Entdecke Tipps für Unternehmen, Agenturen und Selbstständige, die das Sommerloch produktiver machen können.
Sommer, Sonne, Urlaubszeit. Das Rauschen des Meeres, der Duft von Sonnencreme und das Gefühl von warmem Sand zwischen den Zehen – für viele die schönste Zeit des Jahres. Während man vielleicht schon am Strand liegt, die Wellen beobachtet oder die frische Bergluft genießt, sieht es in den Büros und Agenturen oft anders aus.
Hier herrscht das berühmte Sommerloch: Die Telefone klingeln seltener, die E-Mail-Postfächer bleiben leer und die Flure wirken wie leergefegt. Die Kommunikation flaut ab, Projekte geraten ins Stocken, Aufgaben bleiben liegen und Übergaben werden zur Herausforderung. Die Arbeitswelt scheint für einen Moment den Atem anzuhalten.
Doch muss das wirklich so sein? Gibt es nicht Möglichkeiten, diese scheinbar ruhige Phase sinnvoll zu nutzen oder zu überbrücken? Wie können wir das Sommerloch besser nutzen, um Prozesse zu optimieren und nach der Urlaubszeit motivierter durchzustarten?
Wir schauen uns gemeinsam die größten Kommunikationsherausforderungen, die gerne mal auftreten, an und überlegen, was wir in Zukunft besser machen können.
Unternehmen: Kommunikation ist das A und O – auch im Sommerloch?
Stell dir vor, du arbeitest in einem Unternehmen und schickst kurz vor deinem Urlaub eine E-Mail an deine Lieblingsagentur. In der Agentur herrscht Verwirrung. Niemand hat von deinem Urlaub gewusst. Die Arbeit bleibt liegen. Klingt bekannt?
Die Realität in vielen Kommunikations- und Marketingabteilungen
Vor dem Urlaub stapeln sich die Aufgaben. Lange Übergabe-E-Mails werden geschrieben, aber für persönliche Übergaben mit externen Dienstleistenden bleibt wenig bis gar keine Zeit.
Nach dem Urlaub fehlt der Überblick. Und nicht nur das. Oft werden wichtige Informationen übersehen oder nicht weitergegeben, was zu Verzögerungen und Fehlern führt.
Die Folge? Projekte geraten ins Stocken und Termine verschieben sich. Im schlimmsten Fall leidet das Vertrauen zwischen Unternehmen und Dienstleister:innen.
Was du in Zukunft besser machen kannst
- Aufgaben priorisieren: Nicht alles muss vor dem Urlaub erledigt sein. Konzentriere dich auf die wichtigsten Aufgaben und delegiere, wo es möglich ist. Ein effektives Task-Management-Tool kann dir dabei helfen. Es ermöglicht dir, den Fortschritt zu überwachen und sicherzustellen, dass alles im Zeitplan bleibt.
- Persönliche Übergabe: Nimm dir die Zeit, mit deinen wichtigsten Kolleg:innen und externen Dienstleister:innen zu sprechen. Eine gemeinsame Übergabe kann Wunder wirken und Missverständnisse vermeiden. Es schafft nicht nur Klarheit, sondern stärkt auch die Beziehung und das Vertrauen zwischen den Parteien.
- Planung deiner Rückkehr: Lege schon vor dem Urlaub fest, welche Aufgaben nach der Rückkehr anstehen. Nutze Kalendereinträge oder Erinnerungen, um nichts zu vergessen. Überlege auch, welche Ressourcen du benötigst und ob du eventuell Unterstützung von Kolleg:innen brauchst.
Agenturen: Abwesenheitsnotiz im Sommerloch. Und jetzt?
Die Abwesenheitsnotiz einer Agentur flattert in dein Postfach. In deiner Firma herrscht Ratlosigkeit. Niemand wusste davon. Und jetzt?
Die Realität in vielen Agenturen während der Sommerzeit
In Agenturen wechseln sich Mitarbeiter:innen oft mit Urlaubszeiten ab. Übergaben erfolgen hastig und ohne ausreichende Information. Manchmal fehlt den Vertreter:innen der Bezug zum jeweiligen Projekt oder zur jeweiligen Kundschaft. Das kann zu Frustration auf beiden Seiten führen und die Qualität der Arbeit beeinträchtigen.
Es entsteht ein Dominoeffekt: Ein uninformierte:r Kund:in kann zu Verzögerungen in anderen Projekten führen, was wiederum andere Kunden betrifft.
Was du in Zukunft besser machen kannst
- Gemeinsame Urlaubsplanung: Ein guter Überblick über die Urlaubszeiten aller Beteiligten kann Überschneidungen vermeiden und sicherstellen, dass immer genügend Personal zur Verfügung steht. Ein gemeinsamer Kalender kann dabei helfen. Tools wie Doodle können den Prozess erleichtern und sicherstellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
- Geplante Übergaben: Zeit für Übergaben einplanen – vor und nach dem Urlaub. Ein gut vorbereitetes Briefing kann viel bewirken. Verwende Checklisten, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Informationen weitergegeben werden. Dazu gehören nicht nur aktuelle Aufgaben, sondern auch mögliche Herausforderungen oder spezielle Kundenwünsche.
- Kommunikation mit Kunden: Informiere deine Kundschaft rechtzeitig über deine Abwesenheit und stelle sicher, dass sie wissen, an wen sie sich wenden können. Ein proaktiver Ansatz kann Wunder wirken und das Vertrauen stärken.
- Klare Zuständigkeiten: Achte darauf, dass jedes Teammitglied genau weiß, welche Rolle es während der Abwesenheit eines:r Kolleg:in zu übernehmen hat. Dies verhindert Verwirrung und stellt sicher, dass keine Aufgaben vernachlässigt werden.
- Kundenfeedback: Nach dem Urlaub oder der Abwesenheit ist es sinnvoll, Kundenfeedback einzuholen. Dies gibt wertvolle Einblicke, wie gut die Kommunikation und Übergabe während der Abwesenheit funktioniert hat und wo es Verbesserungspotenzial gibt.
Selbstständige: Flexibilität ist Trumpf, aber…
Ein Freelancer, auf den du dich verlassen hast, schickt dir eine Nachricht – er ist in den nächsten Wochen im Urlaub. Was nun?
Selbstständige haben Freiheiten – ein Vorteil und Nachteil zugleich
Selbstständige genießen oft die Freiheit, ihre Arbeitszeiten und ihren Arbeitsort selbst zu bestimmen. Diese Flexibilität kann aber auch Herausforderungen mit sich bringen.
Besonders wenn Kund:innen oder sie selbst in den Urlaub fahren oder unerwartete Anfragen kommen, kann es schwierig werden, den Überblick zu behalten. Die Folge? Überstunden, Stress, unerledigte Arbeit die liegen bleibt oder möglicherweise eine Verschlechterung der Arbeitsqualität.
Was du in Zukunft besser machen kannst
- Klare Kommunikation: Mündliche Absprachen sind schnell getroffen, können aber auch schnell vergessen werden oder zu Missverständnissen führen. Deshalb sollten alle Vereinbarungen schriftlich festgehalten und von beiden Seiten bestätigt werden.
- Planung: Als Selbstständige:r ist es wichtig, gut organisiert zu sein. Bestimme die wichtigsten Aufgaben vor und nach deinem Urlaub und kommuniziere Änderungen an deine Kund:innen. Tools wie Trello oder Asana können dabei helfen, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass alle Deadlines eingehalten werden.
- Rechtzeitige Information: Es ist nicht nur professionell, sondern auch höflich, Kund:innen rechtzeitig über deine geplante Abwesenheit zu informieren. Wenn möglich, schlage Alternativen oder Kolleg:innen vor, die während deiner Abwesenheit als Ansprechpartner;innen dienen können. Ein automatisierter E-Mail-Responder, der über die Abwesenheit informiert und alternative Kontaktmöglichkeiten anbietet, kann hier hilfreich sein.
- Networking: Ein starkes Netzwerk kann in stressigen Zeiten der Lebensretter sein.Durch die Zusammenarbeit mit anderen Selbstständigen können Aufgaben geteilt oder an vertrauenswürdige Kolleg:innen delegiert werden.Regelmäßige Treffen oder Netzwerkveranstaltungen können helfen, ein solches Netzwerk aufzubauen und zu pflegen.
- Weiterbildung: Nutze ruhigere Phasen, um dich weiterzubilden.Dies kann dir helfen, effizienter zu arbeiten, neue Fähigkeiten zu erlernen und letztendlich deinen Kund: einen besseren Service zu bieten.
- Gesundheitsmanagement: Als Selbstständige:r ist es besonders wichtig, auf die eigene Gesundheit zu achten. Regelmäßige Pausen, ausreichend Schlaf und ein gutes Stressmanagement können helfen, auch in hektischen Zeiten einen kühlen Kopf zu bewahren und qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten.
Weitere Tipps für alle Arbeitsbereiche
Technologie nutzen: Im digitalen Zeitalter gibt es zahlreiche Tools und Apps, die speziell entwickelt wurden, um die Arbeit zu erleichtern.Seien es Projektmanagement-Tools wie Slack und Monday.com oder Kommunikationstools wie Zoom und Microsoft Teams, sie können dazu beitragen, dass Teams synchronisiert bleiben und Aufgaben effizient erledigt werden.
Feedback einholen: Feedback ist eine wertvolle Ressource. Es ermöglicht uns, aus Fehlern zu lernen und unsere Arbeitsweise zu verbessern. Nach dem Urlaub oder einer längeren Abwesenheit ist es besonders wichtig, Feedback von Kolleg:innen und Kund:innen einzuholen. Es ist auch eine gute Idee, regelmäßige Feedbackrunden in den Arbeitsalltag zu integrieren, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind und kontinuierliche Verbesserungen vorgenommen werden.
Zeitmanagement: Die Fähigkeit, seine Zeit effizient zu nutzen, ist in jedem Arbeitsbereich von unschätzbarem Wert. Techniken wie die Pomodoro-Technik oder das Eisenhower-Prinzip können dabei helfen, produktiver zu arbeiten und Prioritäten richtig zu setzen.
Sind wir nicht alle ein wenig… menschlich?
Ja, Fehler passieren. Und ja, gerade in der Urlaubszeit kann es zu Kommunikationsproblemen kommen. Aber egal, in welchem Bereich man arbeitet: Urlaub und Sommerpause sind wichtig. Sie geben uns die Möglichkeit, uns zu erholen und mit neuer Energie zurückzukommen.
Das Wichtigste ist, aus Fehlern zu lernen und die Kommunikation zu verbessern. Mit klaren Absprachen, guter Planung und dem Willen, sich ständig zu verbessern, macht die Arbeit nach den Ferien wieder Spaß.
Und vergiss nicht: Von einem gut vorbereiteten Urlaub profitieren nicht nur du, sondern auch deine Kolleg:innen, Kund:innen und Partner:innen.
