Mit strukturiertem Content Management kannst du Ordnung schaffen, effizienter arbeiten und schneller auf Trends und Entwicklungen reagieren.
Was wäre, wenn dein Content Management eine Bibliothek wäre? Jeder von dir verfasster Blogbeitrag, jeder deiner Social Media Posts könnten dann deine Bücher sein, die darauf warten, entdeckt und gelesen zu werden.
Doch was passiert mit all diesen Werken ohne eine*n Bibliothekar*in, eine Person, die sich um die Bibliothek – also das Content Management – kümmert? Es würde Chaos herrschen.
Bücher liegen verstreut herum, Genres sind in den Regalen miteinander vermischt. Romane sind zwischen Sachbüchern versteckt, Märchenbücher liegen bei den wissenschaftlichen Abhandlungen, und die Magazine … Nun, die Magazine sind irgendwo, aber niemand weiß genau wo. Kurzum, niemand findet, was er eigentlich sucht.
Was passiert, wenn dein Content Management, wie die besagte Bibliothek, so aus dem Ruder laufen würde? Eine Bibliothek ohne Bibliothekar*in: verwirrend, unorganisiert und alles andere als einladend.
Lass uns mal darüber nachdenken, wie typische Content-Management-Probleme wie mangelnde Konsistenz, Zeitverlust und verpasste Chancen dein Marketing und deine Kommunikation negativ beeinflussen können und welche Lösungsansätze es dafür gibt.
Herausforderung Konsistenz: Was tun, wenn sie fehlt?
Die Wichtigkeit von Konsistenz wird in vielen Bereichen immer wieder betont – nicht nur im Marketing- und Kommunikationsumfeld.
Klar, dem Herumreiten auf diesem Aspekt begegnen wir gerne mit einem Augenrollen. Doch ist es nach wie vor ein Problem von Agenturen, Unternehmen und Solopreneur*innen: Botschaften werden oft nicht konsistent genug geteilt – oder sie werden sogar abrupt angepasst und ausgetauscht.
Die eigene Zielgruppe kommt da kaum noch mit: unterschiedliche Tonalitäten, uneinheitliche visuelle Darstellungen und widersprüchliche Botschaften führen zu Verwirrung.
Deine Kund*innen wissen dann nicht mehr, wofür deine Marke steht, und fühlen sich vielleicht unsicher in ihrer Interaktion mit deinem Unternehmen. Die Folge: deine Marketingbotschaften verlieren an Glaubwürdigkeit.
Ein Lösungsansatz: Achte auf eine einheitliche Strategie
Lege klare Richtlinien für alle deine Kanäle fest. Folgende Elemente könntest du dabei integrieren:
- Definiere deine Markenstimme: Bestimme die Tonalität und die Sprache, die auf allen Plattformen verwendet werden sollen.
- Vereinheitliche deine visuelle Identität: Stelle sicher, dass Farben, Schriftarten und Logos überall gleich verwendet werden.
- Erstelle einen Content-Plan: Entwickle einen redaktionellen Kalender, der alle Inhalte koordiniert und die Konsistenz gewährleistet.
- Für Agenturen und Unternehmen: Führe regelmäßige Schulungen durch, um sicherzugehen, dass alle Mitarbeiter*innen die Richtlinien verstehen und auch wirklich anwenden.
Ein (verallgemeinertes) Beispiel aus meiner langjährigen Agenturzeit
In einer der Agenturen, für die ich gearbeitet habe, haben wir einmal festgestellt, dass wir zu viele unterschiedliche Botschaften kommunizieren und teilen. PR-Verantwortliche versendeten zu förmliche Pressemitteilungen, während die Social Media Abteilung lässige und humorvolle Posts veröffentlichte. Einheitlichkeit sieht anders aus, oder? Das Ganze führte dazu, dass Bestandskund*innen ein wenig irritiert waren – sie kannten uns entweder durch die konserative Pressearbeit oder die überspitzte Social-Media-Kommunikation. Potenzielle Kund*innen konnten uns nicht recht einordnen – “Steht ihr für seriöses B2B oder unterhaltsames B2C?”.
Die Lösung? Eine umfassende Strategie, ein Styleguide, der die Markenstimme, die visuelle Identität und die Kommunikationsrichtlinien definierte. Ein Content-Plan half, die Veröffentlichung der Inhalte zu koordinieren und sicherzustellen, dass alle Botschaften miteinander harmonierten.
Ergebnis: Diese konsistente Vorgehensweise führte zu einem einheitlichen Markenimage.
Herausforderung Zeit: Wie kannst du den Zeitverlust verringern?
Wie oft hast du schon wichtige Zeit beim Suchen wichtiger Informationen verloren? Oder hast du doppelt gearbeitet, weil dir der Überblick über deine Inhalte fehlt? Ohne einen zentralen Knotenpunkt liegen deine Dateien verstreut herum, Informationen sind schwer auffindbar und Projekte lassen sich nur schwer verwalten.
Das kann immer wieder mal zu Verzögerungen führen, du hast mehr Arbeit, was deine und vielleicht auch die Produktivität deines Teams beeinflusst. Schlussendlich brauchst du für das Erreichen deiner Ziele weitaus mehr Zeit.
Ein Lösungsansatz: Setze auf ein zentrales Content Management System (CMS)
Du könntest ein CMS nutzen, um alle deine Inhalte an einem Ort zu organisieren und so den Überblick zu behalten. Beim Aufsetzen solltest du Folgendes beachten:
- Zentrale Datenbank: Alle Inhalte werden an einem Ort gespeichert, wodurch die Suche nach Informationen erheblich vereinfacht wird.
- Einfache Zugänglichkeit: Jeder im Team hat Zugriff auf die benötigten Dateien und Informationen, was die Zusammenarbeit fördert.
- Effizientes Management: Inhalte können leicht kategorisiert, getaggt und versioniert werden, um doppelte Arbeit zu vermeiden.
- Automatisierung und Integration: Ein gutes CMS bietet Möglichkeiten zur Automatisierung von Aufgaben und Integration mit anderen Tools, um den Workflow zu optimieren.
Ein (imaginäres) Beispiel aus dem Unternehmensumfeld
Einzelne Mitarbeiter*innen eines Marketingteams stellen fest, dass sie viel Zeit damit verbracht haben, nach den neuesten Versionen von Werbematerialien zu suchen. Außerdem fällt es allen schwer, sicherzustellen, dass jeder auf dieselben Informationen zugreifen kann.
Zudem speichern andere Abteilungen ihre Dateien an unterschiedlichen Orten und es gibt keine zentrale Übersicht über alle Inhalte. Verzögerungen von Kampagnenstarts waren bisher üblich und die Frustration des Marketingteams bekannt.
Schließlich entscheidet sich das Unternehmen dazu, ein internes, zentrales CMS einzuführen. Auf diese Weise werden alle Inhalte in einer zentralen Datenbank organisiert. Der Content ist leicht zugänglich und durchsuchbar.
Außerdem ermöglicht ein umfassendes Tagging-System es, Inhalte schnell zu finden und doppelte Arbeit zu vermeiden. Um den Workflow weiter zu optimieren, könnten in einem nächsten Schritt Integrationen mit anderen genutzten Tools implementiert werden.
Ergebnis: Die Zeit, die früher für die Suche nach Informationen benötigt wurde, wird deutlich verkürzt. Doppelte Arbeit kann mit zusätzlichen Workflow-Richtlinien reduziert werden. Kampagnen starten pünktlich und die allgemeine Produktivität und Zufriedenheit im Team verbessert sich deutlich.
Case Study: Wie ein Flaschenhals die gemeinsame Content-Arbeit einschränkt
Die Effizienz und Produktivität von Selbstständigen wird durch organisatorische Engpässe, sogenannte „Flaschenhälse“, erheblich beeinträchtigt.
Im Folgenden stelle ich dir die Auswirkungen solcher Flaschenhälse vor und gebe dir ein paar Tipps an die Hand, wie du Flaschenhälse bei der Zusammenarbeit zwischen Selbstständigen, Agenturen und/oder Unternehmen vermeiden kannst.
Folgende Schilderungen und Erfahrungen beruhen alle auf meinen eigenen Erfahrungen als Selbstständige. Für diesen Artikel habe ich sie anonymisiert.
Hintergrund
Ein mittelständisches Unternehmen, das sich auf digitale Marketinglösungen spezialisiert hat, arbeitet regelmäßig mit einer Gruppe von selbstständigen Content-Ersteller*innen zusammen. Diese sind damit beauftragt, Blog-Posts, Social-Media-Inhalte, Whitepapers und andere Marketingmaterialien zu erstellen.
Identifizierung des Flaschenhalses
Der Flaschenhals in diesem Unternehmen war der Freigabeprozess. Jeder erstellte Inhalt musste von mehreren internen Stakeholdern, einschließlich des Marketingdirektors, des Rechtsberaters und des Produktmanagers, genehmigt werden – ab und zu auch vom CEO persönlich. Du kennst vielleicht ähnliche Ereignisse bei deinen Freigabeschlafen. 😉
Dieser mehrstufige Prozess führte oft zu erheblichen Verzögerungen. Es könnte zwei bis drei Wochen dauern, bis ein Inhalt endgültig freigegeben wurde.
Auswirkungen auf die Content-Ersteller*innen
Wie du dir vorstellen kannst, waren die selbstständigen Content-Ersteller*innen stark von diesen Verzug betroffen. Ihre wichtigsten Herausforderungen waren:
- Qualitätseinbußen: Verzögerungen bei der Freigabe der Inhalte und eventuelle zusätzliche Korrekturschleifen – da ja mehrere Parteien unterschiedliches Feedback geben – kann die Qualität von Content maßgeblich beeinflussen. In den meisten Fällen leidet sie darunter.
- Produktivitätseinbußen: Wartezeiten auf Feedback und Genehmigungen können zu (zu vielen) Leerlaufzeiten führen, in denen die Content-Ersteller*innen nicht produktiv arbeiten können.
- Motivationsverlust: Die wiederholten Verzögerungen und der mangelnde Fortschritt beeinträchtigen die Motivation der Selbstständigen, qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten.
- Verzögerte Bezahlung: Da die Bezahlung oft erst nach der endgültigen Genehmigung erfolgt, führt dies zu finanziellen Engpässen bei den Selbstständigen.
Analyse der Ursachen
Mehrere Faktoren können zu der Entstehung dieses Flaschenhalses beitragen:
- Kommunikationsmangel: Unklare Kommunikationswege und mangelnde Transparenz führen zu Missverständnissen und zusätzlichen Klärungsbedarf.
- Bürokratische Prozesse: Ein stark hierarchischer und bürokratischer Genehmigungsprozess, der nicht flexibel genug ist, um auf dringende Bedürfnisse zu reagieren.
- Überlastung der Stakeholder: Die internen Stakeholder, die für die Genehmigung verantwortlich waren, haben oft andere Prioritäten und sind mit ihrer eigenen Arbeit überlastet.
Lösungsansvorschläge
Um den Flaschenhals zu minimieren – oder sogar zu entfernen – und die Zusammenarbeit mit selbstständigen Content-Ersteller*innen zu verbessern, können folgende Maßnahmen helfen:
- Klare Kommunikation: Etablierung klarer Kommunikationskanäle und regelmäßiger Updates, um alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten. Diese Kommunikation kann synchron oder asynchron stattfinden.
- Delegation von Verantwortlichkeiten: Schulung und Bevollmächtigung von Junior-Mitarbeiter*innen, bestimmte Genehmigungen zu erteilen, um die Arbeitsbelastung der oberen Führungskräfte zu reduzieren – oder den Selbstständigen wird vertraut, sodass es keine umfangreichen Freigabeprozesse braucht.
- Vereinfachung des Freigabeprozesses: Einführung eines abgestuften Genehmigungssystems, bei dem nicht jeder Inhalt von allen Stakeholdern geprüft werden muss – oder es gibt Verter*innen, die im Notfall einspringen können.
- Nutzung weiterer Technologien: Implementierung von Kollaborationstools und Workflow-Management-Systemen, um den Prozess zu beschleunigen und transparenter zu gestalten.
Mögliche Ergebnisse
Nach der Umsetzung der vorgeschlagenen Maßnahmen wird das Unternehmen wahrscheinlich eine deutliche Reduktion der Freigabezeiten feststellen.
Inhalte werden dann innerhalb weniger Tage genehmigt, was zu einer schnelleren Veröffentlichung, Bezahlung, verbesserten Arbeitsmoral und einer höheren Produktivität führt. Die Zufriedenheit kann damit auf beiden Seiten gesteigert werden.
Fazit
Ein Flaschenhals im Freigabeprozess ist bei der Content-Arbeit für selbstständige Creator, Agenturen und Unternehmen gleichermaßen ärgerlich – und nervt. 😉
Finde die Ursachen, dann kannst du mit den genannten sowie vielen weiteren Maßnahmen diese Flaschenhälse abbauen.
Die gemeinsame Zusammenarbeit dürfte dann zufriedenstellender und reibungsloser verlaufen.
Herausforderung Funktionalität: Was kannst du tun, wenn deine Inhalte nicht funktionieren?
Was ist der Grund, wenn Inhalte vermeintlich nicht funktionieren? Unter Umständen liegt es daran, dass strategisches Management fehlt. Content wird dann nicht gezielt verteilt, optimiert, genutzt und recycelt. Das führt zu schlechteren Ergebnissen.
Blogbeiträge, die viel Zeit und Mühe gekostet haben, erzielen beispielsweise nicht die gewünschte Reichweite, weil sie nicht zur richtigen oder auf den richtigen Kommunikations- und Marketingkanälen veröffentlicht wurden. Wenn sie dann nicht öfter geteilt werden, kann das zu wenig Interesse bei der Zielgruppe und damit zu weniger Traffic führen.
Die Investition, die du in die Content Creation gesteckt hast, erfüllt nicht deine Erwartungen.
Ein Lösungsansatz: Entwickle einen klaren Content-Workflow
Ein Content-Workflow könnte dabei helfen, das Problem zu beheben. Dieser sollte die Planung, die Erstellung, die regelmäßige Analyse und das Recycling deiner Inhalte umfassen. Die wichtigsten Schritte in diesem Prozess sind:
- Planung: Erstelle einen detaillierten Content-Kalender, der Themen, Veröffentlichungsdaten und Zielplattformen definiert. Identifiziere Zielgruppen und lege fest, welche Inhalte zu welchen Zeiten am effektivsten sind.
- Erstellung: Setze klare Richtlinien für die Content-Erstellung, einschließlich Tonalität, Stil und visueller Gestaltung. Nutze kollaborative Tools, um den Prozess effizient zu gestalten.
- Verteilung: Bestimme die optimalen Kanäle für die Veröffentlichung der Inhalte. Nutze Social Media, E-Mail-Marketing, SEO und andere Strategien, um die Reichweite zu maximieren.
- Analyse: Überwache und analysiere die Performance der Inhalte. Nutze Kennzahlen wie Engagement, Traffic und andere für deine Zielsetzungen sinnvolle KPI, um den Erfolg zu messen und Optimierungen vorzunehmen.
- Recycling: Nutze bestehende Inhalte wieder, indem du sie in verschiedenen Formaten und auf verschiedenen Kanälen erneut veröffentlichst. Beispielsweise kann ein erfolgreicher Blogpost in eine Infografik, ein Video oder eine Serie von Social Media Posts umgewandelt werden. Dies maximiert den Wert der ursprünglichen Inhalte und erreicht ein breiteres Publikum.
Ein (verallgemeinertes) Beispiel aus meinem Arbeitsumfeld
Blogposts, Videos und Social Media Inhalte erreichten nicht die gewünschten Ergebnisse. Die Marketingabteilung eines Unternehmens stellt – zähneknirschen – fest, dass diese Inhalte unregelmäßig veröffentlicht wurden. Bisher fehlte offenbar ein systematischer Ansatz zur Planung und Verteilung.
Es muss ein klarer Content-Workflow entwickelt werden. Dazu gehört ein umfassender Content-Kalender, der alle relevanten Themen und Veröffentlichungsdaten umfasst. Die Content-Erstellung wird durch eine klare Richtlinie und die Nutzung eines Kollaborationstools optimiert. Ein gezielter Verteilungsplan sorgt dafür, dass Inhalte passend erstellt und strategisch verteilt werden. Regelmäßige Analysen helfen dabei, die Performance der Inhalte zu überwachen und kontinuierlich zu verbessern. Das Recycling der besten Content Pieces hilft, den Workflow am Laufen zu halten und Löcher im Content-Plan zu stopfen.
Ergebnis: Die strukturierte Herangehensweise an Planung, Erstellung und Analyse ermöglichte es dem Unternehmen, seine Content-Strategie kontinuierlich zu optimieren und bessere Ergebnisse zu erzielen.
Herausforderung aktuelle Entwicklungen: Wie kannst du Content-Chancen schneller erkennen?
Schlecht organisierter Content macht es schwierig, schnell auf aktuelle Entwicklungen zu reagieren. Ist es dir schon einmal passiert, dass du einen Trend oder eine unerwartete Entwicklung nicht sofort adressieren konntest?
Bestehende Inhalte ließen sich nicht schnell genug anpassen und für die zeitnahe Erstellung neuer Inhalte fehlte dir das die Zeit oder die Ressourcen? Das kann ärgerlich sein und potenzielle Engagement- und Umsatzmöglichkeiten entgehen dir damit auch.
Ein Lösungsansatz: Lass Platz in deinem Content-Plan für spontane Ideen und bleibe auf dem Laufenden
Ein Content-Plan sollte – niemals – in Stein gemeisselt sein. Versuche ihn flexibel zu gestalten. Schau auch regelmäßig über den Tellerrand, um über Trends informiert zu sein. Diese Maßnahmen sorgen dafür, dass du schneller auf Veränderungen reagierst. Weitere wichtige Dinge, die du beachten und umsetzen kannst:
- Flexibler Content-Plan: Integriere Pufferzeiten in deinen Content-Plan, um Raum für spontane Ideen und aktuelle Entwicklungen zu lassen. Plane nicht jeden Tag vollständig aus, sondern halte Kapazitäten frei, um schnell reagieren zu können.
- Regelmäßige Informationsbeschaffung: Nutze verschiedene Informationsquellen, wie Newsfeeds, Branchen-Blogs und soziale Medien, um auf dem Stand zu bleiben.
- Schnelle Entscheidungswege: Stelle sicher, dass dein Team in der Lage ist, schnell Entscheidungen zu treffen. Reduziere dafür bürokratische Hürden.
- Echtzeit-Monitoring: Nutze Tools und Analysen, um sofort auf neue Informationen reagieren zu können.
- Meetings: Führe regelmäßige Meetings durch, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder über aktuelle Entwicklungen informiert sind.
Ein (verallgemeinertes) Beispiel aus meinem Arbeitsumfeld
Eine Agentur bemerkte, dass sie regelmäßig Chancen verpasste, schnell auf aktuelle Entwicklungen in der Branche zu reagieren. Die Inhalte für ihre Kund*innen sind oft veraltet oder unpassend, wenn neue Trends auftauchen. Dies führte zu einer geringeren Sichtbarkeit und weniger Engagement.
Die Agenturmitarbeiter*innen entschieden sich, den Content-Plan flexibler zu gestalten und regelmäßig auf dem Laufenden zu bleiben. Zunächst wurden Pufferzeiten in den Content-Plan integriert. Das Team wurde angehalten, sich über aktuelle Trends und Entwicklungen zu informieren. Zudem wurden schnellere Entscheidungswege etabliert, um spontane und kreative Ideen schneller umsetzen zu können.
Ergebnis: Die Fähigkeit, schnell auf Veränderungen zu reagieren, half der Agentur, neue Chancen für ihre Kund*innen zu nutzen und deren Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.
Chaotisches Content Management: eine unorganisierte Bibliothek ohne Bibliothekar*in
Wirksames Content Management ist wie ein*e gewissenhafte*r Bibliothekar*in, der oder die für Ordnung und Zugänglichkeit sorgt, um Chaos und Verwirrung zu vermeiden.
Konsistenz in der Kommunikation ist entscheidend, um die Beziehung zur Zielgruppe zu stärken. Die Einführung zentraler Content-Management-Systeme kann die Produktivität steigern und Doppelarbeit vermeiden, was zu einer effizienteren Nutzung der Zeit führt.
Engpässe im Freigabeprozess solltest du reduzieren, um Verzögerungen zu minimieren und die Zufriedenheit der Content Creator zu erhöhen.
Ein flexibler Content-Plan ermöglicht es dir, schnell auf Veränderungen in deiner Branche oder im eigenen Unternehmensumfeld zu reagieren und Chancen effektiv zu nutzen.
Infografik: 5 Herausforderungen im Content Management und wie du sie lösen kannst
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