5 Tools, die ich regelmäßig für meine Contentplanung nutze

Fünf Tools helfen mir dabei, Ideen, Planung und Umsetzung klar zu trennen und meine Contentplanung im Alltag aufrechtzuerhalten.

Wenn ich nach meinen Tools für die Contentplanung gefragt werde, schwingt oft die Hoffnung mit, dass sich das Thema dadurch einfacher anfühlt. Als würde das richtige Setup für Ordnung sorgen, wo vorher Chaos war.

Meine Erfahrung ist jedoch eine andere.

Contentplanung scheitert in den seltensten Fällen am Tool. Sie scheitert daran, dass zu viele Entscheidungen gleichzeitig getroffen werden sollen. Themen, Formate, Kanäle, Frequenz, Zuständigkeiten … am Ende landet alles in einer Liste, die mehr Druck erzeugt als Klarheit.

Ich habe in den letzten Jahren in sehr unterschiedlichen Kontexten gearbeitet. In Teams, in Organisationen, alleine. Mit Menschen, die Content strategisch verantworten, und mit solchen, die ihn zusätzlich zum Tagesgeschäft stemmen. Was sich dabei erstaunlich oft wiederholt, ist nicht die Frage nach dem besten Tool, sondern nach einem verlässlichen Rahmen. Etwas, das dabei hilft, Gedanken festzuhalten, ohne sie jedes Mal neu sortieren zu müssen.

Deshalb sind Tools für mich nie der Ausgangspunkt. Sie kommen erst ins Spiel, wenn klar ist, welche Inhalte erzeugt werden sollen und welche Entscheidungen bereits getroffen wurden. Ich nutze sie nicht, um kreativer zu sein, sondern um im Alltag konsistent zu bleiben. Nicht, um mir Arbeit abzunehmen, sondern um Reibung zu reduzieren. Und genau in diesem Kontext entfalten sie ihren Wert.

Aus dieser Haltung heraus hat sich mit der Zeit ein Set an Werkzeugen entwickelt, das weder besonders innovativ noch beeindruckend ist. Aber es funktioniert. Nicht, weil es alles kann, sondern weil jedes Tool eine klar begrenzte Aufgabe hat. Im Folgenden zeige ich dir meine kleine, aber feine Planungswerkzeugkiste:

Inhaltsverzeichnis

Ein Tool = eine Aufgabe

Meine wichtigste Regel in der Contentplanung lautet: Ein Tool, eine Aufgabe.

Sobald ein Tool mehrere Aufgaben übernehmen soll, wird es unübersichtlich. Ideen vermischen sich mit Planung, Entwürfe mit finalen Inhalten und am Ende weiß niemand mehr so genau, wo was eigentlich hingehört. Das kostet Zeit und vor allem mentale Energie.

Ich habe mir deshalb ein Setup geschaffen, bei dem sich die Tools nicht konkurrieren, sondern ergänzen. Es gibt Orte für spontane Gedanken, für kurze Content-Snippets, für die Redaktionsplanung und für visuelle Umsetzung. Nicht alles muss strukturiert sein. Aber alles hat seinen Platz.

Entscheidend ist nicht die Anzahl der Tools, sondern die Klarheit der Trennung. Ich erwarte von keinem dieser Werkzeuge, dass es den gesamten Prozess abbildet. Jedes übernimmt einen Abschnitt. Genau das macht das System tragfähig – auch an Tagen, an denen nur wenig Kapazität vorhanden ist oder Inhalte eher nebenbei entstehen.

Auf dieser Grundlage nutze ich fünf Tools regelmäßig in meiner Contentplanung. Sie bilden keinen geschlossenen Workflow, sondern einen Rahmen, der sich meinem Alltag anpasst. Im nächsten Schritt zeige ich dir, wie dieser Rahmen konkret aussieht und welche Rolle jedes einzelne Tool darin spielt.

Bevor ich dir die Tools vorstelle, einmal die Logik dahinter: Ich trenne in meinem Setup konsequent zwischen Ideen, Planung, Archiv und Umsetzung. Ein Gedanke darf erst einmal roh sein, ein Inhalt darf schon formuliert sein, ohne dass er direkt im Redaktionsplan landet, und Gestaltung passiert erst, wenn die inhaltliche Entscheidung steht. Genau diese Zwischenstufen sind der Grund, warum sich die Tools ergänzen, statt gegenseitig zu vermischen.

Tool 1# – Trello als Redaktionsplan

Wenn der Rahmen einmal steht, braucht es einen Ort, an dem Entscheidungen verbindlich getroffen werden. Für mich ist das Trello. Nicht, weil es besonders ausgefeilt wäre. Eher, weil es übersichtlich bleibt. Ich nutze Trello als Redaktionsplan. Für Ideen, lose Gedanken oder schnelle Notizen habe ich andere Orte. In Trello landen Inhalte erst dann, wenn sie eine klare Richtung haben und irgendwann veröffentlicht werden sollen.

Dort plane ich Themen, ordne ihnen Formate zu und lege fest, wann etwas erscheint. Das Board bildet den Übergang von Überlegung zu Umsetzung. Eine Idee landet also nicht in dem Moment, in dem sie auftaucht, in Trello, sondern erst, wenn ich sie einordnen kann. So bleibt das Board übersichtlich. Es wird keine Sammlung, sondern bleibt eine Arbeitsfläche.

Was ich an Trello besonders schätze, ist die visuelle Klarheit. Ich sehe auf einen Blick, was geplant, in Arbeit und was abgeschlossen ist. Das ersetzt allerdings keine Strategie. Es verhindert jedoch, dass dieselben Fragen immer wieder neu verhandelt werden. Trello hält fest, was entschieden wurde. Mehr muss es für mich nicht leisten.

Damit diese Klarheit funktioniert, braucht es im Prozess jedoch einen Ort, an dem Gedanken entstehen dürfen, ohne sofort in die Planung überzugehen. Genau da kommt mein zweites Tool ins Spiel.

Tool 2# – Apple-Notizen für spontane Ideen unterwegs

Die meisten Gedanken, aus denen später Inhalte entstehen, kommen mir nicht am Schreibtisch. Sie tauchen zwischen zwei Terminen auf, beim Spazierengehen, beim Lesen oder in Gesprächen. Für diese Momente nutze ich die Apple-Notizen-App. Nicht als ausgefeiltes System, sondern vielmehr als Auffangnetz.

Dort schreibe ich alle unfertigen Gedanken, Satzanfänge, Beobachtungen oder Fragen auf, die mir im Alltag begegnen. Und zwar ohne Anspruch auf Ordnung. Oft weiß ich nicht direkt, wofür das später gut sein könnte. Der große Vorteil liegt für mich darin, dass diese Notizen auf all meinen Geräten verfügbar sind. Egal, ob Handy, Tablet oder Rechner – ich habe alles dabei.

Meine Apple-Notizen sind somit ein Zwischenspeicher. Ein Ort, an dem Gedanken erst einmal existieren dürfen, ohne bewertet oder sortiert zu werden. Genau diese Offenheit sorgt dafür, dass Ideen nicht verloren gehen. Gleichzeitig sind sie leicht genug, um mich nicht sofort in die Umsetzung zu zwingen.

Erst später, wenn aus einem Gedanken ein konkreter Ansatz wird, verlässt er diesen Raum. Dann wandert er entweder in die Redaktionsplanung oder in ein anderes Archiv. Diese Trennung hält meinen Trello-Plan sauber. Und sie erinnert mich daran, dass nicht jede Idee automatisch zu Content werden muss.

Tool 3# – Google Keep als Archiv für Short-Form-Content

Während Apple-Notizen für spontane Gedanken gedacht ist und Trello Entscheidungen festhält, braucht es in meiner Contentplanung noch einen dritten Ort: Einen Ort für Inhalte, die bereits eine Form haben, aber noch keinen festen Platz im Redaktionsplan. Genau dafür nutze ich Google Keep.

Dort sammle ich Short-Form-Content. Das sind einzelne Aussagen, Hooks, Mini-Insights oder Beobachtungen, die in sich schon klar sind. Oft sind es Sätze, die sich gut für LinkedIn-Posts, Instagram-Captions oder Story-Formate eignen. Sie stehen für sich und benötigen keinen langen Kontext. Gerade deshalb gehen sie schnell verloren, wenn man sie nicht bewusst archiviert.

Google Keep funktioniert für mich wie eine thematische Sammlung. Über Labels finde ich Inhalte wieder, ohne sie in eine feste Reihenfolge zu zwingen. Das entlastet enorm. Ich muss nicht jedes Mal neu formulieren, wenn ein kurzer Beitrag ansteht. Ich greife auf etwas zurück, das bereits gedacht wurde. Das spart Zeit und sorgt für Konsistenz, ohne dass es sich wie eine Wiederholung anfühlt.

In der Contentplanung übernimmt Google Keep damit eine klare Rolle. Es ist weder ein Ort für Planung noch für erste Ideen. Es ist ein Archiv für Inhalte, die bereit sind, genutzt zu werden, wenn der passende Moment gekommen ist. Diese Zwischenstufe hilft mir, den Redaktionsplan fokussiert zu halten und trotzdem flexibel zu bleiben.

Sobald ein Inhalt visuell umgesetzt werden soll, verlässt er diesen Raum. Dann geht es in das Tool, das für Gestaltung und Wiedererkennbarkeit zuständig ist.

Tool 4# – Canva-Projektordner als visuelles Content-Archiv

Für mich ist Canva kein Ideentool und auch kein Ort für strategische Überlegungen. Ich nutze es, wenn Entscheidungen bereits getroffen wurden und Inhalte sichtbar gemacht werden sollen. Dabei spielen meine Projektordner eine zentrale Rolle. Sie sind weniger eine Design-Spielwiese als ein visuelles Archiv.

In diesen Ordnern befinden sich fertige Grafiken, Vorlagen, Serienformate und wiederkehrende Layouts. Alles, was ich regelmäßig brauche, hat dort einen festen Platz. Das reduziert die Anzahl der Entscheidungen in der Umsetzung erheblich, denn Farben, Schriften und Grundlayouts stehen bereits fest. Ich muss sie also nicht jedes Mal neu wählen.

Diese Ordnung zahlt direkt auf meine Contentplanung ein. Visuelle Inhalte lassen sich schneller produzieren, bleiben wiedererkennbar und der Aufwand verteilt sich gleichmäßiger. Canva übernimmt damit eine unterstützende Rolle. Es hilft mir, Dinge konsistent umzusetzen, ohne jedes Mal bei null anzufangen.

Dabei ist mir eine klare Abgrenzung wichtig: Canva ist der Ort, an dem inhaltliche Entscheidungen sichtbar werden. Die eigentliche Entscheidung fällt vorher. Genau deshalb funktioniert es für mich so gut im Zusammenspiel mit meinen anderen Tools.

Tool 5# – Ein analoges Notizbuch für alles, was nicht digital entstehen will

Trotz aller digitalen Tools gibt es in meiner Contentplanung einen festen analogen Bestandteil: Ein Notizbuch, das keinen Anspruch auf Ordnung erhebt und genau deshalb so gut funktioniert. Dort landen Gedanken, die mir unterwegs in den Sinn kommen, Skizzen, einzelne Wörter, Fotos, Magazinseiten oder Zeitungsausschnitte. Alles, was mir auffällt und im Gedächtnis bleibt, bekommt dort einen Platz.

Mein Notizbuch erfüllt eine andere Funktion als jede App: es verlangsamt. Es zwingt mich nicht, etwas sofort weiterzuverarbeiten oder einzuordnen. Ich darf sammeln, ohne zu entscheiden. Gerade für visuelle Eindrücke oder lose Assoziationen ist das vorteilhaft. Nicht alles lässt sich direkt in Text übersetzen, manche Dinge brauchen Zeit.

In der Contentplanung ist dieses Notizbuch weder Start- noch Endpunkt. Es ist eine Art Zwischenraum. Ich blättere darin, wenn mir Inhalte zwar präsent sind, aber noch keine klare Form haben. Manchmal entsteht daraus ein konkreter Ansatz, manchmal bleibt es einfach eine Beobachtung. Beides ist in Ordnung. Der Wert liegt darin, dass diese Eindrücke nicht verloren gehen und gleichzeitig keinen Druck erzeugen.

Von dort aus wandern einzelne Gedanken gelegentlich in digitale Tools. Oft bleiben sie aber auch genau dort, wo sie entstanden sind. Das Notizbuch ergänzt mein System, ohne Teil eines festen Workflows zu sein. Genau das macht es für mich so wertvoll.

Hast du diese Rolle einmal verstanden, wird dir klar, warum meine Tools insgesamt so gut miteinander funktionieren.

Wie die Tools in meiner Content-Planung zusammenspielen

Der wichtigste Punkt ist nicht das einzelne Tool, sondern die klare Trennung der Aufgaben: Ideen dürfen an vielen Orten entstehen, doch die Planung findet an einem Ort statt. Auch die Umsetzung hat ihren eigenen Raum und das Gleiche gilt für die Archivierung. Dadurch konkurrieren die Tools nicht miteinander und übernehmen keine Rollen, für die sie nicht gedacht sind.

Spontane Gedanken landen in den Apple-Notizen oder im analogen Notizbuch. Kurze Inhalte mit klarer Aussage werden in Google Keep gesammelt. Inhalte, die veröffentlicht werden sollen, werden in Trello geplant. Visuelle Umsetzungen finden ihren Platz in den Canva-Projektordnern. Jeder dieser Orte hat eine klare Funktion. Das reduziert Suchzeiten und mentale Reibung.

Diese Struktur sorgt dafür, dass die Contentplanung auch dann tragfähig bleibt, wenn wenig Zeit oder Energie vorhanden ist. Ich muss nicht jedes Mal neu entscheiden, wo etwas hingehört, denn die Entscheidung ist bereits getroffen. Meine Tools halten sie fest. Genau darin liegt für mich der größte Vorteil dieses Setups.

Fazit: Tools sind nicht die Lösung, sondern Klarheit

Mein Setup ist am Ende keine Empfehlung im Sinne von „Nimm diese fünf Tools und dann läuft es.“ Es ist vielmehr ein Beispiel dafür, wie viel ruhiger die Contentplanung wird, wenn jede Phase einen eigenen Platz bekommt. Nicht, weil dadurch plötzlich mehr Zeit da ist. Und auch nicht, weil die Arbeit weniger komplex wird. Der Unterschied liegt woanders. Er liegt darin, dass weniger Dinge gleichzeitig entschieden werden müssen.

Wo Contentplanung wirklich ins Straucheln gerät

Viele Planungsprobleme entstehen nicht, weil jemand das falsche Tool nutzt. Sie entstehen, weil Ideen, Entwürfe, Entscheidungen und Produktion in einem einzigen System landen. Dann sieht alles nach Planung aus, obwohl eigentlich noch gedacht werden muss. Es fühlt sich nach Chaos an, obwohl es eher eine fehlende Trennung ist. Wenn alles in einer Liste steht, wird die Liste zum Ort, an dem ständig neue Fragen auftauchen:

Was ist wichtig?
Was kann weg?
Was machen wir diesen Monat?
Was hat Priorität?
Was passt zu welchem Kanal?

Solche Fragen sind legitim, doch sie gehören nicht in jeden einzelnen Planungsschritt.

Was leistet mein Setup im Alltag tatsächlich?

Was mir wirklich hilft, sind nicht Trello, Keep oder Canva. Es ist die Entscheidung, dass jedes Tool eine klar begrenzte Aufgabe hat.

Es gibt einen Ort für spontane Gedanken.
Einen für Inhalte, die bereits vorhanden sind.
Einen für verbindliche Planung.
Einen für die visuelle Umsetzung.
Und einen Ort, an dem Dinge langsam entstehen dürfen.

Dadurch muss ich weniger suchen und sortieren. Vor allem aber muss ich nicht mehr diskutieren, was etwas jetzt gerade ist: Idee, Entwurf, Baustelle, Serie, Post. Das ist im Alltag oft die eigentliche Energie, die verloren geht.

Vielleicht ist das auch der Teil, der sich am wenigsten „sexy” anfühlt. Es geht nicht um ein perfektes System. Es geht um einen Rahmen, der dich im Alltag entlastet, der dafür sorgt, dass du nicht jedes Mal bei null anfängst. Entscheidungen werden konserviert, statt sie ständig neu zu verhandeln und Inhalte entstehen auch dann, wenn die Woche voll ist und niemand Lust auf einen großen Strategietag hat.

Wenn du dir aus diesem Beitrag etwas mitnehmen willst, dann sind es diese Fragen:

An welcher Stelle vermischst du gerade Dinge, die unterschiedliche Aufgaben haben?
Wo landen bei dir Ideen, die noch gar keine Inhalte sein müssen?
Wo liegen fertige Gedanken, die du nie wiederfindest?
Wo wird geplant, obwohl eigentlich erst einmal gesammelt wird?

Oft reicht es schon, eine dieser Stellen klarer zu trennen. Nicht als Großprojekt, sondern eher als kleine Entscheidung, die ab morgen Suchzeit spart und Druck rausnimmt.