie es weitergehen soll.

Der Vorteil an der Halbjahresreflexion

Du kannst dich, deine Pläne und Vorhaben neu ausrichten, wenn du merkst, dass du dich nicht in die gewünschte Richtung entwickelst.

Im Juli 2023 habe ich gemerkt, dass ich in meiner Tätigkeit als Selbstständige etwas ändern möchte. Bis zum Jahresende nahm ich mir die Zeit, meine Website und Angebote zu optimieren. Gewisse Dinge zu entstauben und schön(er) herzurichten, ist nie eine falsche Idee – mir tut es gut, meinem Business tut es gut und potenzielle Kund*innen erfreuen sich an einer aufgeräumteren Website. 😉

Vergiss nicht, stolz auf dich zu sein. Insbesondere dann, wenn du neue oder weitere Pläne schmiedest. Du hast es bis hierhin geschafft – und der Weg war, nicht nur aufgrund der aktuellen Ereignisse, kein leichter. Ein Grund mehr, sich ein wenig zu feiern.

Worauf du bei der Halbjahresplanung achten solltest

In diesem Jahr (2024) habe ich nur das erste Halbjahr meiner Selbstständigkeit geplant. Dafür war die Planung umso detaillierter. Doch nicht nur das Geschäftliche stand für mich im Vordergrund, sondern auch das Privatleben.

In den letzten Jahren bin ich immer wieder ins Stocken geraten, weil ich meine Freizeit und meine Hobbys vernachlässigt habe. Das will ich dieses Jahr besser machen. Deshalb gibt es statt einer Jahresplanung „nur“ eine Halbjahresplanung.

Im Folgenden habe ich fünf Aspekte zusammengefasst, auf die ich dieses Jahr bei der Halbjahresplanung besonders geachtet habe. Worauf willst du in diesem Jahr nicht verzichten?

Lesetipp

Du interessierst dich für weitere Planungstools und -methoden? Dann werfe gerne einen Blick auf diesen Beitrag. Hier berichte ich über meine Erfahrungen mit dem Aufsetzen eines Kanban Boards, meinem Trello Board und meinem Tageskalender. Du findest hier auch die Antwort auf die Frage, ob die Arbeit mit diesen Strukturen produktiver ist.

[Den Beitrag lesen]

Quartalsplanung: Interview mit Michaela Benkitsch

Bei all den Planungsmöglichkeiten habe ich dir eine Methode im Eifer des Schreibgefechts unterschlagen. 😉 Zum Glück wies mich eine selbstständige Kollegin – Michaela Benkitsch, Die Markenmentorin –  auf Instagram darauf hin. Sie nutzt die Quartalsplanung regelmäßig. Darum erzählt dir Michaela etwas an dieser Stelle etwas darüber und gibt dir ein paar Tipps, die du beim Einsatz dieser Planungsmethode nutzen kannst.

Über die Interviewpartnerin

Michaela Benkitsch ist Markenstrategin aus Wien, online unterwegs als Die Markenmentorin. Ihre große Leidenschaft liegt in der identitätsbasierten Markenentwicklung, sprich, von Innen nach Außen. Denn eine Marke ohne solidem Fundament ist eine leere Hülle. Starke Marken wirken und sind für den Kunden spürbar. Ab der ersten Sekunde.

Warum setzt du auf Quartalsplanung?

Im Alltag haben wir so viele Dinge um die Ohren, dass wir uns gerne verzetteln. Daher arbeite ich unterjährig am liebsten mit der Quartalsplanung. Denn sie hilft mir am besten, meinen Fokus zu behalten und dranzubleiben. Ein Quartal ist ein übersichtlicher Zeitraum, um (umsatzbringende) Projekte auch zu verwirklichen. 

Welche Ziele setzt du dir in einem Quartal?

Wir wollen ein erfolgreiches Business führen bzw. aufbauen, kein teures Hobby haben. Deshalb setze ich mir pro Quartal immer ein bis zwei umsatzbringende Ziele. Wieviele das tatsächlich sind, hängt natürlich immer von der Projektgröße ab. Solche Ziele können sein: Der Launch eines größeres Programmes, daneben der Launch von Workshops. Oder auch Gewinnung von x 1:1 Kunden.

Neben diesen umsatzbringenden Zielen setze ich mir weitere Marketingziele: Zum Beispiel: Neues Freebie, Überarbeitung Webseite, x Interviews führen, etc.

Da ich schon länger mit der Quartalsplanung arbeite, habe ich es gut im Gespür, wie viele Ziele tatsächlich Sinn machen, ohne mich selbst zu sehr unter Druck zu setzen. Es ist ja so, dass daneben noch das laufende Business, sprich, die bestehenden Kunden optimal betreut werden wollen und im Tagesgeschäft ohnehin zusätzliche, unvorhergesehene Dinge anfallen. Also gerne einen Zeitpolster einplanen.

Wie unterscheidet sich diese Zielsetzung im Gegensatz zu Jahres- oder Halbjahreszielen?

Die Jahresplanung sehe ich als strategische Planung und geht natürlich nicht so sehr ins Detail wie die Quartalsplanung. Sie dient mir vorwiegend dazu, die Richtung vorzugeben, größere Ziele zu formulieren und nicht vom Kurs abzukommen. In die Jahresplanung fließen auch verschiedene Lebensbereiche ein, sprich, auch persönliche Ziele haben hier Platz (zB Gesundheit, Familie…) und natürlich die Finanzen. Ich setze mir ein Jahresumsatzziel.

Eine Halbjahresplanung mache ich nicht. Ich sehe darin keinen Nutzen für mich.

Wie gehst du bei der Quartalsplanung vor?

Ganz wichtig ist, dass ich mir bewusst Zeit nehme und einen Tag frei halte für die Quartalsplanung. Also raus aus dem Tagesgeschäft, und rein in die Adlerperspektive. Wenn ich das nicht mache, dann kommt hinten nur eine To-do-Liste raus, und kein sinnvoller Plan. Eine Quartalsplanung beinhaltet die nächsten 90 Tage. Das kann nicht einfach so nebenher gehen. 

Als Basis für die Quartalsplanung dienen zwei Aspekte:

• Erstens die Jahresplanung: Wo steht mein Business jetzt im Hinblick auf meine Jahresziele? Auch im Hinblick auf mein Jahresumsatzziel?
• Und zweitens der Rückblick und die Learnings der vorangegangenen Quartalsplanung.

Dann habe ich einen optimalen Status Quo, auf Basis dessen ich mir für das kommende Quartal wieder 1-2 Fokusprojekte vornehme, die Potential haben, Umsatz zu bringen.

Im Anschluss überlege ich mir, welche Maßnahmen es braucht, um diese Ziele zu erreichen. Hier mache ich am liebsten ein Brainstorming und bringe danach meine Ideen in eine sinnvolle Ordnung. Und hier wäre ich dann schon bei den monatlichen bzw. wöchentlichen Schwerpunkten. Wenn man so will, kann man das auch als Aktionsplan bezeichnen.

Mit dieser Vorgangsweise verhindere ich, dass ich am Montagmorgen dasitze und mich frage, was zu tun ist.

Deine 3 Tipps für eine erfolgreiche Quartalsplanung?

• Plane immer vom Ziel aus rückwärts. D.h. setze dir das Ziel, und schau, welche Aktivitäten und Maßnahmen zur Erreichung notwendig sind.
• Plane realistisch. Wenn du dir utopische Ziele setzt oder auch zu viele Ziele, kannst du sie nicht erreichen. Das ist mit der Zeit deprimierend und lässt dich leider viele Dinge in Frage stellen. Ich setze auf stetiges Businesswachstum.
• Halte unbedingt laufend deine Learnings fest, – einfach in einem File zu jedem Projekt. Nur so vergisst du nichts und kannst dich kontinuierlich verbessern und das auch in deine Planung einfließen lassen.

Worauf bei der Monatsplanung zu achten ist

Visionen lassen sich nicht umsetzen, wenn du dafür keine Zwischenziele festgelegt hast. Diese Meilensteine kannst du in deiner Monatsplanung berücksichtigen.

Deine Pläne für den Monat beinhalten aber auch die Zwischenziele, die du für deine lang- und mittelfristigen Pläne, Projekte oder Ziele monatlich erfüllen musst, um diese Endziele oder -zustände zu erreichen.

Mir hilft es auch sehr, wenn ich einen Blick auf den nächsten Monat werfe. So weiß ich bereits, ob ich bestimmte Projekte besser in den kommenden Monat verschieben sollte oder ob ich diverse Pläne umstellen muss. Schlussendlich erhalte ich einen besseren Überblick – auch über meine freien Kapazitäten.

Schritt für Schritt zur Monatsplanung

Bevor du dich an die Monatsplanung machen kannst, solltest du ein paar Dinge vorbereiten. Für die regelmäßige Monatsplanung solltest du dir etwa eine Stunde Zeit nehmen. Führe deine Planung an einem ruhigen Ort durch, an dem du ungestört bist. Stelle auch all deine Benachrichtigungen aus.

Wenn du diese Vorbereitungen getroffen hast, kannst du mit der Monatsplanung beginnen.

Worauf bei der Wochenplanung zu achten ist

Du bist der Meinung, dass du mit deiner Jahres- und Monatsplanung bereits an alles gedacht hast? Ich wäre sehr erleichtert, wenn sich meine Planungsphasen auf diese übergeordneten Pläne beschränken würden. Dem ist leider nicht so. Auf die Jahres- und Monatsplanung sollte die Wochenplanung folgen.

Bei der Planung deiner Woche planst du To-Dos, Aufgaben und Termine ein. Hierbei berücksichtigst du auch deine Kapazitäten, die dir täglich und wöchentlich zur Verfügung stehen.

Was steckt in der Wochenplanung noch drin? Du erstellst dir eine Übersicht über deine kommende Arbeitswoche mit allen wichtigen Terminen und Zeiten, die dir frei zur Verfügung stehen.

So bereitest du deine Wochenplanung vor

Wenn du denkst, dass du in deiner Monatsplanung bereits alle wichtigen To-Dos und Aufgaben berücksichtigt hast, brauchst du nicht unbedingt eine Wochenplanung.

Wenn du deine Woche im Voraus planen willst, bietet es sich an, dies am Ende der vorherigen Woche zu machen.

Wochenplanung: Interview mit Kristina Priller

Wer sich auf Instagram in meiner Content-, Marketing- und Produktivitätsbubble bewegt, ist Kristina sicherlich schon über den Weg gelaufen. 🙂 Doch nicht nur auf diesem Kanal teilt sie ihre wertvollen Tipps rund um Organisation und Produktivität. Du kannst sie auch auf weiteren Kanälen entdecken. Da sie immer wieder über ihre Wochenplanung gesprochen hat, dachte ich mir, es wird höchste Zeit, mit ihr zu diesem Thema ein Interview zu führen. Freu dich auf spannende Einblicke und Tipps.

Über die Interviewpartnerin

Kristina liebt es, organisiert zu sein – und hat in den fünf Jahren ihrer Selbstständigkeit festgestellt, dass gutes Selbstmanagement erfolgskritisch ist. Deshalb begleitet sie Menschen als Coach auf dem Weg zu einem produktiveren Arbeitsleben und teilt ihr Wissen und ihre Erfahrung in Workshops rund um Planung und Zeitmanagement. Ihre Impulse, Lösungsansätze und Ideen teilt sie auch auf Instagram, LinkedIn und in ihrem Newsletter „The Happy Worklife“.

Warum setzt du auf Wochenplanung?

Wenn ich meine Woche nicht vorab plane, bringe ich mich automatisch in eine reaktive Position: Ich arbeite ab, was anfällt – und erlaube damit anderen, die Prioritäten für mich zu setzen. Eine Wochenplanung gibt mir die Chance, meine Agenda strategisch zu gestalten, meine Ziele im Fokus zu behalten und macht es leichter, Wichtiges von Dringendem zu unterscheiden.

Welche Ziele setzt du dir in einer Woche?

Das ist ganz unterschiedlich – denn es hängt vor allem davon ab, wie viel tatsächliche Arbeitszeit ich in einer Woche zur Verfügung habe. In einer Woche mit sehr vielen Terminen sind das manchmal nur wenige Stunden. Grundsätzlich habe ich es mir zur Regel gemacht, für jede Woche drei Prioritäten festzulegen, an denen ich auf jeden Fall festhalten möchte – auch wenn alles anders läuft als geplant. Das hilft mir sehr, den Fokus zu bewahren.

Wie gehst du bei der Wochenplanung vor?

Ich überprüfe Freitagabend oder Sonntagnachmittag als Erstes meine Terminplanung für die Woche: Passt alles zueinander, gibt es Terminkollisionen oder Überschneidungen? Wo brauche ich Unterstützung? Im zweiten Schritt prüfe ich, wie viel Zeit mir außerhalb der Termine zum Abarbeiten von Aufgaben bleibt.

Als Nächstes ist meine To Do-App an der Reihe. Ich suche mir die Aufgaben heraus, die ich für die nächste Woche vorgesehen habe und checke sie noch einmal kritisch gegen:

• Habe ich alle Infos, um anzufangen?
• Warte ich noch auf Input/Feedback?
• Passt die zeitliche Planung zu den Deadlines?

Ich markiere meine drei wichtigsten Aufgaben und verteile die Tasks grob auf die verschiedenen Wochentage. Für größere Aufgaben trage ich Termine mit mir selbst in meinen Kalender ein – für ein höheres Commitment und zum besseren Zeitmanagement. Den genauen Ablauf eines Arbeitstages (Was mache ich wann?) plane ich dann jeweils am Vorabend.

Deine 3 Tipps für eine erfolgreiche Wochenplanung?

Nur drei? Mir fallen ganz viele ein! 😉 Ok,

1. Routineaufgaben nicht vergessen: Wenn wir planen, vergessen wir oft, dass wir auch Zeit benötigen, um E-Mails zu beantworten, mit Kolleg:innen Dinge zu besprechen, Buchhaltung/Rechnung zu erledigen oder anderes Organisatorisches zu erledigen. Plane auch dafür Zeit ein!
2. Wir überschätzen die Zeit, die wir zur Verfügung haben und unterschätzen, wie lange wir für eine Aufgabe brauchen: Grundsätzlich keine günstige Kombination. Es lohnt sich deshalb, ein Auge darauf zu haben, wie lange bestimmte To Do’s dauern und das auch für eine Weile zu notieren – so kannst Du künftig realistischer planen. Wenn Du neu mit einer Wochenplanung startest: Plane zeitlich großzügig.
3. Pausen bewusst einplanen: Wenn Du freiwillig keine Pause machst, nimmt sich Dein Gehirn einfach eine – und Deine Produktivität sinkt. Plane regelmäßig kleine Unterbrechungen zwischen Terminen und Aufgaben ein – und sorge für ein wenig Bewegung und frische Luft. Und: Denk‘ daran, regelmäßig ausreichend zu trinken. Und zwar nicht nur Kaffee! 😉

YouTube-Tipps

Wenn du auf der Suche nach Inspiration rund um Produktivität und Planung bist, empfehle ich dir die folgenden YouTuber.

Sie alle haben sehr viele Tipps rund um Produktivität, Methoden und Tools für (bessere) Planung. Viel Spaß beim Anschauen.

• Matt D’Avella
• Thomas Frank
• Ali Abdaal

Tagesplanung: Wann macht diese Planung Sinn?

Jeder Mensch plant seinen Tag in der einen oder anderen Form – dazu zählt auch das Führen von To-Do-Listen auf Post-its. 😉 Wenn du alle vorherigen Planungen gemacht hast, wird dir die Tagesplanung mit Sicherheit noch leichter fallen.

Hier beschäftigst du dich vor allem mit der Umsetzung der Aufgaben und Termine, die sich mit deinen üblichen To-Dos, deinen mittel- und langfristigen Zielen oder mit deiner Vision beschäftigen.

Jahres-, Monats- und Wochenplanung sollten zu deinem Leben passen

Was ist, wenn es mit deinen Plänen mal nicht so gut läuft? Halb so schlimm. Schlussendlich kannst du dein gesamtes Leben nicht planen. Es wird immer Bereiche geben, die dich mit positiven und negativen Ereignissen überraschen werden.

Wenn dir wie mir mal die Puste ausgeht, ist es vollkommen in Ordnung, die Arbeit und die Pläne ruhen zu lassen und Prioritäten zu setzen. Du kommst dann ins Tun, wenn es sich für dich richtig anfühlt.

Bei der Umsetzung deiner Ideen und Ziele wird dir das Leben mit Sicherheit hier und da Steine in den Weg legen. Dann gilt es, Umwege oder neue Lösungen zu suchen. Deine Nerven und deine Zeit steckst du damit keineswegs ins Scheitern. Du gewinnst an Erfahrungen, lernst dazu und weißt, wie du dich zukünftig in einer ähnlichen Situation verhältst.

Mit Plänen lebt es sich leichter. Ohne Pläne wird es etwas unübersichtlicher. Egal, wie du deine Zeit strukturierst oder nicht, das Leben wird mit Sicherheit nicht langweilig. 😉