Dank Zeitmanagement-Methoden kannst du deinen Tag effizienter gestalten. Finde heraus, welche Methoden dir in deinem Kommunikationsalltag helfen können.
Zeitmanagement spielt vor allem jetzt eine wichtige Rolle. Viele von uns befinden sich immer häufiger im Homeoffice. Remote-Arbeit steht an der Tagesordnung und wir können alle noch nicht absehen, ob sich etwas an diesem Zustand in naher oder erst weiter Zukunft ändern wird.
Das Verlassen des Arbeitsortes wird immer schwieriger, da sich viele Kommunikator*innen und Marketer*innen bei der Arbeit in den eigenen vier Wänden befinden. Es gibt kaum noch Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben.
Umso wichtiger ist es also, die eigene Zeit besser einzuteilen, sodass man am Ende des Tages auch mal Feierabend macht. Freiberufler tun sich mit diesem Umstand häufig schwerer als Angestellte – bei mir ist es meist der Spaß an der Arbeit oder eine Deadline, die mich zur Nachteule werden lässt. 😉
Mit der passenden Kombination aus unterschiedlichen Zeitmanagement-Methoden kannst du versuchen, deinen Tag besser zu gestalten. Welche Methoden du nutzen kannst, erkläre ich dir in diesem Beitrag.
Zeitmanagement-Methoden: Wieso, weshalb, warum?
Beim Zeitmanagement dreht sich eigentlich alles um Entscheidungen. Entscheidungen, die du täglich triffst: Was willst du tun? Wann muss etwas fertig sein? Welche Aufgaben willst du bearbeiten? Welche Ziele willst du damit erreichen? Und viele Fragen mehr. Die Beantwortung dieser Fragen und das Abarbeiten von Aufgaben mit fristgerechter Abgabe, erlauben es dir gewisse Prioritäten zu setzen. Wenn du deine Zeit auf diese Art und Weise erfolgreich für dich einteilst, kannst du von einem guten Zeitmanagement sprechen.
Diverse Methoden können dir dabei helfen, deine Zeit noch besser einzuteilen. Zeitmanagement-Methoden umfassen eine Reihe von Regeln oder Prinzipien, die du beachten kannst, um besser mit deiner eigenen Zeit umzugehen. Diese Methoden können dir auch dabei helfen, bessere und schnellere Entscheidungen zu treffen.
Wer die passenden Techniken für sich gefunden hat, kann in kürzerer Zeit mehr erreichen. Hast du gewusst, dass all diese Methoden gewisse Gemeinsamkeiten haben? Sie alle basieren auf einer oder mehreren der folgenden Grundtechniken:
- Du schreibst dir auf, was du tust.
- Du denkst zuerst an wichtige Aufgaben.
- Du achtest auf To-dos mit hoher Priorität und unterscheidest diese von Routineaufgaben.
- Du weißt auch, wie wichtig Pausen sind.
- Du achtest auf dein Stresslevel.
- Du achtest auf dein Team.
- Du hast den Fortschritt deines Projekts im Auge und identifizierst Verzögerungen.
Welche Fähigkeiten brauchst du für effizientes Zeitmanagement?
Einfach die eine oder andere Methode einzusetzen, reicht nicht aus. Du brauchst eine Reihe von Fähigkeiten, damit du die Methoden auch gewinnbringend für dich nutzen kannst. Für dein Zeitmanagement solltest du SMART-Ziele festlegen. Ziele, die spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden sind. Nur so weißt du, ob du mit den von dir gewählten Methoden auch deine festgelegten Ziele erreichst. Gleichzeitig stellst du sicher, dass du neben den Zielen auch klar definierte Aufgaben und genügend Ressourcen hast. So erstellst du einen Plan, der dich schlussendlich zu deinen Zielen führt.
Der Faktor Stress wird dabei oft übersehen. Neben einem effizienten Zeitmanagement braucht es eine Reihe von Strategien und Taktiken, mit denen du Stress abbauen kannst. So lässt es sich dann entspannter und besser arbeiten.
Deine Arbeitsbelastung zu reduzieren ist sinnvoll, wenn du zu viele Aufgaben auf dem Tisch hast. Binde Kolleg*innen und Mitarbeitende ein. Wenn du als Selbstständige*r oder Freiberufler tätig bist, kannst du bestimmte organisatorische Aufgaben an einen Virtual Assistant weitergeben.
Du weißt bereits aus dem letzten Artikel, dass du die Finger von Multitasking lassen solltest. Besser ist es, wenn du dich auf eine einzige Aufgabe konzentrierst bevor du die nächste Aufgabe in Angriff nimmst – diese Vorgehensweise nennt man auch Single-Tasking. Eine weitere wichtige Fähigkeit ist „nein“ sagen. Sage nur zu wichtigen Sachen „ja“, vermeide Dinge, die dich von deinen eigenen Prioritäten abhalten. Setze also mehr Zeit in die To-dos, die wichtig sind, damit du deine eigenen Ziele auch erreichst – arbeite an deinen Prioritäten.
Gibt es Aufgaben, die du immer wieder aufschiebst? Dann überlege, was die Auslöser dafür sind und versuche diese zu beseitigen.
Welchen Zeitmanagement-Stil hast du?
Nicht jede Zeitmanagement-Methode wird sich für dich eignen oder zu deiner Arbeitsweise passen. Außerdem hat jeder von uns ein anderes Zeitmanagementproblem, um das er oder sie sich kümmern muss. Jede*r von uns hat einen bestimmten Zeitmanagement-Stil, der auch die zuvor genannten Probleme auslöst. Wenn du weißt, welchen Stil du hast, kann dir das auch helfen, bestimmte Probleme besser lösen zu können. Schau dir die folgenden Stile an. Vielleicht findest du dich wieder?
Abgelenkte*r
Ständig gibt es etwas Neues zu sehen, zu entdecken, zu lesen. Doch all das Neue lenkt dich von deiner eigentlichen Arbeit ab. Kurzfristige Anliegen der Chefin, des Kunden oder ein spontaner Anruf eines Kollegen können dich ebenso leicht von deinen Hauptaufgaben ablenken.
Deine größten Probleme könnten Multitasking, das Überschreiten von Deadlines und ineffektive Planung sein.
Feuerwehrfrau*mann
Fühlt es sich so an, als ob du ständig irgendwelche Feuer löschen und dich um alles selbst kümmern musst? Du fühlst dich einfach nicht wohl, wenn du nicht beschäftigt bist.
Die Frage, was als nächstes zu tun ist, stellt sich für dich kaum, weil du von selbst immer wieder neue To-dos findest. Diese Arbeitshaltung kann schnell zu Burnout führen. Deine größten Herausforderungen? Du hältst Deadlines nicht ein, vergisst Pausen zu machen und planst deine Zeit nicht gut ein.
Ja-Sager*in
Du sagst zu keiner Anfrage oder Aufgabe von Kolleg*innen „nein“. Du sagst immer „ja“ und verzichtest dadurch darauf, deine Arbeit zu erledigen. Vielleicht liegt es daran, dass du andere Aufgaben gegenüber deinen To-dos bevorzugst? Du schätzt die Bestätigung und Dankbarkeit deiner Mitmenschen.
Dabei vernachlässigst du aber auch die Aufgaben, die vielleicht dein Selbstbewusstsein steigern könnten. Dein Problem? Multitasking, du hältst deine Deadlines nicht ein, du vergisst Pausen zu machen und gestaltest deinen Arbeitstag unter Umständen zu chaotisch.
Perfektionist*in
Du achtest bei jeder Aufgabe auf die Details und lässt dir deswegen auch immer sehr viel Zeit für deine To-dos. Auch einer der Gründe, warum gewisse Aufgaben bei dir nie fertig werden. Notfalls machst du viele Überstunden und strengst dich richtig an, um ein Projekt abzugeben, das möglichst hochwertig ist. Leider weißt du nicht, wann du aufhören solltest.
Davon, dass man auch mit 80 Prozent einen Job fertig bekommen kann, hast du noch nie gehört. Der Frust über verpasste Fristen und die vielen Überstunden können auch zu Burnout führen.Versuche mehr Pausen zu machen und deine Deadlines einzuhalten.
Unterschätzer*in
Planst du für eine Aufgabe immer wieder deutlich weniger Zeit ein als diese dann tatsächlich braucht? Versuche dein Gespür für Deadlines zu verbessern.
Dein Problem: das Überschreiten von Deadlines und eine unrealistische Terminplanung.
Zauderer
Unter Zeitdruck arbeitest du am besten? Du brauchst die Deadline im Nacken, um gute Arbeit zu leisten? Eigentlich bedeutet das nur, dass du To-dos hinauszögerst. Diese ständig auf den letzten Drücker zu machen, ist aber relativ sinnlos.
Denn Stress und Druck beeinflussen deine Arbeit immer negativ. Mit mehr Zeit könntest du Ergebnisse erzielen, die dich vielleicht sogar beeindrucken würden. Arbeite daran, Deadlines zu berücksichtigen, besser zu planen und dich auf Single-Tasking zu konzentrieren.
Übersicht der bekanntesten Organisations- und Zeitmanagement-Methoden
Es gibt eine Reihe von Methoden, die derzeit sehr häufig – auch in meiner Filterblase – genutzt werden. Diese möchte ich dir im Folgenden vorstellen.
Bullet Journal
Die Methode beruht auf den Gedanken, dass man sich Zeit nehmen muss, Glück ein Nebenprodukt von Bedeutung ist, du Neugier durch das Setzen von Zielen fördern kannst und kleine Veränderungen Großes bewirken können.
Zu den wichtigsten Komponenten von Bullet Journaling zählen:
- Ein Inhaltsverzeichnis, das all die Inhalte deines Bullet Journal aufzählt.
- Drei Teile: Tägliche Übersicht von Aufgaben, Ereignissen und Notizen; eine monatliche Übersicht als Kalender und Aufgabenliste; eine Übersicht mit zukünftigen Plänen in Form einer Auflistung.
- Gruppierungen ähnlicher Ideen: Hier geht es darum, kurze Notizen mit Symbolen aufzuführen.
Jeden Monat überprüfst du deine To-dos. Aufgaben, die du wieder oder noch nicht erledigt hast, überführst du dann in die nächste Liste.
Weitere Informationen:
Deep Work
Ein von Carl Newport entwickelter Begriff. Dieser besagt, dass du all deine intellektuellen Aktivitäten in einem Zustand absoluter Konzentration ausführen solltest; ein Zustand, der deine kognitiven Fähigkeiten an ihre Grenzen bringt. Nur wenn du Deep Work betreibst, kannst du neue Werte schaffen, deine Fähigkeiten verbessern und Dinge tun, die schwer zu kopieren sind. Viele Menschen nennen diesen Zustand auch „Flow“. Dieser ermöglicht dir, tiefe Arbeit zu leisten.
Der beste Weg, um schlechte Arbeitsweisen zu überwinden, besteht darin, sich über längere Zeit nur auf eine Sache zu konzentrieren. Alles andere musst du dafür ignorieren.
Weitere Informationen:
Eisenhower Matrix
Diese Matrix wird häufig für die Priorisierung von Aufgaben genutzt. Hierfür teilst du die Matrix in vier verschiedene Bereiche:
- Dringend + wichtig: Aufgaben, die du zuerst ausführst.
- Nicht dringend + wichtig: To-dos, die du nach einem bestimmten Zeitplan abarbeitest.
- Dringend + nicht wichtig: Alltägliche Tasks, die du nicht selbst machen musst und delegieren kannst.
- Nicht wichtig + nicht dringend: Aufgaben, die du machen kannst, wann du willst.
Wichtig ist es, dass du die Aufgaben aus 1. und 2. immer als erstes machst. Plane auch genügend Zeit für diese To-dos ein. Tätigkeiten, die wichtig, aber nicht dringend sind, solltest du in deinem Kalender einplanen und regelmäßig erledigen.
Weitere Informationen:
Getting Things Done
Diese Methode soll dir dabei helfen, entspannter und produktiver zu arbeiten. Dafür musst du die folgenden Punkte befolgen:
- Zunächst erfasst du alle Tätigkeiten, die dir in den Sinn kommen. Diese Infos und Daten kannst du in deinem Posteingang sammeln. Das Ziel ist es aber, den Posteingang regelmäßig zu leeren.
- Dann entscheidest du, was mit all diesen Dingen passieren soll. Etwas lässt sich nicht umsetzen? Dann überlege, ob du diese Tätigkeit löschst, archivierst oder zu einem anderen Zeitpunkt bearbeiten willst. Machbare Aufgaben könntest du ausführen, delegieren oder zu einem Datum bearbeiten. Etwas dauert weniger als ein paar Minuten? Dann mache es doch einfach sofort.
- Jetzt machst du dich an die Organisation. Führe vier Kategorien ein: Projekte, Nächste Aktion, Warten auf, Kalender. Lege deine Aufgaben unter diesen Kategorien ab. Getätigte Aufgaben kannst du archivieren.
- Überprüfe regelmäßig den Stand deiner To-dos. Aktualisiere deine Listen. Entferne Aufgaben, die du nicht bearbeitest.
- Beginne jetzt die Arbeiten zu erledigen, die du für dich selbst priorisiert hast. Stelle sicher, dass du genügend Zeit und Energie hast, um diese auch zu erledigen.
Weitere Informationen:
Kanban Board
Dabei handelt es sich um eine Denkweise und Methode für die Organisation und Planung von Arbeits- und Lebensereignissen – beide Aspekte auch im Fall von Online PR Guide und meiner Lebenskarriere. Der Ansatz soll dabei helfen, die Produktivität von allem, was man tut, zu steigern.
(Personal) Kanban können alle für sich nutzen: In Familien wird damit der Haushalt und die Hausarbeit geplant, Schüler*innen planen ihre Hausaufgaben, Entwickler*innen dokumentieren Fehler und optimieren ihre Produkte oder Führungskräfte nutzen die Kanban Boards, um Geschäft und Privatleben zu organisieren. Die Einsatzmöglichkeiten sind vielseitig.
Vorteile von Personal Kanban:
- Mit der Visualisierung der eigenen Arbeit an einem Board erhält man einen besseren Überblick, über das, was man tut.
- Aufgabenzettel mit zusätzlichen Details, Kennzeichen für Prioritäten, Fälligkeitsterminen und Beschreibungen helfen, sich zur richtigen Zeit auf die richtige Aufgabe zu konzentrieren.
- Wer ganz genau wissen will, wie produktiv er arbeitet, kann seine Arbeitsergebnisse analysieren und seine Produktivität weiter steigern.
- Mit der Personal-Kanban-Methode lässt sich Zeit sparen, die man für andere Dinge nutzen kann.
Weitere Informationen:
Objectives und Key Results
Ein Framework, das von Unternehmen wie Google, LinkedIn, Uber & Co genutzt wird. Zielsetzungen (Objectives) sind Ziele, Schlüsselergebnisse zeigen dir, wie du diese erlangst. OKRs legst du mit der Formel „Ich werde (das Ziel) gemessen an (diesen Satz von Schlüsselzielen) erreichen“ fest.
- Zielsetzungen sind Beschreibungen von dem, was du erreichen willst. Versuche diese kurz zu formulieren. Du könntest 3 bis 5 übergeordnete Ziele definieren.
- Die Schlüsselziele sind die Messgrößen für den Fortschritt, den du in Richtung deiner Ziele machst. Für jedes Ziel solltest du 3 bis 5 Schlüsselergebnisse festlegen. Wenn du dir die Schlüsselziele anschaust, solltest du eine gute Vorstellung davon haben, ob du die Zielsetzung erreichst.
OKRs können Teil eines vierteljährlichen Planungsprozesses sein. Versuche diese zu verfolgen und immer wieder zu überprüfen.
Weitere Informationen:
Pomodoro
Die Pomodoro-Technik ist eine sehr beliebte Zeitmanagement-Methode. Diese wurde vom Softwareentwickler Francesco Cirilloin in den späten 1980er Jahren erfunden. Die Idee hinter der Technik ist sehr einfach: Du teilst deine Aufgaben ein und erledigst diese in Intervallen. Diese trennst du voneinander durch kurze Pausen. Du arbeitest etwa 25 Minuten am Stück. Anschließend machst du 5 Minuten Pause. Nach vier Einheiten machst du eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten. Am einfachsten kannst du die Pomodoro-Technik mithilfe eines Timers nutzen.
Weitere Informationen:
SMART-Ziele
Diese Technik gibt es seit 1981 und sie wurde von George T. Doran erfunden. Jedes SMART-Ziel solltest du zu diesen Kriterien zuordnen können:
- Spezifisch: ein klares Ergebnis, das du erreichen willst.
- Messbar: es muss eine Möglichkeit geben, einen Fortschritt zu messen.
- Erreichbar: du kannst das Ziel mit den Ressourcen, die dir zur Verfügung stehen, erreichen.
- Relevant: das Ziel muss zu einem größeren Ziel passen und du musst wissen, wie du beides erreichen kannst.
- Zeitgebunden: du solltest eine Deadline für dein Ziel haben.
Feste Ziele ermöglichen dir motiviert und mit Orientierung zu arbeiten.
Weitere Informationen:
SCRUM
Hinter dem Buzzword SCRUM steht ein Framework, das vor allem Softwareentwickler nutzen. Eigentlich ist es keine Zeitmanagement-Methode. Aber der Ansatz kann dir dabei helfen Produktivitätsprobleme richtig anzugehen. Es geht darum, möglichst flexibel zu sein und sich immer wieder an veränderte Umstände anzupassen.
SCRUM legt großen Wert auf (gute) Beziehungen innerhalb eines Teams. Gemeinsam reagiert ihr auf Veränderungen und verbessert gemeinsam eure Arbeitsweise. Darum ist SCRUM auch eine teambasierte Technik. Du könntest diese Methode aber auch adaptieren.
Typische Rollen in einem Team sind:
- Der Product Owner verantwortet Prioritäten, spricht mit allen Beteiligten und kümmert sich um die Produkte.
- Der SCRUM-Master entwickelt das SCRUM-Framework und beseitigt auftauchende Hindernisse.
- Das Team kümmert sich um das Abarbeiten der To-dos.
Der Workflow setzt sich aus den folgenden Komponenten zusammen:
- Bei der Sprintplanung werden die Aufgaben für die nächsten zwei bis vier Wochen festgelegt.
- In kurzen, 15-minütigen täglichen Besprechungen geht es darum, das Engagement aufrechtzuerhalten.
- Bei der Sprint-Review werden die nach dem Sprint abgeschlossenen Aufgaben kontrolliert.
- Bei der sogenannten Sprint-Retrospektive diskutierst du im Team, was gut gelaufen ist und was verbessert werden könnte.
Weitere SCRUM-Komponenten:
- Product Backlog: Eine Liste von allem, was erstellt und geliefert wird.
- Sprint-Backlog: Eine Liste von Aufgaben, die bis zum nächsten Sprint erledigt sein müssen.
- User Stories: Eine testbare Bereitstellungsfunktion.
- Diagramm über den Gesamtaufwand und die Gesamtgeschwindigkeit: Ein Plan, der die Leistungsfähigkeit des Teams aufzeigt.
Weitere Informationen:
Zeit messen
Mit einem Zeiterfassungsprogramm findest du heraus, mit was du deine Zeit verbringst und wie lange du für deine Aufgaben benötigst. Du hast ein klares Bild davon, wie du deine Zeit nutzt, an wie vielen Projekten du arbeitest und wie viel du wirklich mit deiner Arbeit verdienst. Weitere Statistiken verraten dir, wie du deine Zeit sogar noch optimieren kannst.
Weitere Informationen:
Zeitmanagement-Methoden, die es sonst noch gibt
Du hast keine für dich passende Technik gefunden? Macht nichts. Vielleicht gefällt dir eine der folgenden Methoden. 🙂
1-3-5 Regel
Eine sehr sehr einfache Methode: An jedem Tag erfüllst du eine große Aufgabe, 3 mittelgroße Aufgaben und 5 kleinere To-dos. Achte dabei darauf, dass du deinen Tag entsprechend strukturierst und priorisierst.
Weitere Informationen:
168 Stunden
Diese Methode betont, dass du in einer Woche 168 Stunden Zeit hast, um all deine wichtigen Aufgaben zu erledigen. Du musst die Zeit nur richtig einteilen.
10-Minuten-Aufgaben-Liste
Erstelle eine Liste mit Aufgaben, die nicht länger dauern als 10 Minuten. Mit dieser Methode kannst du mehrere leichte Aufgaben abarbeiten.
18-Minuten-Regel
Hier geht es darum, dass du dir Zeit nimmst, um deinen Tag zu planen. Beginne damit jeden Tag 5 Minuten mit deiner Tagesplanung zu verbringen. In jeder Stunde machst du 1 Minute Pause. Hier stellst du fest, ob du Fortschritte gemacht hast und was sonst noch zu tun ist. Anschließend überprüfst du am Ende des Tages deinen Fortschritt erneut und ziehst ein Fazit.
Weitere Informationen:
52/17
Du arbeitest etwa 52 Minuten lang. Im Anschluss machst du eine 17-minütige Pause.
ABCDE-Methode
Hier unterteilst du deine Aufgabe in
- A: Die wichtigsten Aufgaben.
- B: Weniger wichtige Aufgaben.
- C: Aufgaben ohne Konsequenzen.
- D: Du delegierst Aufgaben.
- E: Aufgaben, die du nicht bearbeiten musst.
Batching
Sammle ähnliche Aufgaben. Erledige diese der Reihe nach. So minimierst du Leerlaufzeit.
Dave Lee System
Dave Lee nutzt ein System aus einer Wochenübersicht, einer täglichen Fokusliste und einem Pomodoro-Timer. Wähle fünf verschiedene Aufgaben aus, die du in dieser Woche unbedingt abarbeiten willst. Nutze jeden Tag, um eine dieser Aufgaben zu erfüllen.
Eisberg-Methode
Speichere alle Informationen ab, die du täglich nutzt. Kategorisiere diese Daten in Ordnern. Schaue dir dieses System monatlich an und überlege, wie du diese Informationen für deine aktuellen To-dos nutzen kannst.
Ivy Lee Methode
Notiere dir am Ende des Tages 6 Aufgaben, die du am nächsten Tag schaffen willst. Beginne jeden Tag mit der wichtigsten Aufgabe.
Weitere Informationen:
Glas-Methode
Kategorisiere deine Aufgaben in die Kategorien: Steine, Kiesel, Sand und Wasser. Steine stehen für die wirklich wichtigen Aufgaben. Wenn du dich mit zu viel Sand oder Wasser beschäftigst, füllst du dein Glas schneller. Das bedeutet auch, dass du keinen Platz für die Steine hast. Überlege dir also gut, wie du dein Glas füllen willst.
POSEC
Diese Abkürzung steht für „Priorisieren durch Organisieren, Rationalisieren, Sparen und Mitwirken“. Schau dir an, was du täglich zu erledigen hast und finde heraus, wie du diese Aufgaben am besten lösen kannst.
Timeboxing
Du legst für jede deiner Aufgaben einen bestimmten Zeitblock fest. Diesen Block kannst du dann immer wieder verwenden – abhängig davon wie oft du eine bestimmte Aufgabe machst. Achte aber darauf, dass du deinen Kalender nicht mit zu vielen Slots füllst.
Top Ziele
Erstelle eine Liste mit Zielen. Identifiziere die wichtigsten Ziele. Nehme dir jeden Tag Zeit, um an diesem Ziel zu arbeiten.
Überwinde deinen inneren Schweinehund
Erledige die unangenehmste und schwierigste Aufgabe als erstes. Alles Weitere ist danach leicht zu erledigen.
Zeitmanagement-Methoden: Welche Techniken passen zu deiner Arbeitsweise?
Es macht keinen Sinn, wenn du Methoden wählst, die nicht zu deiner Arbeitsweise oder deinem Arbeitsstil passen. Anhand deines Zeitmanagement-Stils findest du sehr schnell heraus, welche Probleme du lösen kannst, um produktiver zu werden und deine Zeit effizienter einzuteilen.
Ja, auch das bedeutet einen gewissen Arbeitsaufwand. Aber es kann sich lohnen. Auch ich arbeite gerade daran, meinen Zeitmanagement-Stil anzupassen. Nicht so leicht, wie ich es mir vorgestellt habe, aber diese Aufzählung hat mir geholfen, meine Methoden zu wählen.
Welche Methoden hast du im Einsatz?