Content Management (CM) ist das Herzstück von Content-Strategien. Lerne, warum CM wichtig ist und wie es dir hilft, dein digitales Chaos zu bändigen.
Stell dir vor, du betrittst eine große Bibliothek ohne Regale, in der alle Bücher und Dokumente verstreut liegen. In einem solchen Durcheinander würde es wahrscheinlich Stunden dauern, bis du etwas Bestimmtes findest.
So ähnlich verhält es sich mit deinen digitalen Inhalten oder dem Content eines Unternehmens. Ohne ein cleveres Content Management werden der digitale Auftritt und die dazugehörigen Kanäle schnell unübersichtlich und ineffizient.
Die passenden Content-Management-Werkzeuge helfen dir dabei, das digitale Chaos zu bändigen, zu ordnen und effizienter zu gestalten.
Stell dir das gerne wie ein gut organisiertes Bibliothekssystem vor: Es sortiert Bücher thematisch und macht sie leicht(er) zugänglich. Content Management sorgt dafür, dass dein Content strukturiert und für dein Publikum jederzeit auffindbar ist. So sparst du nicht nur Zeit, sondern stellst auch sicher, dass du deine Inhalte klar und konsistent teilst.
Brauchst du noch mehr gute Gründe, um deine Content-Bibliothek und Plattformen auf Vordermann zu bringen? Dann lohnt sich ein Blick auf den Rest des Beitrags.
Nachgefragt: Warum ist Content Management für euch wichtig?
Ich hatte eine kleine Instagram-Umfrage gemacht, um herauszufinden, warum ihr Content Management ernst nimmt. Hier sind eure Antworten:
Warum Content Management solltest du ernst nehmen?
Warum sich darüber Gedanken machen? Ist es nicht wichtiger, kontinuierlich Inhalte zu erstellen? Ja, doch nicht nur deine Zielgruppe verliert bei der Fülle an Inhalten die Übersicht im World Wide Web. Um heutzutage mitzuhalten, greifen Selbstständige und Unternehmen immer häufiger zum Content Recycling. Doch wie kannst du Inhalte recyceln, wenn du sie nicht wieder findest?
Wenn du bestimmte Content Pieces mithilfe von Tools von deinen Social-Media-Kanälen herunterlädst, leidet deren Qualität immens. Ja, es hängt dir wahrscheinlich schon aus den Augen und den Ohren, doch Plattformen wie Instagram lieben gestochen scharfe und hochwertige Inhalte.
Content solltest du also mit deinen Originaldateien – also deinem Ausgangsmaterial – recyceln. Dieses Material findest du aber nur, wenn du ein entsprechendes Ablagesystem hast. Schwups, der Kreis schließt sich, denn im Content Management kümmern wir uns Content Manager*innen genau um solche Sachen. 😉
Hast du eine konsistente Kommunikation, konsistentes Marketing über mehrere Kanäle hinweg?
Verbraucher*innen erwarten – gerade wegen der Content-Flut – eine einheitliche Kommunikation über mehrere Kanäle hinweg. Content Management hilft dir als durchdachtes System, eine einheitliche Kommunikation über verschiedene Plattformen und Kanäle hinweg zu bewahren. So stellst du sicher, dass alle deine Inhalte im Einklang mit deiner Strategie stehen.
Sind Stil und Ton deiner Inhalte ebenfalls übergreifend einheitlich?
Ohne Einheitlichkeit bei Sprach-, Bild- und Textstil kann deine Kommunikation oder dein Marketing schnell chaotisch wirken. Im Rahmen von Content Management kannst du Leitlinien festlegen und so einen einheitlichen Stil bei all deinen Inhalten leichter gewährleisten.
Optimierung des Content-Management eines Solopreneurs
Ein Solopreneur, der sich auf digitale Kommunikationsstrategien spezialisiert hat, suchte nach einer effizienten Methode, um sein Content Management zu verbessern und die Wirkung seiner Inhalte zu maximieren. Angesichts der Herausforderung, verschiedene Inhalte über mehrere Plattformen hinweg zu verwalten und zu koordinieren, entschied er sich, nach einer Content Managerin zu suchen – er landete bei mir. 😉
Gemeinsam entwickelten wir eine maßgeschneiderte Short-Form-Strategie, die den Einsatz verschiedener Tools zur Erstellung und Verwaltung von Kurzforminhalten beinhaltete:
- Canva wurde für die Gestaltung visueller Inhalte verwendet,
- io für die Planung und Veröffentlichung und
- Meistertask für die Aufgabenverwaltung und Feedbackschleifen.
- Regelmäßige Planungs- und Redaktionstreffen ermöglichen eine effiziente Vorbereitung der Inhalte und die zeitnahe Integration von Feedback.
Die gestrafften Prozesse, die dahintersteckten, reduzierten den Zeitaufwand für die Content-Erstellung erheblich.
Diese Optimierung führte zu einem höheren Engagement in den sozialen Medien und stärkte die Präsenz des Solopreneurs im digitalen Raum.
Durch meine Unterstützung konnte der Solopreneur
- nicht nur Ordnung in sein digitales Chaos bringen,
- sondern auch sicherstellen, dass seine Botschaften langfristig zielgerichtet und effektiv kommuniziert werden.
Mit Daten und Analysen zu besseren Inhalten?
Wer ein Content Management System nutzt, kann (meistens) auf Analytics-Funktionen zugreifen und die Vorlieben sowie Bedürfnisse seiner Zielgruppe einfacher nachvollziehen. Dieses Wissen hilft dir dabei, Inhalte mehr auf diese Aspekte zuzuschneiden. Alle diese Erkenntnisse kannst du für deinen Redaktionsplan nutzen, was wiederum die Kontinuität deiner Content-Produktion sicherstellt.
Content Management sorgt – im Hintergrund all deiner Content-Aktivitäten –, dass deine Inhalte zum richtigen Zeitpunkt auf dem passenden Kanal veröffentlicht werden. So ist es einfacher, eine einheitliche Content-Strategie über mehrere Kanäle hinweg umzusetzen.
Passt du deine Inhalte den unterschiedlichen Kanälen an?
Es kommt immer wieder vor, dass ich ein wenig Content-Faul bin und meine Inhalte unverändert auf mehreren Kanälen einfach so teile – ohne Anpassungen. Ich hoffe, es sterben gerade keine Content-Marketing-Manager und -Strategen, während ich das schreibe. 😉
Eigentlich sollte ich meinen Content auf die Anforderungen eines jeden Kanals entsprechend anpassen. Also ein Inhalt aufbereitet in verschiedenen Content Pieces für unterschiedliche Plattformen.
Mithilfe von Tools wie Canva und einem guten KI-Tool kannst du versuchen, mehr auf die einzelnen Kanalanforderungen einzugehen und diese bei deiner Content Creation zu berücksichtigen.
Unternehmen können einen Schritt weitergehen und mithilfe komplexer sowie moderner Content Management Systeme und dazugehörige Tools mit nur wenigen Klicks diese Anpassungen mithilfe von KI vornehmen lassen und diese aufbereiteten Inhalte dann automatisiert verteilen lassen – ich kenne noch keine Selbstständige, die das Budget für solche Systeme haben. Ich träum’ davon. 😀
Warum Content Management für dein Vorankommen unverzichtbar ist
Solange du als Einzelperson oder kleines Team arbeitest, hast du deine Inhalte vielleicht noch gut im Griff. Du weißt, wo deine Inhalte sind, wer was macht und wann etwas online geht. Aber was passiert, wenn dein Unternehmen wächst? Wenn plötzlich neue Kanäle hinzukommen, mehr Inhalte produziert werden, oder du mit mehreren Personen an Inhalten arbeitest? Spätestens dann zeigt sich, wie belastbar dein Content Management wirklich ist.
Wachstum bedeutet mehr als „weitere Inhalte“
Mit jedem Wachstumsschritt steigt nicht nur die Menge der Inhalte, sondern auch die Komplexität.
Plötzlich braucht du Antworten auf Fragen wie:
- Wer ist für welche Inhalte zuständig?
- Wie stellen wir sicher, dass alles konsistent bleibt?
- Wo finde ich welche Version, welchen Textes?
- Wie können wir gleichzeitig an denselben Themen arbeiten, ohne uns gegenseitig in die Quere zu kommen?
Bleiben diese Fragen unbeantwortet, entsteht schnell Chaos: Doppelarbeit, uneinheitliche Kommunikation, fehlende Abstimmung und irgendwann die Erkenntnis, dass Content zum Zeitfresser wird.
Skalierbare Strukturen von Anfang an mitdenken
Ein gutes Content Management System ist nicht nur für heute, sondern auch für morgen gemacht. Es hilft dir, deine Prozesse so aufzubauen, dass sie mit dir wachsen, ohne dass du jedes Mal alles neu erfinden musst.
Was das konkret bedeutet:
- Du legst Rollen und Zuständigkeiten klar fest.
- Du dokumentierst Prozesse, die sich leicht erweitern lassen.
- Du arbeitest in einem zentralen System, das auch mit mehreren Beteiligten funktioniert.
- Du behältst den Überblick – egal, ob du 10 oder 100 Inhalte hast.
Skalierbares Content Management bedeutet nicht, von Anfang an alles groß und komplex zu denken. Es bedeutet nur, Strukturen bewusst aufzubauen, die sich flexibel weiterentwickeln lassen.
Content Management als Wachstumsbeschleuniger
Richtig aufgesetzt, wird Content Management statt Zusatzaufgabe ein Wachstumsbeschleuniger. Es sorgt dafür, dass du neue Ideen schneller umsetzt, mit deinem Team effizienter arbeitest und auch bei größerer Reichweite klar kommunizierst.
Gerade wenn dein Content-Universum wächst, brauchst du ein System, das dich entlastet und nicht zusätzlich belastet. Und genau deshalb ist Content Management kein Tool-Thema, sondern eine strategische Entscheidung.
Ein Content-Archiv richtig nutzen: Warum Content Management dein digitales Gedächtnis ist
Viele denken bei Content Management zuerst an die Erstellung neuer Inhalte – an Redaktionspläne, Briefings und Veröffentlichungstermine. Natürlich ist das ein wichtiger Teil. Doch mindestens genauso wichtig ist, was nach dem „Go Live“ passiert:
- Wie finde ich Inhalte wieder?
- Wer pflegt sie?
- Was passiert mit einem Beitrag, der vor zwei Jahren gut funktioniert hat, inzwischen aber veraltet ist?
Die Wahrheit ist: Ein großer Teil des bereits existierenden Contents schlummert ungenutzt vor sich hin. Nicht weil er schlecht ist, sondern weil niemand mehr weiß, dass es ihn gibt.
Und genau hier zeigt sich der eigentliche Wert von Content Management: Es sorgt nicht nur für Ordnung, sondern macht Wissen langfristig sicht- und nutzbar.
Inhalte, die du nicht findest, existieren praktisch nicht
Wenn Inhalte in zig Tools, Ordnern oder alten Google-Docs verstreut sind, kostet das nicht nur Zeit, sondern auch Nerven. Du suchst ein bestimmtes Kundenbeispiel, willst eine Landingpage aktualisieren oder auf eine ältere Studie verlinken, aber findest sie nicht mehr. Also muss alles neu geschrieben werden. Das kostet Ressourcen, obwohl der Inhalt längst da ist.
Content Management sorgt dafür, dass du:
- schnell findest, was du brauchst
- weißt, wann etwas zuletzt aktualisiert wurde
- siehst, welche Inhalte wie performt haben
- nicht mehrfacherstellst, was es schon gibt
Gerade in Teams – aber auch als Solopreneur*in – ist das Gold wert. Denn je größer dein Content-Archiv wird, desto mehr brauchst du ein System, das Ordnung schafft.
Ein Archiv ist mehr als eine Ablage – es ist ein Arbeitstool
Ein durchdachtes Content-Archiv hilft dir nicht nur beim Wiederfinden, sondern auch beim Weiterdenken. Du erkennst, welche Inhalte du aktualisieren, zusammenführen oder neu aufbereiten kannst.
Vielleicht wird aus einem alten Blogpost eine Infografik für Social Media? Oder aus einer Artikelserie ein E-Book. Solche Wiederverwertungen sparen Zeit und sorgen gleichzeitig für konsistentere Botschaften.
Ein gutes Archiv zeigt dir auch, wo es Lücken gibt: Themen, die du noch nicht abgedeckt hast, aber gebraucht werden. Auch das ist Content Management – nicht mehr Inhalte machen, sondern die vorhandenen gezielt nutzen.
Warum das alles? Weil dein Content wertvoll ist
Du hast Zeit, Energie und Know-how in deine Inhalte gesteckt. Es wäre schade, wenn sie nach der ersten Nutzung einfach verschwinden würden.
Content Management sorgt dafür, dass deine Inhalte nicht nur produziert, sondern auch bewahrt und weiterentwickelt werden. Wie ein digitales Gedächtnis, das dir hilft, mit jeder neuen Idee besser, schneller und strategischer zu arbeiten.
Suchst du weitere Tipps zum Thema Content Archiv?
Dann höre dir die MPC on air Folge „Content Archiv und Dokumentation: Ein unterschätzter Hebel im Content-Management“ an. Ich spreche mit Maren Martschenko darüber, wie ein durchdachtes Content-Archiv nicht nur Zeit spart, sondern auch die Effizienz und Wirkung deiner Inhalte steigert. Wir beleuchten, warum Content als wertvolles Asset betrachtet werden sollte und wie du mit einfachen Tools und Strukturen ein zweites Gehirn für dein Business aufbaust. Erfahre, wie du durch intelligente Speicherung und Dokumentation deiner Inhalte den größten Hebel im Content Management für dich nutzen kannst.
Barrierefreiheit im Content Management: Zugängliche Inhalte sollten heute Standard sein
Barrierefreiheit klingt für viele zunächst nach einem Thema für Behörden oder den öffentlichen Sektor. Doch tatsächlich geht es uns alle an – insbesondere im Content Management. Denn wer Inhalte erstellt und veröffentlicht, trägt auch die Verantwortung dafür, dass möglichst viele Menschen diese überhaupt nutzen können. Und zwar unabhängig davon, ob sie wie andere sehen, hören, lesen oder navigieren können.
Barrierefreie Inhalte sind kein Nice-to-have, sondern Teil einer inklusiven, modernen Kommunikation. Und genau deshalb gehört Barrierefreiheit auch ins Content Management. Von Anfang an.
Was hat Barrierefreiheit mit Content Management zu tun?
Ganz einfach: Barrierefreiheit beginnt nicht beim Design, sondern bei der Struktur. Und genau hier setzt Content Management an.
Denn wer seine Inhalte strukturiert aufbereitet, klare Zuständigkeiten hat und mit konsistenten Workflows arbeitet, kann Barrierefreiheit von Anfang an mitdenken, statt sie im Nachhinein irgendwie „überzustülpen“.
Das betrifft zum Beispiel:
- Alternativtexte für Bilder
- Verständliche Sprache
- Kontraste und Schriftgrößen
- saubere semantische Strukturen (Überschriften, Absätze, Listen)
- Video-Untertitel oder Transkripte
- klare Linktexte und nachvollziehbare Navigation
Wenn dein Content-Workflow diese Punkte berücksichtigt, wird Barrierefreiheit zur Selbstverständlichkeit und nicht zum Mehraufwand.
Warum barrierefreie Inhalte wichtig sind – auch für dein Unternehmen:
Natürlich geht es in erster Linie darum, niemanden auszuschließen. Barrierefreie Inhalte haben aber auch ganz konkrete Vorteile:
- Deine Inhalte werden von mehr Menschen genutzt, zum Beispiel auch von Personen mit Seh- oder Hörbehinderungen, Lernschwierigkeiten oder Sprachbarrieren.
- Suchmaschinen lieben strukturierte, klar formulierte Inhalte und genau das bringt Barrierefreiheit automatisch mit sich.
- Du stärkst das Vertrauen in deine Marke, weil du zeigst: Hier denken Menschen mit, statt nur mitzureden.
Und ganz ehrlich: Du machst es auch allen anderen leichter, deine Inhalte zu erfassen – auf dem Smartphone, unterwegs, mit wenig Zeit oder in schwierigen Situationen.
Verantwortung beginnt im System
Barrierefreiheit entsteht nicht erst bei der Veröffentlichung. Sie beginnt viel früher: im Content Planning, im CMS oder in der Arbeitsweise deines Teams. Und genau deshalb ist sie ein Thema für Content Management.
Wer Verantwortung für Inhalte übernimmt, übernimmt auch Verantwortung für Barrierefreiheit. Und das ist nicht nur eine technische oder rechtliche Frage. Es ist eine Frage der Haltung.
Hast du schon eine gut sortierte Bibliothek für deine Inhalte?
Mit einem guten Content Management System ist das möglich. Wie in einer gut organisierten Bibliothek, in der jedes Buch an seinem Platz steht und leicht zu finden ist, hilft dir ein gutes Content Management System, Ordnung in deine digitalen Inhalte zu bringen. Es sorgt dafür, dass deine Botschaften klar und konsistent sind und dass du schnell auf die Informationen zugreifen kannst, die du benötigst.
Jetzt musst du nur noch loslegen … Oweia. Ja, das bedeutet auch, dass du dich umdrehen und dein Content-Chaos überblicken musst.
Also erst einmal
- aufräumen,
- Inventur machen,
- sortieren,
- wegwerfen
- und zusammenfassen – was immer du auch tun musst.
Dann kannst du mit dem Ordnungssystem deiner Wahl Ordnung schaffen. Mit einem gut sortierten Content-Archiv und -System behältst du den Überblick und kannst sicherstellen, dass deine Inhalte strategisch und effizient genutzt werden. So bist du bestens für deine kommenden Content-Aufgaben gerüstet.
Falls du eine detaillierte Liste brauchst, schau dir mal die folgende Checkliste an – vielleicht hilft sie dir weiter:
Checkliste für deine anstehende Content-Inventur:
