Briefing 1×1: Das müssen Kund*innen, Agenturen und Freelancer*innen wissen

Konkrete Vorstellungen zu kommunizieren ist eine Herausforderung. Nicht nur zwischen Familien, Paaren oder Freunden. Vor allem zwischen Kund*innen, Agentur und/oder Freelancer*innen kommt es zu Missverständnissen. Wer möchte da nicht die Hände über dem Kopf zusammenschlagen?!? Gute Kommunikationskonzepte stehen und fallen mit dem Briefing. Ein Teufelskreis droht, wenn es bereits an dieser Stelle an der Kommunikation zwischen den Beteiligten scheitert. Was ist zu beachten?

Wie lassen sich schlechte Kommunikationskonzepte vermeiden? In dem man bereits beim Briefing versucht, alles richtig zu machen. Kund*innen wissen in vielen Fällen, was ihre Herausforderung ist. Allzu oft scheitern sie allerdings daran, diesen Bedarf auch richtig zu kommunizieren. Besonders gravierend bei Kommunikationskonzepten.

Denn wenn es keine klare Aufgabenstellung gibt, dann kann der Kommunikator meilenweit daneben liegen. Gut also, wenn man als Dienstleistender oder Kommunikationsabteilung vorher weiß, wie man an ein gutes Briefing kommt.

 

 

Woher kommt das Briefing?

Ursprünglich stammt der Begriff aus dem militärischen Sprachgebrauch. Früher wurde unter Briefing eine Lagebesprechung verstanden, bei der die aktuellen Befehle verteilt wurden. Mission Briefings enthalten Aufgaben und Befehle für eine Militäroperation.

Das Wort selbst stammt aus dem Englischen und steht für “kurz” (engl. brief). Daneben gibt es aber noch das sogenannte Rebriefing, das nichts anderes als ein Informationsaustausch nach einem Briefing ist. Auf Update Briefings greift man zurück, um sich gegenseitig auf den aktuellsten Stand zu bringen. Nach einem Ereignis oder einer schwierigen Situation folgen oft Debriefings. Hier wird das Geschehene kurz ausgewertet und in einen passenden Kontext gesetzt.

In der Kommunikation, Werbung oder im Marketing beschreibt das Briefing Informationen über Entwicklungen, Konkurrenz, Wettbewerbsvorteile, Ziele, Zielgruppen und Anforderungen.

 

Warum die Ansprüche an Briefings steigen

In der Kommunikations- und Marketingwelt trauert man gerne den schönen, alten Zeiten hinterher. Früher hatte man eine überschaubare Auswahl an Instrumenten und klare konzeptionelle Regeln. Das Briefing passte also auf eine Serviette.

Heute steht man einer Vielzahl von Kanälen gegenüber – nicht nur analog, sondern auch digital. Längst hat man sich umorientiert und bietet ganzheitliche Kommunikationskonzepte und -strategien an. Strategie und Beratung stehen im Vordergrund. Disziplinen, wie Werbung, Marketing, PR oder Dialogmarketing, müssen an einem Strang ziehen und übergreifend zusammenarbeiten.

Klar, dass auch ein Kommunikationskonzept durch diese Veränderungen komplexer wird. Gleichzeitig dient es Kund*innen, Agenturen und Kreativen als Orientierungshilfe. Denn wer verliert nicht schnell den Überblick, wenn crossmedial gedacht und gearbeitet werden muss.

Somit ist auch das Briefing nicht nur eine Arbeitsanweisung, sondern eine Anleitung für die folgende strategische Umsetzung. Auftraggebende legen mit diesem Papier die Richtung und die Zielsetzung fest.

Und dennoch haben Unternehmen, Agenturen, Kreative und Freischaffende mit Briefings zu kämpfen, da sie manchmal wenig fundiert und allzu schnell entwickelt werden. Bei diesem sehr wichtigen Teil der Konzeption Fließbandarbeit zu betreiben, finde ich äußerst fatal. Denn wenn bei einem Briefing nicht auf alle Aspekte geachtet wird, leidet damit auch die Qualität des Endresultats – das Kommunikationskonzept – darunter.

 

Ein Briefing hat viele Vorteile – auch heutzutage

Das Briefing ist kein angestaubtes Papier oder ein Relikt aus guten alten Zeiten. Ja, die Erstellung und die damit verbundene Recherche kosten vor allem Zeit. Dafür erspart man sich später sehr viel Ärger. An manch anderer Ecke kann dafür gespart werden.

Diese Vorteile bietet das Briefing noch:

• Ein gut strukturiertes Briefing sorgt dafür, dass Abteilungen übergreifend und miteinander arbeiten können.
• Mit einem Briefing werden Ziele klar definiert. Die Erwartungen von Auftraggebenden und Auftragnehmenden sind damit dokumentiert und können jederzeit überprüft werden. Jeder weiß, in welche Richtung es geht.
• Je detaillierter das Briefing ist umso leichter können Kreative Ideen entwickeln. Kreative Menschen “einfach mal machen lassen” kann zu guten Ideen führen, aber diese müssen nicht immer zum Konzept oder zum Auftraggebenden passen.
• Wie bereits gesagt, sind Briefings Anleitungen für die geplante Kommunikation. Denn das gewünschte Kommunikationsergebnis wird für alle Beteiligten ermittelt und später im Konzept festgehalten.

 

 

Leseempfehlung:

• Plädoyer für das Briefing – Johannes Faupel, Ryte

 

Fehler, die du beim Briefing vermeiden solltest

Um enttäuschende Ergebnisse zu vermeiden, ist nicht nur die Kommunikation zwischen Auftraggebenden und Auftragnehmenden entscheidend. Wer in seinem Briefing Erwartungen festhält, vermeidet schlechte Ergebnisse, überflüssige Korrekturen und Zusatzkosten.

 

Fehler der Auftraggebenden

Folgende Fehler können Auftraggebende vermeiden:

• Man vergisst sich selbst zu briefen.
  Der Auftragnehmende kann nur bestimmte Tätigkeiten für dich übernehmen und nur einen Teil deiner Fragen beantworten. Besser ist es, sich schon vor dem ersten Termin ein paar grundsätzliche Gedanken zu machen. Welches Ziel und welche Zielgruppe sollen überhaupt erreicht werden? Welche Probleme oder Bedürfnisse werden adressiert? Soll eine Teilbotschaft oder eine Kernbotschaft vermittelt werden? Welche Inhalte sind dafür notwendig? Und eine der wichtigsten Fragen: Wie hoch ist das Budget – gibt es einen Puffer, den du für den Notfall einplanen kannst?
• Es stehen zu wenige Informationen zur Verfügung. Vermeide es den Auftragnehmenden nur oberflächlich zu briefen – ansonsten musst du dich mit einem bescheidenen Ergebnis zufriedengeben. Wie bereits erwähnt, funktioniert Kreativität am besten dann, wenn eine gute Basis – möglichst viele sinnvolle Fakten und Ziele – vorhanden ist. Vergiss nicht: Das Fachwissen zu Branche und Unternehmen muss sich der Auftragnehmende immer erst aneignen. Du verfügst bereits darüber. Also lasse auch dieses Wissen in das Briefing miteinfließen.
• Zu schnelle Briefings – entweder per E-Mail oder Telefon. Aus Zeitmangel per E-Mail oder Telefon zu briefen ist bei komplexen Maßnahmen und Kampagnen keine gute Idee. Ein schriftliches Briefing ist jederzeit von allen Beteiligten abruf- und einsehbar. Jeder Schritt ist nachvollziehbar und dadurch gewinnst du an Planungssicherheit.
• Versuch und Irrtum führen zu vielen Korrekturschleifen. Projekte ziehen sich auch gerne in die Länge, wenn sich Auftragnehmende und Auftraggebende beim Design oder bei der Inhaltserstellung nicht einig werden können. Der Haken liegt meistens bei den unendlich vielen Korrekturschleifen. Es kann einige Zeit vergehen, bevor alle Beteiligten mit dem finalen Ergebnis zufrieden sind. Stehen nur eine bestimmte Zahl von Schleifen zur Verfügung – und ist das Briefing auch detailliert genug in Sachen visueller Umsetzung – kommt ihr auch mit zwei bis drei Korrekturschleifen aus.

Wer sich Zeit vor dem Briefing nimmt, hat eine bessere Ausgangslage. Gut informierte Auftragnehmende können wirksamer – und oft kostengünstiger – arbeiten. Um ein Briefing führt kein Weg vorbei. Es sei denn, du bist mit einem qualitativ fragwürdigen oder unpassenden Ergebnis zufrieden.

 

Fehler der Auftraggnehmenden

Aber auch Auftragnehmende können Probleme vermeiden, indem sie nach den folgenden schwierigen Aspekten Ausschau halten:

• Im Briefing fehlen die Verantwortlichkeiten oder diese sind unverständlich formuliert. Es fehlen Informationen oder es ist unklar, wer für welche Tätigkeiten verantwortlich ist? An dieser Stelle wäre es verkehrt als Auftragnehmender einfach loszulegen. Offene Fragen sollten vor Beginn der Umsetzung unbedingt geklärt werden. “Nur das umzusetzen, was schriftlich festgehalten wurde” ist unprofessionell. Der Auftraggebende wird es dir danken, wenn du mitdenkst und Fragen stellst. So sparen beide Seiten Nerven und zusätzliche Ressourcen müssen nicht in Anspruch genommen werden.
• Missverständnisse entstehen vor allem durch schlechte Kommunikation. Gute Kommunikation ist selbstverständlich? Leider stoßen Kommunikator*innen und Marketer*innen auch hier öfter an ihre Grenzen. Missverständnisse lassen sich nie ganz vermeiden. Sprich den Auftraggebenden an, wenn du das Gefühl hast, dass ihr aneinander vorbeiredet. Ein Tipp, mit dem du vielen Missverständnissen aus dem Weg gehen kannst? Zuhören.
• Hohe Erwartungen versus Ressourcen. Werden Aufgaben zwischen Tür und Angel vereinbart oder wird zu wenig Budget in die Hand genommen, muss man sich nicht wundern, wenn die Ergebnisse nicht wie gewünscht umgesetzt werden. Erkennt man zu hohe Erwartungen seitens des Auftraggebenden schon zu Beginn, sollte man auf die begrenzten Möglichkeiten und Ergebnisse hinweisen. Die Erwartungshaltung ist dann hoffentlich eine andere.
• Der Zeitplan ist unrealistisch. Jede*r gute Projektmanager*in weiß, dass diverse Aufgaben immer mehr Zeit benötigen als geplant. Um dennoch gute Ergebnisse zu erzielen, werden zeitliche Puffer eingeplant. Diese werden im Briefing aber nur selten festgehalten – kommuniziert werden sie aber auch kaum. Dabei profitieren beide Seiten, wenn offen und ehrlich über Puffer gesprochen wird. Denn wird diese Zeit nicht kommuniziert, hat man sie nicht und kann so verloren gehen.
• Das Budget ist zu eng bemessen. Der Auftraggebende nimmt wenig Budget in die Hand, erwartet aber Ergebnisse, die nur mit einem doppelten Budget möglich wären? Dann sollte man als Auftragnehmender darauf hinweisen und die Qualitätsunterschiede klar darstellen. So kann der Auftraggebende besser einschätzen, was für finanzielle Ressourcen tatsächlich gebraucht werden.

 

Leseempfehlung:

• Wie Sie fünf häufige Fehler beim Briefing vermeiden – Harriet Lemcke, PR-Perlen

 

Schritt für Schritt zum klaren Briefing

Für das Briefing an sich gibt es keine allgemeingültigen Regeln. Über den Umfang kann man streiten – länger als ein kurzes Telefonat oder eine E-Mail sollte es aber schon sein. Das Briefing sollte wie ein Leitfaden formuliert sein. Es fungiert als Schnittstelle zwischen Auftraggebenden und Auftragnehmenden. Das Briefing dokumentiert die komplette Entstehung eines Projektes – so wissen beide Seiten, wo das Projekt anfängt und aufhört.

 

Status Quo – Wo steht das Unternehmen derzeit?

Eine Momentaufnahme hilft, Klarheit zu schaffen und bei der zukünftigen Zielsetzung. Fragen, die man sich in diesem Schritt stellen sollte:

• Welche Kund*innen bedient das Unternehmen derzeit? Worauf legen Bestands- und Neukund*innen besonders Wert?
• Wie sieht die Situation am Markt aus? Wie gut ist das Unternehmen positioniert? Wie stark ist die Konkurrenz?
• Gibt es Kommunikationsprobleme innerhalb des Unternehmens, die angesprochen werden müssen?

An dieser Stelle könnte man auch unterschiedliche Sichtweisen und Ansichten zurate ziehen. Geschichtsführende haben eine andere Sicht auf die Dinge als Mitarbeitende oder Führungskräfte.

 

Erwartungshaltung – Was soll mit dem Konzept erreicht werden?

Eine der wichtigsten Fragen überhaupt: Was soll mit dem Konzept erreicht werden? Und welche Erwartungen werden an das Konzept geknüpft? Dazu gehört auch die Adressierung und die Ziele des Konzeptes im Briefing aufzugreifen.

• Welche Zielgruppe soll erreicht werden?
• Geht es um Bestandskund*innen oder sollen neue Kund*innen dazugewonnen werden?
• Zählen auch die eigenen Mitarbeitenden zu dieser Zielgruppe? Auf welche Art und Weise sollen sie berücksichtigt werden?
• Ist eine besondere Infrastruktur nötig, um das Konzept umzusetzen? Welche Anforderungen müssen erfüllt werden?
• Gibt es weitere Besonderheiten, auf die geachtet werden muss?

Eine andere wichtige Frage, die in Verbindung mit der Erwartungshaltung geklärt werden muss: Wie detailliert soll das Konzept am Ende sein? Wird eine ausführliche Konkurrenzanalyse benötigt? Müssen vorgeschlagene Kommunikationskanäle beschrieben werden? Gibt es eine Deadline für die Abgabe des Konzepts?

 

Inhalt – Das muss in einem Briefing drinstehen

• Zunächst muss die Ausgangslage beschrieben werden. Wozu benötigt das Unternehmen ein Konzept?
• Welche Aufgaben, Ziele und Erwartungen muss das Konzept erfüllen?
• Welche Dokumente und Informationen werden den Auftraggebenden zur Verfügung gestellt?
• Gibt es noch Details, die nicht als Materialien vorliegen? Gibt es neue Pläne der Geschäftsführung? Oder Meinungsunterschiede zwischen den beteiligten Abteilungen?
• Gibt es Ansprechpersonen, die für Fragen kontaktiert werden können?
• Bis wann ist das fertige Konzept abzugeben? Gibt es eine bestimmte Deadline?
• Soll das Konzept auf eine bestimmte Art und Weise präsentiert werden? Oder soll es den Auftraggebenden nur zugeschickt werden?
• Wer wird bei der Präsentation anwesend sein?

Meiner Meinung nach sind das die wichtigsten Bestandteile eines Briefings. Aber es können noch viele weitere Details verlangt werden. Alle Auftraggebenden briefen allerdings auf ihre eigene Art und Weise. Es liegt an den Auftragnehmenden weitere Informationen einzuholen, wenn sie diese zur Entwicklung eines Konzeptes brauchen.

 

Infografik: Schritt für Schritt zum klaren Briefing

Leseempfehlung:

• Das Briefing – dein Startschuss zum Kommunikationskonzept – Ivana Baric-Gaspar, Keen Communications

 

Briefing für Agenturen: Die eigene Vision wird die Vision von allen

Wenn es möglich wäre, würde man mit der Zusammenarbeit am liebsten sofort starten. Doch oft fehlt der Agentur die Vision, die dem Auftraggebenden im Kopf herum geistert. Die eigene Vision niederzuschreiben und sie mit anderen Leuten zu teilen, ist keine leichte Aufgabe. Doch ein aussagekräftiges Briefing kann Agenturen zu Höchstleistungen beflügeln.

Die folgenden Aspekte sollten Auftraggebende in einem Agentur-Briefing nicht vergessen:

• Neben der Frage, welches Problem – kommunikativ – gelöst werden soll und wer das Problem hat, sollte erklärt werden, warum dieses Problem existiert. Oder gibt es vielleicht noch weitere Aspekte, die das Lösen des Problems verhindern?
• Welche Dienstleistungen, Produkte oder Services können das beschriebene Problem lösen? Der Fokus sollte dabei auf so wenigen Lösungen liegen wie möglich. Das macht die Umsetzung des Konzeptes einfacher.
• Entscheidend sind nicht nur Kern- oder Teilbotschaften. Wie diese kommuniziert werden spielt auch eine wichtige Rolle: Welche Kommunikationskanäle werden verwendet? Werden die unterschiedlichen Kanäle miteinander kombiniert?
• Menschen treffen Entscheidungen nicht immer mit dem Kopf. Gute Entscheidungen werden auch mal gerne mit dem Bauchgefühl getroffen. Welche Emotionen soll die Lösung des Problems bei der Zielgruppe auslösen? Welche Gefühle sollen mit der Dienstleistung, dem Produkt oder der Marke verbunden werden?
• Frage auch die Agentur nach einer Einschätzung. So können große Fehler verhindert werden. Eine gute Agentur weist ihre Kundschaft professionell darauf hin, was möglich ist, ob Ideen zu außergewöhnlich sind oder nicht unbedingt zur Kommunikationsaufgabe passen.

 

Infografik: Briefing für Agenturen

Leseempfehlung:

• 13 Fragen, die Kreativ-Briefings für Agenturen beantworten sollten – Kami Oetting, HubSpot

 

Briefing für Freischaffende: Die Qualität entscheidet über das Endprodukt

Man arbeitet nicht immer mit Agenturen zusammen. Bei dem einen oder anderen Auftrag braucht es auch schon mal eine*n Spezialist*in. Diese*r muss natürlich anders gebrieft werden als eine Agentur.

Darauf sollten Auftraggebende achten:

• Die anstehende Arbeit in einen Kontext setzen: Freischaffende benötigen Hintergrundinformationen und die Geschichte des Unternehmens. So können sie die eigene Arbeit in den passenden Kontext setzen.
• Die eigene Erwartungshaltung kommunizieren: Was beinhaltet das Projekt? Was soll der*die Freischaffende liefern?
• Wie sieht die ideale Kundin bzw. der ideale Kunde aus? Freischaffende können dich nicht unterstützen, wenn sie nicht wissen, welche Zielgruppe angesprochen werden soll. Beschreibe ihnen klar, um wen es sich handelt.
• Die Liebe steckt im Detail. Du solltest dem*der Freischaffenden auch weitere Links zu relevanten Informationen zuschicken, über Marktbedingungen und Vorschriften informieren, die spezifisch für die Branche sind, über das Corporate Design in Kenntnis setzen, wenn es um grafische Projekte geht.
• Das i-Tüpfelchen eines jeden Briefings: Freiberufler schaffen dann ganz besondere Inhalte oder die Umsetzung eines Projektes, wenn sie dein “Warum” kennen, deine Leidenschaft für Unternehmen, Marke oder Dienstleistung spüren und du den Erfolg deines Produktes oder deiner Marke – bspw. mit Testimonials – beweisen kannst.

 

Infografik: Briefing für Freischaffende

Leseempfehlung:

• How to write a freelancer’s Brief to get irresistible results – Mel Wicks, The Craft of Copywriting
• Content Marketing: Leitfaden für die Zusammenarbeit mit Freelancern – Falk Hedemann, UPLOAD Magazin

 

Wie Freelancer*innen (und Agenturen) an gute Briefings kommen

Ein Kommentar von Christian Müller

Ein gutes Briefing ist Aufgabe der Kund*innen – oder? Vor einigen Jahren hätte ich die Frage mit einem klaren “ja” beantwortet, heute mit einem klaren “nein, nicht nur”. Die Veränderung kommt zum einen durch meine eigene Erfahrung mit Kund*innen und Briefings und zum anderen durch ein Buch zustande: Extrem Ownership.

Passend zum militärischen Ursprung des Wortes “Briefing” geht es im Buch um Führungserfahrungen und Anekdoten von Navy SEALS, die diese heute als Beratende in der Wirtschaft anwenden. Wer mit Militär nichts anfangen kann, muss das Buch nicht lesen – auch wenn ich es klar empfehlen kann – um Nutzen für gute Briefings daraus zu ziehen.

Der wichtigste Aspekt ist, meiner Meinung nach, das Konzept des “leading up the chain of command”. Im Deutschen also das Führen der Vorgesetzten oder – im Bezug auf das Briefing – das Führen der Kund*innen.

Der Ansatz in Kurzform und übertragen auf das Thema Briefing:

 

 

Ja, das muss erstmal sacken. Bevor sich jemand aufregt, hier die Begründung: Kund*innen kennen ihre Probleme, doch sie können sie in der Regel nur in ihren Worten und im Rahmen ihrer Arbeit und Kompetenz beschreiben.

Das geht Freelancer*innen und Agenturen nicht anders. Doch die Erfahrungshorizonte und Arbeitsfelder von Freelancer*in, Agentur und Kund*in sind oft sehr unterschiedlich. Also können Kund*innen das Briefing gar nicht gut gestalten, wenn Freelancer*in oder Agentur ihnen nicht mit passenden Vorabinformationen – in der Sprache der Kund*innen, nicht des*der Freelancer*in oder der Agentur – und einem Briefing fürs Briefing unterstützen.

 

Ein Briefing für das Briefing?!?

Ein Briefing fürs Briefing klingt ziemlich meta, bedeutet in der Praxis für mich jedoch lediglich, drei Fragen zu beantworten:

1. Welche Informationen und Hinweise brauchen wir von den Kund*innen?
2. Wie formulieren wir unseren Bedarf so, dass er bei den Kund*innen richtig ankommt?
3. Wie können wir Kund*innen bei der Formulierung des Briefings optimal unterstützen?

Die Antworten auf diese Fragen entscheiden darüber, was im Briefing für das Briefing steht und in welcher Form diese Briefing-Vorbereitung erfolgt.

Inzwischen setze ich selbst das Briefing fürs Briefing bei all meinen Projekten ein. Als ich es das letzte Mal weggelassen habe, ging das Projekt prompt schief.

Zum Briefing-Briefing – ich nenne das jetzt einfach mal so – höre ich von Kollegen und Kolleginnen immer wieder die gleichen Fragen. Daher beantworte ich sie hier prophylaktisch:

• Lohnt sich ein Briefing-Briefing bei jedem*r Kund*in? – Das kommt darauf an, wie deine Projekte gestrickt sind und wie du mit deinen Kund*innen arbeitest. Für mich und meine Arbeit: ja.
• Ist eine solche Briefing-Vorbereitung sehr aufwändig? – Ja, ist sie. Der Aufwand reduziert sich natürlich, wenn du bereits Erfahrung mit der Branche deines*r Kund*in – oder mit dem*r Kund*in aus anderen Projekten – hast.
• Wird das Briefing-Briefing bezahlt? – Sicherlicher eine Frage des Herangehens. In meinem Fall: nein. Die Kosten gehören für mich zur Vorleistung und/oder zum Projektpreis.
• Wissen Kund*innen die intensive Briefing-Vorbereitung zu schätzen? – Meistens ja. Was mich oft irritiert: Viele Kund*innen sind positiv überrascht von der Unterstützung bei der Briefing-Erstellung – zur Erinnerung: einen Vertrag gibt es meist noch nicht – und kennen das gar nicht. Ich hatte gedacht, das wäre üblich.
• Wirkt sich das Briefing-Briefing positiv auf die Zusammenarbeit aus? – Ja, tut es. Wie bereits erwähnt, ging das Projekt, bei dem ich darauf verzichtet habe, schief. Und um die implizite Frage zu beantworten: Kund*innen sind meist zufriedener, bleiben länger und erhalten bessere Ergebnisse, während ich und mein Team entspannter und effizienter arbeiten können.

Wie sieht es bei dir aus, gibst du dem Briefing-Briefing eine Chance?

 

Vertiefungsgspräch, Rebriefing, Debriefing: Ein Briefing reicht nicht mehr aus?

Da unsere Kommunikation immer vielschichtiger wird, reicht ein einzelnes Briefing oft nicht aus, um ein komplexes Kommunikationskonzept auf die Beine zu stellen. Was können Kund*innen, Agenturen und Freischaffende also tun, um der Lage Herr zu werden? Sich treffen und miteinander reden. Und das in einem Vertiefungsgespräch, in einem Rebriefing und in einem Debriefing.

Ja, Meetings kosten Zeit und viele von ihnen sind Zeitfresser statt Problemlöser. Aber wenn die Termine richtig geführt werden, sparen alle Beteiligten Nerven und Kosten, die durch ein schlechtes Konzept anfallen können.

 

Was ist ein Vertiefungsgespräch?

Wenn Kommunikationsaufgaben besonders komplex sind, ist es wichtig neben einem schriftlichen Briefing auch ein Briefinggespräch abzuhalten. Agenturen und Freischaffende sollten vorab eine Liste mit Fragen vorbereiten, die sich bei der Auseinandersetzung mit dem Briefing-Material ergeben haben. Bekommt der*die Kund*in diese vor dem Termin, kann er*sie sich entsprechend vorbereiten. Umso ehrlicher und offener der Auftraggebende die Fragen beantwortet umso besser. Nebeneffekt: Durch die transparente Kommunikation zwischen den Beteiligten lässt sich auch leichter Vertrauen auf- oder ausbauen. Ein Protokoll fasst die wichtigsten Erkenntnisse zusammen und wird allen zur Verfügung gestellt.

 

In welcher Situation braucht es ein Rebriefing?

Es kann schnell passieren, dass sich eine Agentur oder ein*e Freiberufler*in in den Details und Informationen des Briefings verliert. Ein guter Zeitpunkt, um ein Rebriefing zu vereinbaren.

Am besten vereinbart man einen Termin, wenn die Agentur oder der*die Freelancer*in in der strategischen und analytischen Phase stecken und sie vielleicht schon ihre Marschroute für das Konzept ermittelt haben. Der*die Kund*in wird im Rebriefing über den Status des Konzepts informiert. Gegebenenfalls werden erste Ideen grob vorgestellt und ergänzende Fragen gestellt. Mit den Ergebnissen kann die Kommunikationsaufgabe angepasst und optimiert werden.

 

Jeder gute Schluss braucht ein Debriefing?

Das Debriefing steht ganz am Ende und dient gleichzeitig als Abschluss eines umgesetzten Kommunikationskonzeptes. Der Auftraggebende gibt hier der Agentur oder dem*r Freiberufler*in Feedback: Wo hat das Konzept funktioniert? Wo gab es Schwierigkeiten bei der Umsetzung?

Für Agenturen und Freischaffende sind Debriefings hilfreich, um an den eigenen Fähigkeiten, aber auch an den eigenen Organisationsstrukturen zu arbeiten. Aus konstruktiver Kritik lernt man am besten.

Debriefings werden leider nicht so häufig durchgeführt. Auftragnehmende und Auftraggebende führen gemeinsam ein Projekt durch, dann warten schon die nächsten Sparringspartner*innen oder die nächste Agentur mit einem Projekt, das umgesetzt werden will. Der Wert einer konstruktiven Feedbackrunde liegt eigentlich klar auf der Hand und sollte öfter genutzt werden – von allen Beteiligten. 😉

 

Download: So briefen Sie Kreative und Texter*innen

Die schönste Theorie nutzt niemanden etwas, wenn man keine Beispiele oder Vorlagen hat, mit denen man es auch wirklich besser machen kann.

Als Texterin und Kreative weiß ich, was ein gutes Briefing braucht, damit das Text- oder Grafik-Projekt auch ein Erfolg wird. Aus diesem Grund habe ich zwei Vorlagen für dich vorbereitet.

Der [ Download ] ist kostenlos – ich verlange keinerlei Daten von dir. Über dein Feedback würde ich mich sehr freuen.

Viel Spaß beim Briefen!

Mit „Klick“ auf die Grafik können Sie die jeweilige Vorlage herunterladen.

 

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Photo by Simon Migaj on Unsplash