+49 176 22 31 97 14 mail@stephanieakowalski.de
Social Web, Smartphone, Meetings – Zeitfresser stiften Chaos. Erfahre, wie du diese vermeidest und mehr Fokus in deinen Kommunikationsalltag bringst.

Kurz ein YouTube Video angeschaut. Dort einen Blick auf den Feed von Instagram geworfen. Und schon klingelt das Telefon wieder bei dir, während sich der alltägliche Büro- oder Familienwahnsinn im Hintergrund als nervtötende Geräuschkulisse äußert. Ein weiterer Tag, an dem sich kaum etwas erledigen lässt.

Ärgerlich. Denn du wolltest dich eigentlich um deine schon viel zu lange To-Do-Liste kümmern und ein paar Punkte von ihr abhaken. Woran liegt es, dass du dich nicht konzentrieren kannst? Ist es der Alltag, der dir einen Strich durch die Rechnung macht? Oder gibt es zu viele Ablenkungen, um dich herum, die dich davon abhalten, deine Arbeit zu machen?

Klingelnde Telefon und E-Mail-Fluten im eigenen Postfach sind für dich als Kommunikator in deinem Arbeitsalltag eigentlich nichts neues? Es ist frustrierend und es macht auch wütend, wenn man zu wenig erledigt. Einen Tritt zur Motivation in deinen Allerwertesten kann ich dir nicht geben. Aber ich kann dir zeigen, was das Problem ist, wie du es lösen kannst und vielleicht mehr Fokus für deinen Kommunikationsalltag wiederfindest.

Was ist für das Chaos in deinem Kommunikationsalltag verantwortlich?

Wenn du dich öfter fragst, wo nur deine ganze Arbeitszeit geblieben ist, kannst du dir sicher sein, dass du von irgendetwas oder irgendwem immer wieder bei deiner Arbeit unterbrochen wirst. Ich muss dir nicht sagen, dass solch eine Arbeitsweise alles andere als produktiv macht. 😉

Doch bevor du diese Störfaktoren aus deinem Kommunikationsalltag verbannen kannst, musst du erst noch herausfinden, woher das Chaos überhaupt kommt. Manchmal sind die Probleme offensichtlich, manchmal solltest du etwas genauer hinsehen.

Ich weiß, dass es bereits zahlreiche Beiträge zu dem Thema Zeiträuber, Zeitfresser und Fokus gibt (Lesetipp: schau dir auch die Beiträge von Ivana von keen-communication dazu an). Nichtsdestotrotz fehlen mir immer wieder ein paar Punkte. Ich werde menschliche, technische und organisatorische Faktoren betrachten, die deinen Kommunikationsalltag beeinflussen können.

Wenn Kollegen oder du dich selbst vom Arbeiten abhältst, könnte einer der folgenden Störfaktoren dafür verantwortlich sein:

Kollegen

Smalltalk ist eigentlich eine gute Sache. Wenn du aber dringende Dinge zu erledigen hast oder etwas mit einer engen Deadline fertigstellen musst, sind solche Flurgespräche alles andere als nützlich. Deine Aufgaben erledigst du am besten in einem ungestörten Umfeld. Verschiebe solche Gespräche besser in die Mittagspause oder in deinen kurzen Pausen zwischendurch. Ganz von ihnen solltest du dich nicht verabschieden, denn SmallTalk kann ausgleichend zur Arbeit wirken.

Der einfachste Weg, um mehr Ruhe zum Arbeiten zu erhalten, ist, deine Kollegen darauf hinzuweisen, dass du dich mit Ihnen in deinen Pausen unterhältst. Eine andere Möglichkeit wäre, dir Nois Cancelling Kopfhörer zu besorgen. So hörst du nicht, was um dich herum passiert. Gleichzeitig sind solche Kopfhörer ein starkes Signal für deine Kollegen – die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass sie dich in Ruhe lassen.

 

Lärm

Hier kommt es darauf an, wer den Lärm auslöst und woher er kommt. Auch längere Phasen mit lauten Geräuschen können sich auf deine Arbeit und deren Qualität negativ auswirken – und sogar Stress verursachen. Wenn du es mit lauten Kollegen zu tun hast, dann kannst du diese darauf hinweisen. Vielleicht werden sie dann leiser.

Du arbeitest in einem Großraumbüro? Dann kannst du zum Tipp in der obigen Infobox greifen. Denn in solchen Büroräumen wirst du immer einem gewissen Geräuschpegel ausgesetzt sein. Handelt es sich hingegen beispielsweise um Baulärm, dann kannst du deinen Arbeitgeber darum bitten, dass Problem zu lösen – das können Kopfhörer oder schallschluckende Trennwände für das Büro sein.

 

Meetings

Du verbringst nicht nur viel Zeit in Meetings, sondern wahrscheinlich auch damit, Meetings vor- und nachzubereiten. Es geht also viel Arbeitszeit – und vielleicht auch Nerven – verloren. Die Lösung? Die Anzahl der Meetings reduzieren. Welche Themen müssen unbedingt gemeinsam besprochen werden, auf welche Termine kann man getrost verzichten?

Wenn du das eine oder andere Meeting nicht herumkommst, macht es vielleicht Sinn, diese neu oder anders zu gestalten. Verschicke eine (verbindliche) Agenda für das Meeting vorab. So weiß jeder Teilnehmer worüber gesprochen wird. Überlege auch, wenn du zu den Meetings einlädst. Denn, wenn die richtigen Leute am Tisch sitzen, sind solche Termine produktiver und dauern vielleicht weniger lang. Lege Regeln für ein Meeting fest. So vermeidest du Diskussionschaos und sparst die eine oder andere Minute ein. Versuche die Zeit der Sitzung einzuhalten. Beende das Meeting im vereinbarten Zeitrahmen.

 

Kummer und Sorgen

Einer der Störfaktoren, die derzeit wohl am größten sind – vollkommen verständlich. Probleme und Sorgen aus dem Privatleben können deine Gedanken lähmen. Das wiederum hält dich davon ab zu arbeiten. Das Gedanken- und Sorgenkarussell zu stoppen, ist nicht leicht. Denn Kummer und Sorgen verschwinden nur, wenn man diese auch lösen kann oder zumindest eine Zwischenlösung findet.

Sie können aber auch verbinden und die Beziehungen zu anderen Mitmenschen stärken. Die Voraussetzung dafür: du kannst offen mit Kollegen über deine Umstände sprechen. Vielleicht findet ihr gemeinsam auch eine Lösung. Gehe also ruhig in den Austausch mit anderen Menschen, wenn du das Gefühl hast, dass du ihnen vertrauen kannst.

Führe ein Dankbarkeitstagebuch. Hier kannst du positive Erfahrungen und schöne Erlebnisse täglich hineinschreiben. Wenn dich Kummer und Sorgen mal wieder beschäftigen, kannst du dich mit diesem Tagebuch vielleicht ein wenig aufheitern. Manchmal gibt es Tage, da spuken mir viele Ideen oder private To-Dos im Kopf herum. An Arbeit ist da oft nicht zu denken. Um den Kopf frei zu bekommen, kannst du diese – vielleicht in einem Buch – schriftlich festhalten. Mit einem leeren Kopf kannst du dich dann wieder auf andere Dinge konzentrieren.

 

Perfektionismus

Eine Grafik sieht nicht gut aus. Ein Text könnte viel besser klingen. Diese und andere Gedanken spuken dir immer wieder durch den Kopf, wenn du vor allem kreative Arbeit leistest. Wenn du dich aber in Details verrennst, verlierst du damit Zeit. Unter Umständen bedeutet das, dass du eine Deadline verschieben musst und ein Projekt nicht rechtzeitig abschließen kannst. Wenn das immer wieder vorkommt, dann hast du vielleicht ein Problem mit Perfektionismus. Ja, ein Auge fürs Detail ist gut – 80 Prozent reichen aber in der Regel auch. 😉

Wenn du wissen willst, warum Perfektionismus – insbesondere für Kreative – eine Last ist und was du stattdessen tun solltest, dann schau dir das Video von Matt D’Avella und Caroline Lee an.

 

Es gibt aber auch technische Faktoren, die dir einen Strich durch deine Produktivität machen können:

Smartphone

Jeder hat eins. Und fast jeder ist davon ablenkt. Doch was genau lenkt uns ab? Es sind die zahlreichen Push-Mitteilungen, die dir all deine Applikationen auf den Sperrbildschirm deines Smartphones zaubern. Das Ziel: weitere Interaktion mit irgendwelchen – meist belanglosen – Inhalten. Bei jedem Aufleuchten des Displays und jedem Piepton oder Vibration ist deine Aufmerksamkeit beim Smartphone und nicht bei der der Arbeit. Du wirst immer wieder von deiner Aufgabe herausgerissen. Das heißt auch, dass du dich immer wieder erneut einlesen und einarbeiten muss. So geht nicht nur durch das Daddeln, sondern auch durch den wiederholten Einstieg in deine eigentliche Tätigkeit sehr viel Zeit verloren.

Der einfachste Weg, um für weniger Ablenkung zu sorgen, ist, den Großteil deiner Applikationen von deinem Smartphone zu löschen. Nutze nur die Apps, die du auch wirklich benötigst.

 

E-Mail-Flut

Die Erfindung der elektronischen Post war und ist ein Segen, aber auch ein Fluch zugleich. Das Verfassen von E-Mails beansprucht gar nicht so viel Zeit. Viel schlimmer ist das ständige Checken von E-Mails. Doch auch der Großteil der Meldungen, die in deinem Postfach landen, sind entweder Werbung oder zahlreiche Newsletter, die du dir zwar abonniert hast, aber in den meisten Fällen nicht wirklich liest. Daneben beansprucht auch das Lesen von E-Mails viel Zeit – sowohl für private also auch berufliche elektronische Post.

Thomas Frank gibt dir in diesem Video vier Tipps, die dir dabei helfen, deine E-Mail-Flut zu bekämpfen:

 

Social Media

Zahlreiche soziale Netzwerke buhlen um deine Aufmerksamkeit. Und sie sind erfolgreich damit – auch durch Push-Benachrichtigungen per Smartphone und E-Mail. Nicht nur die Interaktion mit anderen Menschen im Social Web zieht dich in den Bann, auch Videos und längere Inhalte, die du per Link aufrufen kannst, lenken dich zusätzlich ab.

Wie bereits unter dem Punkt “Smartphone” erwähnt: der beste Weg, um sich auf die eigentliche Arbeit zu konzentrieren, ist, Applikationen zu löschen. Im Fall eines Dekstopgerätes oder Notebooks heißt das, dass du dir spezielle Widgets für deinen Browser installierst, die dich davon abhalten, im Social Web zu surfen. Für den Chrome-Browser wären das Focus – Site-Blocker oder Site Blocker, für Safari Focus – Zeitmanagement oder Be Focused Timer. Für Microsoft Edge kannst du beispielsweise Block Site nutzen.

 

Organisatorische Aspekte, die dir nicht Nerven, sondern auch Zeit rauben:

Zettelchaos

Kurze Notizen. Hinweise aus Telefonaten. Oder Passwörter für diverse Programme. Mit Zetteln und Post-Its notieren wir uns Unmengen an Informationen über den Tag hinweg. Doch, wenn du die Informationen dann wirklich brauchst, beginnt die Suche nach dem Spickzettel im Zettelhaufen. Ein gewisses Zettelchaos ist also vorprogrammiert. Vor allem dann, wenn du kein Ablagesystem für deine Notizen hast.

Am einfachsten wirst du der Papier-Lage Herr/in, indem du ein digitales Ablagesystem nutzt. Tools wie Meistertask oder Trello bieten dir Möglichkeiten, um Merkzettel, To-Do-Listen und vieles mehr übersichtlich abzulegen.

 

Du tust dir damit schwer, Zettel, Dokumente und Bilder wegzuschmeißen? Oder du weißt nicht, was du mit diesen Papieren machen sollst? Dann kann dir vielleicht die folgende Entscheidungsmatrix dabei helfen:

 

Fehlende Regeln für Programme und Datenablage

Deine Kollegen nutzen beliebige Tools? Es gibt keine Vereinbarungen darüber, wie Daten abgelegt und welche Programme genutzt werden? Dann ist das Chaos vorprogrammiert. Denn mit Sicherheit wirst du viel Zeit in deinem Kommunikationsalltag mit der Suche nach Daten verbringen. Oder du musst überlegen, wie du die Daten deiner Kollegen mit deinen eigenen Programmen weiter nutzen kannst. Muss das so sein? Nein. Und in den meisten Fällen ist es zum Glück auch nicht so. Nervtötend und zeitraubend können solche Gegebenheiten allerdings sein.

Was hier helfen kann? Einheitliche Regeln, die vorgeben, was genutzt und was nicht genutzt werden kann.

 

Tipps für mehr Fokus: So klappt’s mit dem Abarbeiten deiner To-Do-Liste

Neben den bereits genannten Tipps, möchte ich dir noch ein paar Maßnahmen zeigen, dir dabei helfen können, wieder fokussierter und konzentrierter zu arbeiten. Mit der einen oder anderen Unterbrechung musst du auch weiterhin rechnen. Es galt auch darum, beim Planen Unterbrechungen zu berücksichtigen. Versuch also dir Zeiträume zu schaffen, in denen du arbeitest und in denen du Pausen machst oder dir Zeit für Unterbrechungen erlaubst.

 

Erstelle ein Zeitprotokoll

Bevor du fokussierter arbeiten kannst, musst du zunächst herausfinden, mit welchen Störfaktoren du es zu tun hast und wann diese im Rahmen deines Tagesablaufs vermehrt auftauchen. Versuche, mindestens eine Woche lang ein Protokoll zu führen. Dafür kannst du aber auch eine Software – wie RescueTime oder Toggle – nutzen, die festhält, auf welchen Seiten oder mit welchen Programmen du besonders viel Zeit verbringst.

Anschließend nimmst du deine Ergebnisse unter die Lupe und identifizierst die größten Faktoren, die deinem Tagesablauf immer wieder auf den Kopf stellen. Auf diese Art und Weise kannst du gezielt(er) an deiner Produktivität und deinem Fokus arbeiten.

 

Sorge für Ordnung auf dem Schreibtisch

“Gegenstände, die nichts mit der Arbeit zu tun haben, gehören nicht auf den Schreibtisch oder an die Bürowände.” Wenn du in einer (großen) Agentur arbeitest oder schon gearbeitet hast, dann kennst du diese Regel vielleicht schon. 😉 Auf den ersten Blick wirkt der Hinweis befremdlich – und ja, auch ein wenig unhöflich. Doch sie macht wirklich Sinn. Denn so werden Abwechslungen vermieden. Es gibt einfach nichts außer dem Computer, auf dem du deine Arbeit machst.

Mittlerweile versuche ich meinen Schreibtisch so gut es geht, frei von so vielen Zetteln und anderen Ablenkungen zu halten wie möglich. Hin und wieder scheitere ich dabei – vor allem dann, wenn viel zu tun ist. Mein Kopf und meine Kreativität danken es mir aber immer wieder, wenn ich für Ordnung auf dem Schreibtisch sorge. Mein Kommunikationsalltag läuft dann auch immer runder.

 

Nutze die “Bitte nicht stören”-Funktion

Unterbrechungen kannst du auch gezielt vermeiden, indem du Kopfhörer aufsetzt und so deine Kollegen ignorierst.

Du kannst dein Smartphone stummschalten und Push-Nachrichten deaktivieren.

Oder du schließt die E-Mail-Benachrichtigungen deines E-Mail-Programms. Auf diese Weise kannst du dich einfacher anderen Aufgaben widmen.

 

 

Lege feste Zeiten für E-Mails und andere To-Dos fest

Feste Zeiten helfen dir dabei, dich auf die eine Aufgabe zu konzentrieren. Danach und davor kannst du dich dann auf andere To-Dos konzentrieren. E-Mails kannst du auf zwei verschiedene Arten abarbeiten. Entweder du planst für Arbeitsbeginn, Mittag und vor Feierabend entsprechende Puffer ein oder du gehst so gezielt wie mein Mentor vor.

Er hat sich eine dauerhafte Abwesenheitsnotiz eingerichtet – ja, richtig gelesen. 😉 In dieser Notiz weist er darauf hin, dass er nur einmal täglich in seine E-Mails schaut. In wirklich dringenden Fällen ist via Telefon zu erreichen. In meinem beruflichen Umfeld kenne ich kaum einen anderen Menschen, der das auf diese Weise durchzieht. Du fragst dich vielleicht, ob das tatsächlich funktionieren kann? Tut es in der Tat. Und seine Kunden haben keinerlei Problem damit.

 

Plane Pausen ein

An arbeitsamen Tagen ist es ganz besonders wichtig, immer wieder kurze Pausen einzulegen. So bleibst du wach und konzentriert. Mit einer Pause hier und da ist es aber nicht getan. Auch diese Phasen solltest du ganz bewusst in deinen Arbeitsalltag einbauen. Halte in deinem Kalender nicht nur Meetings und Deadlines fest. Schaffe auch Platz für deine Pausen.

Da mein Mann und ich in diesem Monat (November 2020) wieder von Zuhause arbeiten, haben wir uns an einen – soweit es geht – festen Tagesablauf gewöhnt. Dieser beinhaltet neben Arbeitsphasen auch viele kleine Pause.

 

Reduziere Multitasking

Nein, du musst nicht mehrere Dinge gleichzeitig machen. Denn Multitasking ist schlichtweg Blödsinn. Es erzeugt Stress und ist dennoch eine tief verwurzelte Gewohnheit von uns allen. Das Problem: unser Gehirn ist ziemlich anpassungsfähig. Im Laufe der Zeit haben wir es darauf trainiert, nicht fokussiert zu sein. 🙁 Es reicht also nicht, sich einfach nur vorzunehmen, mit dem Multitasking aufzuhören.

Zunächst musst dir eine Umgebung schaffen, in der du konzentriert arbeiten kannst. Anschließend erstellst du dir eine Liste mit den drei wichtigsten To-Dos, die du an diesem Arbeitstag unbedingt schaffen musst. Arbeite diese Punkte der Reihe – nicht auf einmal – nach ab. So behältst du den Überblick über das, was zu tun ist und du getan hast.

 

Gefühle am Arbeitsplatz: Was mache ich mit Kummern und Sorgen?

Wie du weißt, haben starke Gefühlsausbrüche am Arbeitsplatz nichts zu suchen. Sie belasten nicht nur deine Arbeitsweise, sondern beeinflussen auch den Arbeitstag deiner Kollegen. Dicke Luft in einem Großraumbüro, einem digitalen CoWorking oder während einer digitalen Brainstorming-Session wünscht sich niemand – kommt aber immer wieder vor. Was kannst du also tun, wenn dich etwas emotional belastet oder private Dinge nicht zur Seite schieben kannst? Dafür gibt es leider nicht DEN Tipp.

Wenn das nächste Mal Emotionen in dir hochkochen, dann frage dich, was der Auslöser oder der Grund für diesen Umstand ist? Wenn du dir dem Grund bewusst bist, kannst du dich kurz zurückziehen. Du könntest in diesem Moment eine Atemübung machen. Diese hilft dir dabei, dich wieder auf das Hier und Jetzt zu fokussieren. Notiere dir deine Sorgen auf einem Zettel oder einen Notizblock, den du dann in deine Tasche packst. Auf diese Art und Weise kannst du das Problem mental “zwischenparken” und dich anderen Dingen widmen. Nehme dir zu einem späteren Zeitpunkt einen Augenblick, um dich mit den Sorgen bewusst auseinanderzusetzen. Kummer und Sorgen dauerhaft zu unterdrücken ist keine gute Idee. Wenn sich zu viele negative Emotionen anstauen, beeinflusst das deine Gesundheit negativ. Wir wollen uns an dieser Stelle besser nicht ausmalen, was passiert, wenn deine Stimmung kippst und du buchstäblich vor lauter angestauten Emotionen im- oder explodierst.

Mit mehr Fokus den Kommunikationsalltag bestreiten

Jetzt weißt du, mit welchen Störfaktoren du es in deinem Alltag zu tun hast und was du dagegen tu kannst. All diese Lösungen setzen Ausdauer und Durchsetzungsvermögen voraus. Wenn du diesen Aufwand betreibst und dranbleibst, wirst du deinen Kommunikationsalltag mit Sicherheit weitaus produktiver und fokussierter bestreiten können als zuvor. Es lohnt sich ganz bestimmt. 😉

Vielleicht gibt es aber unter euch auch den einen oder anderen Kommunikator, der nicht nur leicht in Stress verfällt, sondern auch schnell seine emotionale Fassung verliert. Emotionen sind vollkommen in Ordnung, sie machen uns menschlich. Im Arbeitskontext sind sie in unserer Gesellschaft allerdings immer noch nicht gern gesehen. 🙁 Aber vielleicht hilft dir diese kleine Anekdote:

Meine ersten Berufsjahre waren von Unsicherheit, Unerfahrenheit und Stress, den ich mir oft unnötig selbst gemacht habe, geprägt. Viele Dinge und Situationen im Berufsleben habe ich mir zu nah an mich herangelassen. Mit der Zeit habe ich aber zum Glück gelernt, zwischen Privat- und Berufsleben stärkere emotionale Grenzen zu ziehen. Ein ehemaliger Kollege hat mir während meiner Agenturzeit einen wahnsinnig guten Tipp gegeben, denn ich immer wieder gerne zitiere. Und der Hinweis rückt nicht nur die eigentliche “Wichtigkeit” unserer Marketing- und Kommunikationsarbeit in ein neues Licht, sondern auch das, was eigentlich im Leben wirklich wichtig ist. Was er mir gesagt hat?

Schau, Stephanie. Du hast eigentlich keinen wirklich wichtigen Grund, um dich so aufzuregen beziehungsweise alles so ernst zu nehmen. Ja, Marketing- und Kommunikationsarbeit sind ein wichtiger Bestandteil im Gefüge von Kunden, Agenturen und Unternehmen. Aber weißt du was? Wir sind keine Feuerwehrmänner, Krankenschwestern oder Ärzte. In unserem Berufszweig sind wir nicht für das Leben von Menschen verantwortlich. Wir retten keine Menschenleben. Versuche deine Arbeit nicht zu ernst zu nehmen, freu dich über Erfolge, aber lebe auch dein Leben. Und lass die Arbeit auch mal Arbeit sein.

Im nächsten Beitrag lernst du eine Reihe von Zeitmanagementmethoden kennen, die dir dabei helfen, deine Zeit noch besser einzuteilen.